档案精细化与集成化管理探索

摘 要：档案事业是社会主义事业中的有机组成要素，档案管理成效事关信息资源的传递效率，事关单位决策的拟定和落实。随着档案管理愈发的成熟化和信息化，档案管理需求发生了改变，如何集成化和精细化的管理档案是现阶段档案研究学界广泛关注的课题，也是档案管理的未来发展趋势。精细化管理能够有效挖掘档案中信息资源的价值，集成化管理则能够集中对档案进行处理，提升档案管理成效。因此，从集成化和精细化的角度结合档案管理，创新档案管理理念，提升档案管理的效能。

关键词：精细化；档案管理；信息技术；集成化；服务能力

伴随社会环境的变迁以及信息技术的浪潮，“信息化建设”这个名词逐渐出现在各行各业当中，属于一个具有重要意义的新概念，也是社会生产生活中的一个新理念、信息化建设和核心在于利用依托信息技术集成性、高效性以及数据性的特性，将信息技术运用到生产生活当中。具体到档案管理领域，信息技术的运用则是为了提升档案服务能力，拓宽档案管理的路径。现阶段，档案学界的研究重点主要集中档案服务能力提升层面，主要在于如何构建一套行之有效的管理机制来实现档案管理的集成化和精细化。无论是精细化管理还是集成化管理，都离不开信息技术，只有利用信息技术这一有力抓手，才能真正实现精细化与集成化管理。正是基于这一背景，笔者着重探索档案精细化与集成化管理。

1 精细化与集成化管理概括

档案精细化与集成化管理，是整个档案工作和档案领域的核心能力。从语义上对精细化和集成化进行解构分析，可以将其定义为：对档案内部的信息资源进行集中处理，使得信息资源得以精细归类，进而帮助档案管理人员更加系统高效的管理档案。随着档案工作量的增多，尤其是纸质档案需要占据大量的空间，需要耗费大量的人力、财力和物力，档案学界提出了“精细化管理”和“集成化管理”这一口号。大多数学者认为，信息技术能够较快的分析数据和处理数据，这种能力运用到档案管理领域，将信息技术与档案管理进行融合后，就能解决档案工作量增多的困境，也能最大限度的节约人力、物力和财力，实现资源利用效能最大化[1]。在信息时代，精细化管理与集成化管理有一定的特性，表现在两个方面。

一方面，档案精细化管理要求档案管理人员用规范化和标准化的意识来管理档案，保障档案的完整、真实和安全。档案中的信息资源价值丰富，某一信息的缺失可能导致整个档案的作废。在利用信息技术过程中，需要对纸质档案进行格式转换，将纸质档案转化为电子数据格式，这一过程就需要档案管理人员树立规范意识，保证信息资源能够完整的进行转化，防止信息的缺失。另一方面，档案集成化管理则要求档案管理人员利用信息技术分批次、集中式的对纸质档案进行电子化转化，利用档案管理系统管理档案，使档案能够在互联网上实现“一站式”的查询、检索和服务。

2 精细化与集成化管理应注意的问题

2.1 避免信息化建设流于形式

许多单位认为信息化建设就是单纯的运用计算機对电子档案进行管理，没有充分挖掘信息技术的潜力，对信息化建设存在认识误区。对档案进行精细化与集成化管理，不仅需要运用到计算机，还需要运用到高速扫描仪、档案管理系统以及复印打印装订一体机等软硬件设施[2]。因此，在档案信息化过程当中，要综合运用多种设备，实现一种“产业生产链条”，真正实现精细化和集成化。除此之外，部分单位没有树立档案共享意识，信息化建设水平不高，即使投入大量的资金、物力和财力，仍然不能实现档案服务效益的最大化。

