新形势下强化流动人员人事档案管理研究

包玉鹤

摘 要：人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。在市场经济与人事制度改革逐渐深入的情况下，人员流动越来越频繁，能够有效推动社会发展，但流动人员的人事档案管理问题也越来越突出。本文主要分析了当前流动人员人事档案管理的现状和存在的主要问题，并提出了加强档案管理的具体策略，希望为相关研究提供参考。

关键词：新形势；流动人员；人事档案

1 流动人员人事档案管理存在的主要问题

1.1 档案基础设施建设不完善

基础设施建设是推动流动人员人事档案发展的前提条件。通知明确规定要不断改进档案的保管方法和保管技术，提高流动人员人事档案库房的安全防灾标准，建立健全人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系。然而，大部分人才服务机构的档案管理硬件条件还相对落后，甚至都没有设置专门的馆员办公室、阅档室和档案库房，还有一些人才服务机构没有为档案库房配备防盗门窗，也没有使用去湿机等硬件设备。同时，还有一些人才服务机构虽然应用了现代化的管理方式，但是仅仅建立了数据库，主要用于辅助录入档案材料目录。

1.2 档案管理缺乏规范性

人事档案是一个人人生经历的缩影。档案材料包括了人员身份、教育经历、工作经历、人事关系等最原始、最真实、最具参考性的证明材料。目前，人才服务机构在管理流动人员档案管理时，还存在很多不规范的地方。一是档案材料收集被动。由于流动人员不太了解人事档案的内容，因此也并不清楚需要将哪些材料存放到人事档案中，从而导致人事档案无法做到“观其卷，知其人”。二是在进行档案归档管理的时候，多数人才服务机构主要使用传统手工操作的方式进行分类管理，导致人才档案无法满足社会信息需求。三是档案材料提供不规范。由于政策信息不对称，流动人员会将大部分的复印件或书写的材料移交到人才服务机构进行存档，从而导致很多人事档案在材料收集上就不规范。

1.3 部分档案管理工作人员素质低

档案管理人员的素质高低会直接影响人事档案管理的质量。目前，对于流动人员人事档案管理还没有形成全国统一标准，而档案管理从业人员的素质也参差不齐，主要表现在以下几个方面。首先，很多人才服务机构的工作人员都是兼职，缺少档案管理方面的专业知识，从而不能很好地进行档案管理。其次，由于没有全国性的权威性部门对档案管理从业人员进行知识更新和业务培训，对于从业人员专业认可度仍停留在传统的评定模式上，导致档案管理人员不能跟上时代的潮流，从而在工作中也不能很好地操作一些现代化的档案管理

设备。

1.4 档案转递不完善，人档分离严重

流动人员的本质特点决定了档案传递工作在流动人员人事档案管理中的重要地位。《流动人员人事档案管理暂行规定》中明确指出，流动人员人事档案在转递时必须完整齐全，应通过机要交通或专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。目前，流动人员人事档案的转递很不完善，移交不及时，甚至出现不移交等现象。一些单位在转移时不按规定采用机要信件及邮政的方式，随意选择快递公司投递档案，或者交由个人代为移交，导致档案的缺损、涂改和遗失。在现实的档案管理工作中，流动人员的档案因为没有履行正规的转递手续而出现“死档、黑档”等人档分离的情况时有发生。

2 新形势下强化流动人员人事档案管理的对策

2.1 做好档案基础设施建设，优化人才队伍建设

基础设施建设是进行流动人员人事档案管理实践的主要内容，各级人力资源和社会保障部门需要加大档案基础设施建设的投入力度，同时加强政策扶持，保障流动人员人事档案存放的安全性和完整性。在进行档案基础设施建设时，人才服务机构要在参考国家档案的相关规定和要求的前提下，根据自身情况提升档案室的硬件水平。同时，档案信息化建设也是基础设施建设的重要方面，管理部門需要根据流动人员的特点，开发适合流动人员人事档案管理的软件，逐渐实现流动人员人事档案动态化管理。此外，在优化档案管理工作的时候，人才服务机构也要不断提升工作人员的综合素养，对其进行专业培训，从而培养一支专业化的人才队伍。

2.2 建立流动人员人事档案的信息化管理模式

首先，人才服务机构在进行档案管理的过程中，可以使用计算机和扫描仪等现代设备进行档案资料微机输入整理，并借助相关技术，将文字、图片、声音和影像资料转化为信息资源。其次，为促进档案服务网络化发展，在进行档案信息化建设的时候，人才服务机构应使用局域网和党政网等网络平台建设人事档案信息化服务系统。最后，在人事档案专用数据库建设完成的时候，人才服务机构还需要建设专门的网络和网站，使人事档案信息异地查询和人才流动管理等工作成为现实。

2.3 规范档案转递手续，实现动态化管理

首先，人才服务机构工作人员在管理流动人员人事档案的时候，需要严格执行相关的档案管理制度，从而为流动人员的人事档案转递工作提供切实的保障。其次，在进行人事档案传递的时候，工作人员需要在人员档案的基本信息核对处理无误后在进行传递。最后，做事从源头抓起，把好关。在接收档案的时候，工作人员要对每份档案、每份材料进行认真核对，发现重要缺失材料后要及时追根溯源，并要求档案转递部门或档案所属人及时补充，力争确保档案的完整性。

2.4 做好档案收集整理工作，确保档案真实完整

要确保流动人员档案的真实性，首先须建立健全人事档案收集环节的管理制度。流动人员在与用人单位签订劳动合同时，应对档案的收集、保存、转递等工作作出约定，以契约的形式在法律的层面上明确劳资双方的责任和义务。完善流动人员人事档案的收集网络，可采用定时收集、跟踪收集、补充收集等多种形式和方法。其次，改变以往被动的收集保管方式。人才服务机构应加强与用人单位之间的动态联系，以单位集体的名义存放流动人员的人事档案。流动人员的工资晋升材料、年度考核材料、学历晋升材料、奖惩材料等先由单位完成，正式材料形成之后一定期限内交由人才服务中心，人才服务中心根据档案管理的规定和要求进行整理和审核。

2.5 重视档案利用，大力开发人才资源

流动人员人事档案管理工作应在这方面有所作为，一方面充分利用档案信息，为人才的合理配置提供有利保证，如全国人才流动服务中心创建的中新人才报价系统等，为人才通过市场机制合理配置走出一条新路子；另一方面提高科学管理水平，建立流动人员基本信息数据库，借助高速信息网络，实现无纸化、信息化管理。

3 结束语

综上所述，当前我国经济的快速发展也带来了流动人员的不断增多，流动人员的人事档案管理开始引起社会的广泛关注。加强档案管理人才队伍建设是推动流动人员人事档案发展的关键。立足现实，着眼未来，强化服务意识，创新服务机制；积极开发档案信息资源，加强流动人员的人事档案管理工作，为人才流动提供更方便、快捷的

服务。

参考文献

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[2]邱扬涛.流动人员人事档案管理存在的问题及对策[J].山东档案，2017（04）：23-24.

[3]邓绍兴.流动人员人事档案管理难点和对策[J].中国人才，2017（19）：74-76.