探究如何加强房地产档案管理和房地产的合理利用

闫剑春

摘 要：随着我国经济的飞速发展，各行各业都呈现欣欣向荣的现象，其中房地产行业是发展速度最快的行业之一，随着房屋的建设以及销售，产生了大量的房地产档案，而房地产档案则是房屋登记的重要凭证之一，为了能够更好的维护房地产秩序，做好档案管理，本文就如何加强房地产档案管理和房地产的合理利用进行了研究，首先阐述了房地产档案管理和房地产合理利用的相关概念；其次阐述了房地产档案管理和房地产合理利用时存在的问题；最后阐述了加强房地产档案管理和房地产合理利用的对策分析。

关键词：房地产；档案管理；突发性风险

随着房地产的发展，产生了大量的房产档案，只有加强对这些档案的管理，才能使得城市的房地产档案得到管理以及利用，也能让产权人的权益得到维护，这样才能更加健康合理的发展房地产市场，促进社会经济的发展，更好的建设我们所生活的城市，其意义是非常大的。

1 房地产档案管理和房地产合理利用的相关概念

进行房地产档案管理的好处就是能够合理的管理房地产产权状态，房地产档案管理的意义在于对房地产产权状态进行合规管理，通过管理房地产登记档案实现房地产产权管理的行政职能。房地产档案管理工作是对相关房地产进行科学、公正、真实、有效的记录，对于实现房地产产权的确立、转让、变更及消亡等，是非常重要的客观依据和凭证保障。房地产档案管理具有相应的特点，包括动态性、数量大、使用频率高、区域垄断性等特点。房地产档案的动态性主要涉及两方面，主要有房地产本身的变动情况，包括在房屋状况发生变化、房屋被拆除等。另外，房产交易也会发生房地产产权的转移、变更编号或者路街变化等。一些历史遗留问题、测量方式的变化等诸多外界因素也会造成房地产档案的变化。需要注意的是，房地产档案与房屋产权是一一对应的关系，据相关统计，从房地产的评估经过一系列过程最后到正常交易，大城市中每年需要利用房地产档案的次数约为6万次左右，中小型城市也要数以2万次左右，可见房地产档案被利用的数量之大、频次之高。国家相关法律明确规定房地产管理的原则，房地管理部门不可滥用地区内房地产档案，避免对房地产的稳定发展造成不良影响，因此房地产档案管理具有在法律效应影响下的垄断性特征。

2 房地产档案管理和房地产合理利用时存在的问题

2.1 档案中的信息不够全面

其一，过去的房地产档案都是纸质的，很容易遗失，造成档案缺失。对历史房產档案，因产权人一直未领取房屋权属证书而导致档案仍在发证环节或因工作人员变动时交接不到位， 也或因管理不严而使得外借档案未能及时收回而丢失。其二，设置档案时诸多信息不全面。在将过去纸质版的房地产档案信息化时，有一部分历史档案并不全面，出现了遗失问题，导致在系统中没有办法查询到房产信息。

2.2 档案管理存在风险

其一，存在着突发性的风险，在我国的房地产档案管理过程中虽然采取了一定的防护措施，但是一旦发生一些不可抗力的灾难时，如地震，将会导致档案全面性的损失。其二，信息化存在一定的风险，随着网络的普及以及计算机的使用，会因为病毒入侵等问题导致档案管理存在一定的风险。其三，有一定的技术性风险，房地产的档案管理是非常纷繁复杂的，而且其管理人员也有很多的问题存在，如自身技术水平低下，这样将很容易造成错误性的操作，导致很多房地产信息不完整。

2.3 没有明显的档案管理效果

现阶段，我国对房地产档案的利用，主要应用于房地产的交易，方便人们的查询，但在为政府制定住房发展规划和房地产市场调控政策、加快城市建设提供科学依据等更重要方面的功能，尚未能够充分发挥出来。

2.4 缺乏专业的档案管理队伍

一方面是没有充足的档案管理人员。另一方面是档案管理人员没有强大的专业技能。现如今，我国的房地产档案管理中心存在着诸多的问题，这些问题的存在不利于发展我国的房产档案管理事业。

3 加强房地产档案管理和房地产合理利用的对策分析

3.1 及时补充缺失的房产档案

其一，对于遗失的档案内容要及时的予以补充，档案中缺失的部分，管理人员要及时的联系房屋所有人提供相应的资料，提供和复制房改部门房改档案、开发企业商品房销售档案等，将缺失的内容补充完全。其二，完善设置不全的档案信息，面对这些不全面的信息，可通过查证房屋所有权证或其他项权证号再依据现有纸质档案，及时的予以补充。

3.2 规范实施房产档案管理

一是健全管理制度。根据国家有关档案管理的法规、政策，制定我市房产档案管理利用的政策文件，并在工作中抓好贯彻落实。二是抓好资料收集。从房产测绘、登记受理等源头环节抓起，做好有关房产调查、测绘、产权转移、房产变更、抵押及查封等房产权属管理中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式历史记录的收集，并按要求进行扫描或拍照，做到纸质档案与电子档案相符。

3.3 加强房产档案成果利用

一是充分发挥信息化技术功能。通过以网络为支撑的计算机技术，提高档案的管理水平和利用质量。利用计算机信息处理功能，编制科学检索工具，形成计算机检索与手工互补的档案信息检索体系，提供高效、便捷的查询服务。二是认真做好房产档案编研工作。积极开展房产档案编研工作，对房产档案内容信息进行提炼和组合，使之成为具备实用价值的房产档案信息产品。三是加强房产档案政策宣传。四是积极拓展房产档案服务。

3.4 强化房产档案风险防范

一是增强风险防范意识。认清新形势下房产档案安全管理形势，统一对加强房产档案风险防范的思想认识，积极研究应对措施，健全风险防范机制。二是要加强风险防范教育。对档案管理人员进行教育培训，增强其房产档案风险防范意识，提高房产档案风险防范能力。三是加强风险技术防范。坚持纸质档案和电子档案并重，加强房产档案数字化建设，实施房产档案数据信息异地备份，确保房产档案信息安全。

3.5 增强档案管理队伍的专业性

一是优化人员结构。根据房产档案管理工作实际需要，将部分知识层次较高、责任意识较强的人员调整到档案管理岗位，并确保相对稳定。二是提高业务技能。积极协调档案主管部门，加强对房产档案管理人员的专业培训，不断更新档案管理人员的知识结构，建立一支既适应档案管理，又掌握房产管理和计算机知识的专业房产档案管理队伍。三是加强学习交流。通过外出考察、组织座谈、业务交流等形式，进一步拓宽档案管理人员视野，提高其管理能力和服务水平。

4 结语

总之，现阶段我国房地产行业最为重要的一项工作就是房地产档案管理和利用工作。这个工作看起来是非常的简单，但是一旦处理不好就会导致国家、企业以及个人产生巨大的经济损失。因此，房地产档案管理和房地产合理利用是非常重要的，所以，房产的档案管理不仅对房地产企业至关重要，对于客户也是十分的重要的，希望相关企业高层能够给予档案管理工作足够的重视，适应时代的需求建立完整的档案管理体系并合理的加以利用。为企业的发展做好铺垫。

参考文献

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