刍议文书档案管理的办公自动化应用

宓丹

随着信息技术的不断发展，办公自动化技术已经成为提升工作质量的主要形式，因此，加强办公自动化建设，已经成为许多行业的发展趋势，文书档案管理工作同样也不例外。但是从当前的文书档案管理工作实际来看，受传统工作模式的影响，其中还存在一定的问题和缺陷，这些问题也是制约文书档案管理质量提升的主要障碍[1]。在这样的发展形势下，深入分析文书档案管理的办公自动化应用，对于提升文书档案管理工作的整体质量具有十分积极的现实意义。

1 当前文书档案管理工作中存在的突出问题

1.1 对于文书档案管理工作不够重视

一直以来，文书档案管理工作都没有得到足够的重视，有些文书档案管理人员认为档案管理工作可有可无，并不是单位发展过程中的核心工作，因此在工作中出现散漫的状态，不认真对待档案工作的现象也是屡见不鲜[2]。另外，相关单位的领导也存在不重视文书档案管理工作的现象，甚至一些单位都没有配备专门从事文书档案管理工作的人员，而仅仅是一些人兼职，这些人在管理工作中缺乏专业知识，无法进行有效管理[3]。可以说，对于文书档案管理工作不重视是影响档案管理办公自动化应用的重要因素。

1.2 档案管理观念陈旧，办公自动化应用程度较低

信息技术的快速发展给许多行业领域带来了全新的发展契机，文书档案管理工作也是如此，目前，文书档案管理自动化已经成为发展的必然趋势，也是文书档案管理工作急需解决的重要问题[4]。但是从当前的文书档案管理工作来看，并不是所有单位都应用了办公自动化，有些单位还一直沿用传统的文书档案管理方式，管理效率较低，并且耗费了大量的人工成本和时间成本，而且在文书档案管理提档升级的过程中也无法适应时代发展的趋势，造成了文书档案管理水平处于相对滞后的状态，影响了文书档案管理的整体工作效率，这是当前文书档案管理过程中面临的又一主要问题。

1.3 缺乏完善的文书档案管理办公自动化机制

除了以上两个突出问题之外，制约文书档案管理质量提升的还有一个主要问题，那就是没有形成完善的文书档案管理办公自动化工作机制。在文书档案管理工作中，由于管理观念传统，并且对于档案工作的重视程度不够，因此有部分单位尚未制定完善的文书档案管理工作制度，没有科学标准的档案管理工作流程，实际工作中处于较为随意的状态[5]。有些单位即使制定了相关管理制度，但是其中绝大部分都是照搬其他单位的条文，没有结合单位自身的实际特点，缺乏针对性和可操作性，没有实际指导意义，缺乏完善的文书档案管理机制，也没有进行办公自动化的应用。

2 提高文书档案管理办公自动化应用的有效对策

2.1 提高文书档案管理人员的办公自动化水平

在文书档案管理实践中，制约管理工作质量提升的一个主要原因就是管理人员的专业素质不高，因此，提高文书档案管理人员的办公自动化水平，是提升文书档案管理质量的重要环节[6]。对此，应该安排一定数量的人员专门从事文书档案管理工作，并且这些从业人员应该具备一定的办公自动化基础知识，这样才能在管理工作中实现不断优化[7]。有条件的单位可以聘请有关领域的专家学者，对文书档案管理人员开展定期或者不定期的培训，从而提升档案管理人员的办公自动化水平，为优化文书档案管理模式创造良好的前提条件。

2.2 加强文书档案办公自动化制度建设

在文书档案管理过程中，影响办公自动化水平的另外一个主要因素就是缺乏健全完善的管理依据。因此，针对这个问题，有关部门应该积极重视，并且及时采取有效措施，制定文书档案管理方面的法律法规，从而为文书档案管理办公自动化建设提供充足的法律依据，也可以在一定程度上规范管理工作流程，实现文书档案管理的规范化和标准化[8]。在此过程中，有关部门应该结合文书档案管理工作实际，针对办公自动化建设中存在的问题和缺陷，制定法律法规，并且在档案管理过程中严格按照法律规范执行，包括文书档案管理、材料的使用、档案的核对和调用等等[9]。在执行过程中，如果一旦发现制度中存在问题或者有与实际工作不符的情况，应该及时对其进行调整，确保办公自动化顺利应用。

2.3 不断优化文书档案管理办公自动化工作模式

在文书档案管理过程中，缺乏完善的办公自动化管理模式，档案工作机制不健全，是制约档案管理质量提升的主要问题[10]。因此，应该积极构建和完善文书档案管理工作机制。在具体的工作实践中，应该及时认识到文书档案管理工作的重要性，并积极建立完善的文书档案管理办公自动化工作机制，规范文书档案管理流程[11]。同时，应该对档案管理模式进行优化，并不断完善办公自动化工作程序，提升管理效率，改掉传统管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升管理工作的整体质量。

2.4 完善办公自动化基础设施建设

办公自动化已经成为文书档案管理领域的重要发展趋势，因此，为了有效提升管理水平，应该对现有的档案管理体系进行优化升级，提升办公自动化管理水平。由于相关的工作设备陈旧，无法适应文书档案办公自动化工作的需要[12]。针对这个问题，应该专门拨付一部分资金，对文书档案管理设备进行更新换代，引进先进的档案管理设备和管理技术，将档案管理工作从传统管理模式逐渐过渡升级到办公自动化水平，从而有效提升文书档案管理质量，为以后的发展奠定坚实基础。