幼儿园电子档案管理实践研究

摘 要：近年来，幼儿园的办园规模不断扩大，而且随着幼儿园管理和发展的不断需要，产生了不同类型的档案，电子类包括数码照片、音频、视频、电子文件等类别。

关键词：幼儿园；电子档案；管理；实践

目前存储媒介为刻录光盘，但在实际操作过程中遇到了诸多问题：

1. 视频文件越来越多，借阅光盘只能给一位老师使用，其他老师就无法使用。

2. 光盘查阅困难，光盘堆叠在一起，很难迅速查阅到需要的。

3. 光盘借阅至归还存在问题，归还不及时，导致光盘丢失，再次刻盘耗费时间。

4. 光盘存储容量小，普通单张光盘容量为4.7G，针对目前高清视频，动则5-6G，单张光盘不能容纳一个视频。

5. 电子档案现已越来越多被幼儿园所应用，但经常会出现误传、误删等现象，权限管理不清。

针对以上问题，在遵循电子文件光盘刻录的前提下，对我园教师电子档案存储和借阅方式上应用“云盘”和“享存”软件进行管理，更好地服务教师查阅幼儿园电子档案。

一、 云盘使用

云端存储编辑其实是网络硬盘，只要有网络，学校、教师可以随时随地地存放电子类文件。云盘相对于机械硬盘或者移动硬盘来说更加得方便，教师不用再将机械硬盘等设备带在身上，却可以通过无线互联网络随时随地地从云端来获取自己存储起来的信息。

（一） 使用优势：

1. 存储空间大，现普通DVD光盘单张存储容量为 4.7G，百度云盘有2T空间，相当于435张光盘，腾讯微云有10T空间，相当于2178张光盘，而且存储空间会不断扩大，满足视频文件需要大空间的存储要求。

2. 将视频文件按时间顺序上传至云空间，可以按具体文件夹名称检索，也可按类型分类检索。

3. 创建分享，便于需要查阅老师自行下载查阅，无需借阅手续，减少中间烦琐过程。步骤如下：

（二） 使用的不足：

1. 借阅教师收到分享链接，下载查看时需要有网络支持，下载时间依网速而定，需要一定时间才能查看。

2. 存储介质为云技术，而基于web的应用长时间以来就被认为具有潜在的安全风险。这就是说云托管的数据可能会产生少量的数据丢失，这是由于特殊情况引起的。

二、 文档管理软件享存应用

（一） 幼儿园的文件应该统一存储到幼儿园的服务器里面，让老师们可以共享资源。

（二） 共享过程中目录有权限管理，实现权限管理。

①谁是该目录的文档管理员

目录的文档管理员，可以进行分权管理。比如，我们创建“业务部”这个目录，我们指定 x 为业务部文档管理员，则x可以在“业务部”目录下建立自己的分目录，并设置相关权限

②谁可以在该目录内-上传文件

③谁可以在该目录内-下载文件

④谁可以在该目录内-浏览文件

文件可以看，但拿不到实体文件。浏览文件支持 Office、PDF、AutoCAD

⑤谁可以在该目录内-修改文件

想要修改或者删减文件需要有修改的权限，但是具有上传权限的人不一定拥有修改的权限。（文件资源收集到幼儿园的服务器之后，上传的人不能对文件进行删除和修改，以免有人恶意地进行破坏，做好防范措施。）

（三） 查询

查询的时候实行多条件模糊组合，支持多条件组合模糊查询。

总而言之，幼儿园电子档案管理需要在新的计算机技术上不断发展，在操作应用中选择适合本园的媒介，并让电子档案更好地服务于本园教师，在此基础上更好地优化电子档案管理工作。

参考文献：

[1]杨铭.电子档案管理存在的问题与对策[J].兰臺内外，2017，（01）.

作者简介：

谭晶星，江苏省常州市华山幼儿园。endprint