浅谈基层档案管理的现状与建议

刘芳

摘 要：基层档案管理指的是基层单位的档案管理工作者以档案为中心，通过科学合理的方法进行档案收集、整理、归档、查找、维护等工作。基层档案管理是全部档案工作的基础，对基层单位各项工作有重要的意义，因为档案是各单位历史面貌的再次体现，是单位工作的重要依据和资源，所以不能忽视基层档案的管理。当前基层档案事业的发展落后，基层档案的管理工作存在着诸多问题与缺陷，本文从基层档案管理的现状进行分析研究，提出改善基层档案管理的几点建议。

关键词：基层档案；管理；现状；建议

1 基层档案管理的现状

1.1 档案意识问题

对基层档案的不重视，是一种在基层非常普遍的现象。基层领导未对档案高度重视，也直接影响整个集体对档案的重视程度，档案建设所需的人力、财力、物力就很难到位，就会经常出现对档案的疏忽管理。对日常有关档案工作标准不认真贯彻，从而影响了基层档案工作的规模发展，影响了档案质量的规范和提高，也影响了档案工作人员对档案工作的积极性和进取心。

1.2 档案基础设施问题

基础设施是保障，基础设施不健全，档案的安全保管、有效利用、功能发挥都是一句空话。大部分基层单位的档案室建设简陋，基础条件差。有的单位受办公条件的限制，没有设置专门的档案室，而是与办公室在一起，既影响正常办公又不利于档案工作的开展，同时也影响档案的安全性与保密性。有的单位虽然设置了档案室，但存在着防水防火不到位、通风性能不好、安全措施没落实、防虫防霉设备不配套、档案柜陈旧老化、计算机配置不全等诸多问题。

1.3 档案制度问题

基层单位档案法制建设不完全，档案工作规范标准不完善。很多基层单位档案的收集、保管、保护、借阅和保密等制度不够健全。有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，导致档案工作人员法制意识淡薄，工作过程中未对我国制定的《档案法》引起高度重视，不了解其中的工作规范，最终出现工作人员违反法律的不良现象，对基层档案造成难以弥补的损害。

1.4 档案人员问题

档案管理人员是档案工作的基石，如果档案管理人员存在问题，那么直接影响到档案的收集、整理和利用，对整体的档案管理工作非常不利。基层档案管理人员存在的问题可以概括成以下两点：一是档案人员的队伍不稳定。基层档案管理人员由于体制的问题，基层档案管理员没有专职的，大部分是兼职，一身多任，对档案管理往往身有余而力不足，基本上没有时间去管理或整理本单位大量的档案资料，有时也只是应付而已。同时，很多单位的档案人员变动频繁，导致档案工作不能保持它的系统性和完整性。二是档案人员的综合素质低。由于对基层档案管理的重视不够，基层单位在选拔聘用档案人员时，没有进行严格的挑选，同时档案业务素质又要求高，很多干部都不愿干，导致有些业务水平不高，专业知识不佳的人员担任档案管理职务，对基层档案的管理工作带来极大的麻烦。

1.5 档案的收集、整理问题

由于基层单位档案管理人员的变动以及业务水平低，导致基层档案管理出现严重的问题。对材料的归档重视不够，了解不够，很多人认为只有上级来文，红头文件才是档案，致使很多应该归档的档案没有归档，档案的收集、整理不齐全。还有的档案管理人员对档案的保管期限划分不够准确，还有档号不规范、案卷标题不规范等等问题，最终导致了档案管理的不规范。

2 基层档案管理的建议

2.1 要加强档案意识

加强档案意识不单单是要加强档案管理人员的档案意识，还要加强领导人员的档案意识，争取领导对档案的支持。要找准档案工作与当前工作的结合点，让领导意识到档案工作对经济建设和社会发展有着重大的贡献，重视档案工作有利于经济建设和社会发展。同时要主动争取领导和单位的支持，采取有效的宣传形式，让更多的领导和单位了解、重视档案工作。要加强各级领导的档案意识，争取各级领导对档案工作的重视和支持，这是我们做好档案工作的根本前提。

2.2 要加大基礎设施投入

完善基层单位的档案基础设施势在必行，基层单位必须加强对档案管理的重视，加大投资，搞好基础设施建设。基层单位要积极争取上级部门和财政的支持，高标准严要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜或密集架，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，并配备空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步加强档案管理信息化水平，确保档案安全管理。

2.3 要加强档案制度建设

完善基层单位档案法律或规章制度建设，加强档案工作人员的法律意识。要大力普及宣传《档案法》和《山东省档案条例》，通过法律宣传和长期的培训班等一系列活动，提高档案工作人员对《档案法》和其他法律的认识，明确违反法律规章制度的后果，实现档案室管理工作有法必依的目标。

2.4 要加强档案管理人员队伍建设

想要做好基层档案的管理工作必须要具有质量高的档案队伍，档案工作人员的专业知识和综合素养体现他们的整体质量，所以基层档案的管理必须要重视档案工作人员的选拔和聘用。要加强档案工作人员的学习和培训教育。档案工作人员的专业知识水平直接影响基层档案的管理，所以必须抓紧对人员的培训教育，安排定期的学习和培训活动，努力提高人员的综合素养。要完善档案工作人员的考核制度。基层档案工作人员的选拔聘用不能随意进行，必须要通过严格的考试和审查引进高水平的专业人才，提高档案管理后备队伍的整体质量，减少兼职工作人员，使档案工作人员的配置更合理和专一。

2.5 要加强档案的收集、整理

档案的收集、整理不是一个档案工作人员能完全做到的，要多加宣传，把档案的重要性宣传到位。只有各单位各部门都意识到档案的重要性，把他们手中形成的档案材料自觉交到档案管理人员手中才能做好档案的收集、整理工作。还要建立岗位责任制，将文件材料收集、整理工作列入单位领导、档案管理人员的目标责任制中，并进行年度考核，更好的督促档案的收集、整理。

2.6 逐步实现基层档案管理电子化、信息化，适应时代发展的要求

随着以计算机技术为核心的信息时代的到来，文件电子化、办公自动化的趋势愈加明显，档案信息化的进程进一步加快。当前，在基层档案管理工作中必须以科学规范的纸质档案制度为基础，不断向电子档案机制发展，做好专业素质过硬的人才储备工作以及建设电子档案所需设施的配备工作。

3 结语

总之，基层档案是基层单位不可缺少的历史财富，对基层单位各项工作有重要的意义，基层档案管理是全部档案工作的基础，所以千万不能忽视基层档案的管理工作。要努力改善基层档案管理目前存在的问题，必须要做到管理的规范化，重视基层档案的管理工作，这样才能使档案管理有序、高效地进行。

参考文献

[1]饶明杰.浅谈基层档案工作存在的问题及建议[G].“纪念建国60周年”档案学术研讨会论文集，2009（11）.

[2]常文娟.改进基层单位办公室档案管理的思考[J].办公室业务，2013（16）.