2.2 避免人才的匮乏

档案精细化与集成化管理的核心在于“人”这一要素，人是最活跃的要素。档案工作的不断调整以及档案服务需求的日益拓展深入，对于档案管理人员来说无疑是一种挑战。现阶段，许多单位甚至没有一套可行性强、分阶段和有针对性的培训机制，导致档案服务人才与档案实践工作存在脱轨，许多新进人员难以快速的融入工作角色，制约了档案精细化与集成化管理。除此之外，许多单位即使构建了培训机制，但是效率却并不高。实践中主要存在培训缺乏针对性，培训缺乏长期性的困境，这就导致培训经费浪费的同时，人才素质却并没有与档案工作实践接轨。

3 精细化与集成化管理的思路

3.1 加强信息化建设

首先，要提升软硬件设备的续航能力，及时购置并更新软硬件系统，这是档案精细化与集成化管理的前提要件。必须依赖于高效的信息设备，才能对纸质档案进行数据化处理，才能在互联网平台上实现档案的“一站式”服务[3]。其次，档案管理人员以及单位管理层都要走出认识误区，要充分认识信息化建设的内涵与价值，充分挖掘信息技术的优势，提升档案管理与信息技术的融合程度，避免信息化建设流于形式。档案管理人员要充分发挥主观能动性，将自身摆到更为主动的位置来管理档案，根据本单位的档案管理实情设计一套明确具体的工作流程，打造“产业链条”式的档案管理。最后，档案管理人员以及单位管理层要树立共享意识，学会档案共享，减少自己的资金、人力和物力开支。档案资源被上传到云端数据库当中以后，相关授权主体可以登录系统来在线查阅并调用档案。许多单位之间以及单位内部部门之间是存在职能交叉的，这就决定了许多不涉密的信息资源是可以互通共用的，档案共享的目的就是为了实现这种信息资源的互通共用。档案共享之后，档案管理人员不需要重复的进行档案收集与管理，只需要一键下载或者在线查阅档案就能准确了解到档案信息。

3.2 打造专业队伍

只有档案管理人员的综合能力、分析问题和处理能力提升了，才能真正做到档案精细化与集成化管理。因此，有必要从以下三个方面完善人才建设。首先，单位要注重培养复合型人才，要加强档案管理人员在信息技术应用、现代档案服务以及创新应用等方面的能力，利用人才解决档案管理困境，实现档案管理模式的创新。其次，单位要构建长期性、有针对性和分阶段的培训机制，定期组织工作人员参与培训。在开展培训工作之前，可以通过调查问卷的方式对本单位的工作人员进行一个能力摸底，搞清楚现阶段工作人员在哪方面存在缺陷，根据工作人员的薄弱环节来设计培训内容，增强培训的科学性，提升培训的效率。最后，单位要主动举办论坛、经验交流会以及档案服务相关的讲座，拓宽提升工作人员能力的路径。档案管理人员也应主动到其他部门进行学习，汲取其他单位档案管理的优秀因子，对本单位的档案管理模式加以改造。例如，档案局以及档案馆作为典型的档案管理部门，其工作流程和管机制都有值得借鉴的地方，通过学习借鉴无疑能够提升档案管理人员的专业能力。

4 结语

档案精细化和集成化管理是一项长期性的系统工程，其中档案服务则是这项工程永恒的主题。也就是说，档案精细化和集成化管理的根本出发点和落脚点是服务能力建设，只有服务能力提升了，才能真正彰显档案生命力。档案服务能力潜藏在档案工作的各个环节，档案管理人员只有用更开放、创新和仔细的心态，才能真正对档案工作作出调整和改善，才能切实提升档案服务能力。笔者相信，随着信息技术的迅猛发展，尤其是人工智能技术的发展，档案管理一定会愈发的高效和科学，管理模式也会愈发的趋于成熟和创新。

参考文献

[1]廖桂芹.大数据视阀下我国档案学发展的思考[J].法制博览，2018（27）：247.

[2]曲加杰，施展.浅谈档案精细化管理在档案管理中的实践应用[J].办公室业务，2018（11）：61.

[3]李慧.电子档案和纸质档案的集成化管理措施探析[J].办公室业务，2017（22）：117.

作者简介

王彬（1982-），男，汉，山东省潍坊人，本科，毕业于山东省农业管理干部学院，助理馆员，研究方向：档案管理。