高校人事档案管理信息化建设问题的探究

冯瑞芳

摘要：在新形势下，传统档案管理模式已无法满足当前高校人事档案的管理需求。因此，探索新的管理模式，运用信息化手段对高校人事档案管理进行改革，已成为高校人事档案管理发展的必然趋势。鉴于此，本文针对当前高校人事档案信息化建设中存在的问题进行探讨，并提出了有利的改进对策，以期促进高校人事档案信息化建设的顺利发展。

关键词：高校人事档案管理；信息化建设；现状；途径

现阶段，随着我国高校规模的扩大，传统的人事档案管理模式已无法满足高效档案管理的需求。在新形势下，结合现代化信息技术，对高校人事档案管理进行改革，实施信息化建设，以信息化手段对高校人事档案进行管理势在必行。然而，在高校人事档案信息化建设及管理的过程中，会遇到较多问题，本文基于对信息化建设重要性的分析，对当前存在的问题进行探讨，并提出了相应的改进对策，为高校人事档案的信息化建设及管理提供一定借鉴。

一、高校人事档案信息化建设的重要性分析

（一）有利于提高档案管理工作效率

传统高校人事档案管理是通过手工对实体档案进行管理，管理人员需要花费大量的时间与精力对档案进行分类、编号、存放及整理。尤其是对人事档案的编号，无论采取何种编号方法，都需要面临检索费事及对文档案柜进行调整的问题，这些无疑都增加了高校人事档案管理的难度，而且是工作效率低、工作量大，还容易出现错误。然而，对高校档案进行信息化建设，利用信息化手段对其进行管理，能够有效提升工作效率，降低工作量，减少错误率，而且能夠通过网络平台进行档案信息的共享，极大提升了办事效率。

（二）有利于纸质档案的保存

高校人事档案手工管理模式，除费时费力、效率低等缺点外，还容易出现实体档案丢失及破损的情况，这主要由于手工管理实体档案的过程中，档案的保存环境对档案的完整性会形成一定的影响，如阴暗潮湿的环境，实体档案可能会出现发霉情况，导致纸质变质，字体模糊，同时在对实体档案翻阅过程中，也会出现损坏档案的情况。此外，档案在调动过程中，由于第三转移责任方的疏忽，还会致使档案丢失情况的出现。然而，高校人事档案信息化建设，以信息化手段对其进行管理，极大减少纸质档案的调阅频率，有效保存了档案的原件；同时，档案信息通过互联网进行传输与共享，也避免了档案转移过程中丢失情况的发生。

二、高校人事档案管理信息化建设存在的问题

（一）认识不到位，重视力度不够

高校人事档案管理认识不到位、重视力度低主要体现于三个方面，分别是：（1）认为高校人事档案管理工作并非高校的重要工作，仅是一项辅助性的工作，没有引起足够的重视；（2）认为高校人事档案只是对高校的发展历史及现状进行记录，也包括一些人的功过是非、学生及高校工作人员的人事档案等进行管理，这些对于高校的发展及实际工作没有太多价值；（3）由于缺乏足够的重视，导致人事档案管理也相对滞后，没有严格的人事档案管理制度。

（二）缺乏人事档案信息化系统及专业的人事档案管理人才

当前许多高校仍采用手工管理的模式，信息化的人事档案管理系统仍没有建立。同时，有些已建立的信息化人事档案管理系统，缺乏较强的实用性，仅能提供档案的查询、编辑及转移等简单的功能，其信息化程度不高，难以适应现代档案网络化的发展趋势[1]。此外，高校也缺乏专业的人事档案管理人才，现有的人事档案管理人员多为非专业人士，仅能从事一般性的事务性工作，极不利于高校人事档案管理信息化建设的发展。

三、高校人事档案信息化建设的对策

（一）加强宣传，增强档案信息化管理的意识

一方面，应加大对档案管理重要性的宣传力度，引起校领导对档案管理的重视，改变他们对人事档案管理工作的认识，将高校人事档案管理纳入高校管理的规划之中；另一方面，加强信息化建设的宣传，使得人事档案管理人员意识到信息化档案管理的优势，提高他们信息化管理的认知，同时加强领导对信息化建设的关注，促使领导能够加大对信息化建设的投入力度，利于信息化建设的顺利实施。

（二）健全高校人事档案管理体制，统一规划，统一标准

国家有关政府部门应针对高校的人事档案实际情况，编制统一的高校人事档案管理机制，以确保高校人事档案信息化建设的顺利实施。具体应包括（1）制定科学的高校人事档案管理制度规范，并坚持与时俱进，不断更新与修订；（2）档案管理人员的岗位职责及各项管理流程，如转移流程、信息查询、档案整理及保存流程等，促使各项档案管理事务均有章可循；（3）建立统一的信息化技术标准要求，包括档案的记录、压缩、转换、加密及软硬件系统等技术标准，避免出现数据冲突、不能相互兼容的情况，实现档案信息共享，提高档案管理的工作效率。

（三）坚强信息化建设及专业人才的引进

为了进一步适应现代化人事档案管理的需求，高校必须加强对人事档案的信息化建设，包括数据库搭建、查询机制及各项信息化功能的完善，促使高校人事档案信息化建设更加符合现代社会发展的需求。此外，引进专业的信息化档案管理人才，以提高档案管理工作的专业性水平，增强高校人事档案管理工作的有效性。

参考文献：

[1]龙安梅，黄建强.浅析基于人力资源管理的高校人事档案信息化建设[J].档案时空，2016（8）：11-13.endprint