论知识管理环境下的企业档案工作

李瑶 王峰

摘 要：本文在知识经济的背景下，阐明了企业知识管理与企业档案工作的关系，同时指出知识管理环境下企业档案工作的问题，并尝试探讨了二者之间的协同策略。

关键词：知识管理；企业档案；档案工作；措施

在知识经济时代下，知识是企业重要的战略资源，知识管理是企业生存与发展的核心竞争力。企业档案室企业重要的知识资源，企业档案管理是对企业档案知识的管理活动和过程，是企业知识管理的重要内容。

1 企业知识管理与企业档案工作

1.1 企业知识管理

知识从形式上分为显性知识（Explicit Knowledge）和隐性知识（Tacit Knowledge）。显性知识指可以用规范化和系统化的语言进行传播，可以用语言、文字、数字、图表等清楚地表达，以文件、数据、档案、图表、影像、程序等显示的结构化或半结构化的信息，也叫做编码知识。隐性知识指物化在机械设备或隐藏在人们脑海中的知识，也称隐含知识，是高度个人化的知识，难以表达清楚、隐含于过程和行动之中，难以规范化而不易传递，主要包括经验、技巧、诀窍、信仰、世界观、思维模式以及员工潜能等。显性知识属于物质形态的范畴，易于利用数据和IT技术进行整理和存储，可以通过技术手段来进行管理。隐性知识属于意识形态的范畴，难以把握、交流和共享。

知识管理就是应用现代技术对知识资源（包括显性知识和隐性知识资源）进行管理，以促进知识创新的活动，包括知识资源管理、知识技术管理以及知识思维管理三个方面。知识资源管理就是管理知识信息或与知识有关的信息以及记录知识和信息的载体，主要管理企业内的显性知识资源。知识技术管理指知识管理的实践活动，目标在于建构一套保障知识管理活动顺利进行的技术平台。知识思维管理是管理企业内的人力资本，包括建立协同的企业文化、协同的工作环境、协同的思维模式等，其目标是通过思想文化渗透实现对组织内隐性知识的管理。

企业知识管理是对企业所拥有的的知识资源进行识别、获取、开发、分解、存储、传递的过程，通过促进知识共享，鼓励知识创新，实现知识增值。它是将企业知识的管理渗透到战略管理、市场营销、人力资源管理、生产管理、企业文化建设等方面，利用企业的集体智慧来提高企业的应变能力和创新能力，增进企业经营绩效的手段和过程。

1.2 企业知识管理与企业档案工作的关系

企业知识管理与企业档案工作既有联系又区别。

它们之间的联系表现在：企业档案直接记录并反映了企业生产、管理等各项活动，是企业、发展过程中形成的知识财产，是企业显性知识的重要组成部分，是企业知识管理的对象；企业知识管理与企业档案工作的最终目的都是为企业获取利益和持续发展服务；企业知识管理离不开企业档案管理，企业档案管理是企业知识管理工作的有机组成部分，服务于企业知识管理工作的开展。

二者区别在于：首先从管理范围上看，企业知识管理的范围更广，不仅涉及企业内部知识的管理，还包括外部与企业活动有关知识的管理；不仅包括对可以通过编码方式表达的显性知识的管理，更重要的是对难以形式化、高度个体化、存在与人脑中的隐性知识的管理，即以人的主观意志为管理对象。而企业档案管理范围主要是企业管理、财务、人事、生产、销售等活动中产生的原始记录。其次从管理内容上看，企业知识管理重在对信息和知识的内容的管理，即综合利用企业内部、外部以及组织成员的显性和隐性知识、经验，通过人、技术、组织三要素的共同作用，不断地进行知识创造和知识更新。企业档案工作的侧重点则在于对档案实体的管理，无论是管理传统的纸质档案还是电子档案，都需要在内容上保持档案信息的原始性。

2 知识管理环境下加强企业档案工作的措施

2.1 培养知识型人才，提高企业档案人员的素质

知识经济是一种创新经济，档案管理体系创新应以实施知识型人才战略为核心。一方面，新型的档案管理方式要求档案人员应是知识型高素质人才，而不是简单的手工劳动者；另一方面又要求管理者能以新的方式、新的观念全方位发掘、培养、选拔档案人才，建立档案人才库，并不断尝试采用新的模式高效率地使用和激励档案人才，充分发挥其聪明才智，为档案管理事业发展提供智力支持。

2.2 增强企业档案的标准化建设

标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。企业在标准化进程中，要把有关的科技文件材料汇总起来，进行分析研究，参照国家和上级的有关规定，制定出具体的档案工作标准：档案本身标准化；企业档案整理的标准化；档案分类排架的标准化；企业档案服务标准化。

2.3 提高档案信息的竞争力

企业档案信息对企业信誉塑造、品牌推广、商务沟通、企业形象定位等都具有重要作用。企业档案部门要由面向企业内部提供常规服务转向面向市场管理而服务，依托企业中丰富的档案信息资源，结合档案信息化的要求，对档案信息内容进行筛选、提炼并通过数字化、网络化的传播，把企业档案部门建设成为信息发布、管理、交流的中心，使之成为提高企业综合竞争力的重要部门。

2.4 加强对檔案信息的编研

知识经济决定了企业档案必须把提高经济效益服务作为工作的主旋律，档案编研是档案工作提供利用服务的重要手段。在日常工作中档案人员应及时捕捉企业生产经营活动的热点，主动对所藏档案信息进行分析、研究，并与科技人员携手，编制出符合企业生产实际的、高质量的档案编研材料，使档案信息转化成有用的知识，以获取更深层次的研究成果。

2.5 建立健全知识库系统

知识库系统可以将隐性知识转变为显性知识加以存储，将个人的知识库转变为组织的知识库加以利用。知识库是显性知识的集合，除了所藏档案资源以外，还要特别重视收集档案管理人员和其他员工在工作中创造的知识成果以及来自利用者的信息和知识。知识库系统的有效运作依赖于传输网络和企业内部网络，运用系统则需要用到全文检索、数据挖掘等技术，企业档案部门应及时跟上信息技术发展的步伐，采用信息技术来完善自己的知识库系统，更好地为企业管理者提供决策的依据。

2.6 强化企业档案工作的服务功能

档案对企业的服务应是全方位的。企业档案部门应不断创新观念，调整服务思路，打破原有单一的等利用者上门的被动型服务模式，主动服务、超前服务，以及为企业提供参与竞争、围绕企业经济高效运行的跟踪服务，建立新型的优质服务体系，提高企业档案工作在企业中的地位，促进档案事业的全面发展。

3 结论

企业档案管理是企业管理的基础性工作，是企业的信息交流中心，对企业的发展起着举足轻重的作用。在企业知识管理的环境下，企业档案部门应当引进、吸纳并实施现代知识管理对档案管理有提升价值的理念和技术，通过改革现今企业档案管理传统模式和管理策略，变被动为主动，介入企业知识管理的过程之中，发挥企业档案部门在知识、信息管理中的优势，从而提高档案部门在企业知识管理布局中的作用，为企业创造更大的经济效益和社会效益服务。

参考文献

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