做好留学生档案管理?促进留学生教育发展

摘 要：在经济全球化的发展过程中，各国高校之间的沟通与交流越加频繁，留学生往来频率也不断增多。本文将分析做好留学生档案管理的有效举措，探讨留学生档案管理优化路径，提出当前档案管理中存在的问题，阐述留学生档案管理的重要意义，以期促进留学生教育不断发展。

关键词：留学生；档案管理；教育发展；高校

高校教育国家化进程不断加快，来华留学生教育实现了跨越式的发展。但当前高校对留学生的档案管理仍旧存在问题，影响高校对留学生档案的利用效率。因此，应探讨留学生档案管理优化的有关路径，重视高校留学生档案管理工作，才能促进高校国际教育不断发展。

1 高校留学生档案管理的重要意义

世界经济正朝向全球化高速发展，随着我国综合国力的增强，来华留学生逐渐增多，进入跨越式发展阶段。2014年，对全国留学生进行统计，共有203个国家于地区来华进修，我国31个省市、自治区等来华留学生均明显增加。随着留学生人数的不断增长，加强对其的管理已经成为当前重要的问题。其中，档案管理是留学生管理工作的一部分，应区别对待留学生档案与中国学生档案，对中国教育界、社会的发展都具有重要意义。

有利于拓展留学生招生市场。对留学生档案进行管理，包括留学生毕业、就业情况、生活场景、个人能力、在校学习状况等众多内容，对我国市场的发展，对人才的需求等都有着重要的促进作用[1]。

有利于改善招生政策。对留学生档案加以管理，以数据形式展现在工作人员面前，并根据当前留学生的国籍、专业设置、毕业就业方向等基础信息，适当调整我国现有招生政策，促进留学教育进一步发展。

挖掘潜在生源。在招生之季，可有效挖掘潜在生源，如语言生是学历生的潜在生源、本科生是研究生的潜在生源。

2 高校留学生档案管理优化路径

2.1 完善档案管理制度

完善留学生档案管理，应从制度为切入点，进一步完善档案管理制度。根据高校自身实际情况，参照高校档案实体分类方法，明确档案归档范围，制定完善的档案管理制度。例如：将外国学生的档案按照长期、短期进修、博士、硕士、语言生、医学生等几种类型区分开来，在进行查找时可根据实际需求分类查找。同时，应建立相关部门的协调机制，以独立部门负责留学生档案，并联合留学生学院、国际交流处、院校系教研室等部门，协同做好留学生入学前的档案建立工作，以及在校期间的档案收集、整理管理工作，离校后的档案保管与毕业去向等工作。

2.2 强化档案管理能力

当前，各大高校均已设置留学生档案管理部门，但在实际工作中效率低下，分工不明确、档案管理能力不足等问题屡见不鲜。鉴于此，要强化档案管理能力，提高档案的全过程管理意识，强化管理部门的工作职责与能力。当前档案管理流程为：相关职能部门收集档案，待学生毕业后将档案移交档案馆。可见，档案的质量，以及规范性，信息收集的完整性等都将取决于各职能部门。而校内各职能部门的日常工作十分繁琐，缺乏完善的培训与管理，在管理工作中主要表现为档案意识低下，专业能力低下，管理水平不足。

因此，为了进一步提升档案管理的能力，必须强化档案管理部门的职责。以校内档案人员为切入点，施行档案的全过程管理方式。在校内，高校档案管理人员应要主动与留学生教学单位沟通，与国际交流处沟通，了解当前留学生人数与其他相关信息，为档案管理提供数据支持。档案管理人员要自主提升档案管理意识，时刻收集各种文字、音像等资源，完善留学生档案内容，分析留学生档案潜在价值，以保证留学生毕业后交予档案馆的档案具有完整性、可靠性、真实性[2]。

2.3 完善档案收集方式

当前档案的主要内容为纸质形式，无论何种类型的内容都要求学生以纸质材料上交。但实际上，有很多有助于了解留学生信息的材料无法体现在纸质材料中。因此，应增加档案资料类型，将照片、录音、电子邮件、视频影像等多种形式加入档案保管内容中，并作为留学生档案的重要组成部分。在日常的管理过程中，由于档案搜集难度较大，来源分散，归档工作往往被忽视。因此，要做好纸质档案收集以外的有关工作，自主创新档案收集方式，并按照档案类型保管需求加以保护，以免资料外泄或流失。

除此以外，应充分利用校园官网信息系统，利用学生个人学号配合密码的方式登录。在校内各院系张贴信息收集文件，学生可自行将有关信息上传到校园官网中，简化档案收集过程。

2.4 促进留学生档案信息化

应加强电子档案平台的建设，实现档案管理的信息化。2004年时，全国来华留学生管理信息系统正式启用，成为留学生档案管理的重要途径。在该系统中，可进行留学生招生、管理、数据统计、档案记录等多种工作，为目前档案管理信息化奠定了基础。各高校在采用该管理系統时，需要以用户名与密码匹配的方式进入系统内，只有代表学校职能部门的人员才能登陆修改有关信息。而其他部门则只能通过该平台进行查询、资源共享等操作。虽然当前部门高校的电子档案管理方式仍旧在初级阶段，且只能输入学生的个人信息，完成统计工作。但通过不断的发展，与高校实际情况逐渐吻合，留学生档案完全信息化将指日可待。

对此，应建立专门的档案信息管理部门，充分利用当前档案管理系统，并与高校实际发展情况相结合，开发适合高校实际的信息管理系统。将学生个人信息、学期成绩、学习课程等内容都录入系统内，经过加密处理，实现内部数据的共享。将纸质档案与电子档案逐步接轨，为高校内部工作人员提供查阅的途径，以实现档案信息化的最大价值。

3 结论

综上所述，本文主要分析了高校留学生档案管理优化的有关路径，得出：要完善档案管理制度，将留学生档案管理加以区分，便于搜索与选用。强化档案管理能力，以校园内部管理人员为切入点，完善档案全过程的管理。完善档案收集方式，除纸质档案外还应加入照片、视频等多种档案类型。要促进留学生档案信息化的建设，实现档案管理现代化。

参考文献

[1]郑平.高校留学生档案管理的完善与优化途径探讨[J].企业科技与发展，2018（02）：301-302.

[2]赵秀梅.高校外国留学生档案管理工作存在的问题及对策[J].内蒙古师范大学学报（教育科学版），2013，26（01）：163-164.

作者简介

耿纯庆（1962-），男，汉，武汉，武汉大学，研究方向：高校留学生管理及发展。