新时期事业单位档案信息化建设存在问题及对策研究

党红林

摘 要：随着社会的发展，科技的进步，我国事业单位档案管理工作也取得了长足进步，然而，随着时间的推移，事业单位档案数量越来越大，档案种类也越来越多，这给事业单位的档案管理带来了巨大的挑战，传统的档案管理方式已很难适应当前事业单位档案管理的需求，这就要求事业单位档案管理人员不断探索，勇于创新，坚定思想，大胆改革，进而满足新时期档案管理要求。现阶段，我国逐渐迈入了信息化时代，许多事业单位在档案管理中顺应时代发展要求，开展了档案信息化建设，在一定程度上提升了档案的管理效率，但一些事业单位在档案信息化建设中还存在许多问题，使得信息化档案管理系统的作用很难充分发挥。基于此，本文在阐述事业单位档案信息化建设重要性的基础上，对当前档案信息化建设存在的问题进行深入分析，并提出相应的优化对策，以期推动我国事业单位档案信息化建设的健康发展。

关键词：事业单位；档案；信息化建设

1 事业单位档案管理信息化建设重要性

档案信息工作是联系过去、现在和将来的重要环节纽带。事业单位档案管理是公共事业单位管理的重要组成部分，是提高事业单位工作质量和效率的必要条件。在现代事业单位的发展中，档案信息化建设对于事业单位档案管理具有重要意义。

1.1 有利于档案查阅效率的明显提升

事业单位档案信息化管理与过去传统的纸质档案管理模式相比具有明显的优势，传统的纸质档案查询需要经过许多复杂的步骤和程序，这给档案管理人员和档案使用者都来了诸多不便，而将计算机信息化技术应用于事业单位档案管理中，一方面能够避免档案排列错误带来不必要的工作量，有效提升档案的查阅效率；同时电子化的档案资料，信息储存量更大，传输也更方便，使得不同部门、不同区域之间的档案共享得以实现，这也在一定程度上使得事业单位档案的作用得到有效发挥，使得档案利用效率得到明显提升。

1.2 有利于档案资料的保存

过去事业单位在日常的档案管理时，主要是以纸质为信息载体，即使用纸质材料来进行档案信息资料的存储，这种存储方式会随着时间的推移出现不同程度的损坏和老问题化，进而给档案资料的采集、存储、管理等环节带来了困难。而档案信息化建设就很好的避免了档案老化的问题，可以有效延长档案的保存期限，它主要是应用计算机网络技术将档案电子化，进行进行信息化管理，电子化档案在重复使用时也不会出现老化和损害等问题，从而节省保存成本，提高档案资料的完整性和安全性，同时需要注意的是，在档案信息化管理时，要确保信息化平台的稳定与安全。

2 新时期事业单位档案信息化建设存在的问题

新的时代背景下，我国越来越多的事业单位将计算机信息技术应用到了档案管理工作中，使得事业单位档案管理水平与管理效率得到明显提升，但是，由于我国事业单位档案信息化建设起步较晚，在发展过程中仍存在许多问题，这给事业单位档案管理工作转型带来了巨大影响。

2.1 思想观念落后，管理方式陈旧

受传统观念的影响，一些事业单位对档案管理工作重视程度不高，认为只要把单位的“主业”干好就可以了，认为档案管理部门就是事业单位的“文件保险箱”，档案管理就是简单的看门守摊，未能将档案管理与业务工作放到同等的位置，在这种思想的影响下，使得事业单位档案管理的观念与方式已经很难适应当前信息社会发展要求，这种重业务、轻档案的思想意识严重影响了事业单位信息化建设进程。另外，虽然当前许多事业单位配备了计算机，也购买了相关的档案信息化管理软件，认为这就是档案管理信息化，但是在实际的应用中也只是简单的打字、记录、入库，其效果好比高射炮打蚊子，得不偿失，没有使计算机信息化管理系统的作用得到真正发挥。

2.2 信息化管理下的档案资源相对孤立

事业单位管理档案的首要目的是应用过去的信息、数据指导单位今后的工作，通过调阅一些档案，吸收过去的经验，对其进行有效的归纳与总结，来解决单位当前的问题。然而当前的实际现状是一些事业单位为了管理档案而管理档案，没有明确的目的性与实用性，这也造成事业单位在档案信息化建设中，信息资源没有进行相关的联系，档案信息之间相对孤立，在实际的调阅中，可能需要进行多次调阅，这就给档案的调阅带来了较大的难度，而这种多次调阅不同种类的档案主要就是由于当前事业单位不同种类的档案之间信息资源没有实现互通，大数据的理念应用到不到位所造成的。

2.3 管理人员的职业素养问题

当前很多事业单位从事档案管理工作的人员信息化技术应用不到位，运用信息化手段进行档案管理的能力不足。具体来说，一些档案管理人员不能掌握现代化信息技术。他们对计算机、系统操作、网络管理等存在一定知识盲区，这样大大降低了他们运用信息技术实现档案管理的水平，同时给档案安全管理带来了潜在威胁，例如使用连接互联网的计算进行涉密档案的整理工作；没有注意移动储存设备的保管，将其进行保密、非保密计算机的互用等。最后，一些档案管理人员转化应用水平不强。对所学习的信息化技术在档案管理中的应用，他们不能实现有效转化，这样对大大减缓了档案管理信息化进程。

3 新时期事业单位档案信息化建设优化对策

3.1 加强档案法规的宣传力度的认识

提高人们对档案工作信息化。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战和压力，同时也为我们档案工作者得带来了新的机遇。只要我们抓住这一机遇，努力学习和运用当代先进的科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，充分的认识到档案信息化建设的重要性和必要性，就可以将所有遇到的新问题、新困难一一解决。

3.2 梳理档案资源

档案作为指导人们今后工作的宝贵资料，给我们的工作提供更为有利的条件。因此需要拓展事业单位不同种类档案之间的协调性，实现数据、信息的统一化。我们需要运用大数据的理念，整合事业单位各类不同的档案资源，构建现代化的电子数据库，当需要一系列的信息时，我们可以一次性的调阅所需要的所有档案资料。

3.3 管理人员运用信息化技术的能力提升

首先，建立长效培训机制，加强培训，提高档案人员的计算机操作技能和业务素质，以适应档案工作信息化、现代化的需要。其次，随着数字化网络化的发展，电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体向保护其内容，保证内容的真实、可靠、可存取性和可理解性。为此，应建立文件内容、背景信息的组织保管规模。因此在信息安全防护，除了对已有的防护措施如杀毒软件系统、网络安全检测等进行综合运用之外，还要不断研究和探索新的安全防护技术。

4 总结

综上所述，新的时代背景下，随着计算机网络技术的发展，我国也进入了信息化社会，事业单位作为我国行政服务体系的重要构成，其档案管理对于事业单位的高效、有序运行具有重要意义，一些事业单位也开始转变观念，加强档案管理，逐渐将计算机信息技术应用到日常的档案管理工作中，这不仅是对传统档案管理模式的补充，有效提高了档案管理效率，而且这在一定程度上节约了人工成本，是新时期事业单位顺应市场经济的重要保障。要成为一个合格现代化信息档案管理工作者，就需要档案管理人員不断探索，勇于创新，加强新理论、新知识的学习，并把其运用到自己的实际工作中去，只有这样才能真正适应这个科学技术高速发展的新时代。

参考文献

[1]周毅.全面准确地认识档案信息化建设[J].档案学通讯，2002（4）：8-10.

[2]唐宝莲.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2006（3）：32-35.