编辑加工及Word软件应用

高静

【摘要】随着中国计算机事业的不断发展，传统的编辑出版工作方式发生了根本的改变。编辑加工从过去的纸质手写方式转变为利用计算机编辑软件进行。现代编辑加工中最常用的软件便是Microsoft office中的字处理系统——Word软件，而Word软件的熟练应用可以在很大程度上提高工作效率，保证审稿质量。

【关键词】编辑加工 Word 应用

编辑加工是书刊出版的一个重要工作环节，稿件只有通过编辑加工后，才能达到齐、清、定的标准，才能确保书刊的质量。而计算机作为一种高速度、高效率、高技术的现代化工具，促进了传统编辑业务方式的改革，成为编辑办公自动化的一个重要工具，也为现代化编辑加工工作提供了有力的保障。

一、编辑加工和Word软件的概述。

（一）编辑加工的定义及范围

编辑加工是对稿件进行全面的、细致的加工和整理。是通过审稿后进行的加工整理工作，也是审稿工作的继续。加工时要做到内容表述的准确性，语言文字的通顺流畅，并符合语法逻辑；整理时要做到从材料的内容和层次上出发，删除不必要的东西，做到体例格式的统一，使稿件达到同一标准下的规范、统一。

编辑加工的范围：包括内容、文字和技术的加工。内容加工必然需要进行文字加工，文字加工是使内容表述准确的基础。技术加工，是在文字加工、内容加工的基础上进一步进行的加工，由此使整个稿件达到规范化、标准化，使内容和形式更趋完美。文字加工主要包括对主题、章节、层次、段落，文章标题，繁琐简练，语法逻辑，标点符号等的修改。技术加工可使原稿清晰，保证排版、校对顺利进行，内容主要包括确定版式、批注加工、图表加工。

（二）Word软件的定义及实用性

Word软件是微软公司开发的系列软件Microsoft office中的字处理系统，具备较强的文字处理、排版功能。如页面布局，图表制作，多文件合并，以及字体字号、文本样式设计等，还具有多窗口功能，可以在同一窗口同时显示两个以上文件，或打开其他软件。也可将文件转换成文本格式与印刷排版软件兼容。但用它制作的表格格式是不能兼容印刷排版软件的，只能用“表格转换文本”功能保留住表格中的文字，由排版人员按所需的表格形式制作成相应的表格，这样可减少文字录入时的错误率。

二、编辑加工中的Word应用方法

应用Word软件进行编辑加工是现代编辑工作不可或缺的一个工序。前面所述文字加工涉及最多的就是修改。修改是指改动、删节或增添，改正，纠正修改有错误的文本，主要是为了达到提高稿件质量的目的，包括四种方法：删、增、理、换。以下就浅谈一下在编辑加工中较常用的几种Word（2007版）软件的应用方法：

（一）隐藏语法错误标记

在打开Word文件时，会发现在页面上可以看到多处文字下方有红红绿绿的波浪线，这是因为Word会自动检查稿件中文字的拼写和语法错误。经过检查后，认为是拼写错误的，就会在文字下自动加上红色波浪形下划线；认为是语法错误的，则加上绿色波浪形下划线。但有些检查结果仅仅只是一个提示或建议，很多时候是没有作用的。如果觉得这些线影响视觉效果，可以将其隐藏。在功能区点击“审阅→拼写和语法→选项”，在“只隐藏此文件中的拼写错误和只隐藏此文档中的语法错误”选项前打勾后点击“确定”，拼写和语法检查出来的错误标记就不见了。

（二）统计稿件字数

刊物在总体框架设计时，因内容、版面等原因会对篇目、条目等作一个预设的字数限制，所以在审稿编辑过程中，就需要对来稿的字数有一定的控制，这时Word中的字数统计功能就非常实用。当打Word文件时在状态栏中，会自动统计显示出整个文件的总字数。还可以将文中所需统计的部分文字“拉黑”，那么状态栏中会显示“拉黑”部分的字数及总字数。若要了解更详细的情况，在功能区中点击“审阅→字数统计”，就会出现详细的统计信息框。

（三）修订稿件加标注

初步编辑加工过的稿件还要经过多人审阅（修改），复审人员需要一眼就能看出哪些是原稿内容，哪些是修改过的部分，便于做出正确判断。这时就可使用Word的审阅修订功能。打开原稿文件，在功能区点击“审阅→修订”后，在阅读修改稿件时，Word就会自动在修改过的内容上插入修改标注或批注。若打开修订下拉菜单，点击“修订选项”，对不同复审人员的修改设置成不同的颜色，就可分辨出每个复审者的修改内容。

（四）移动较长文本文字

在编辑加工文件时，经常会调整整行、整段的文字位置，最常用的是“拉黑”内容拖曳移动，但如果移动的位置离原位置较远，且文本文字较长，操作起来就会很麻烦。这时就可以利用“F2”键来进行精确移动。先将需要移动的文本内容“拉黑”，再按下键盘上的 “F2”键，屏幕的状态栏中就会出现“移至何处？”的提示，这时再将光标移动到所需要的位置按下回车键，“拉黑”的部分就移动到了需要移动到的位置。

（五）合并多个文件

在编辑加工中时，经常会需要把多名撰稿人的稿件汇总在一个总篇目中，那么就要把多个Word文件连接到一个文件中。若需要连接的文件太多，“复制”一个文件“粘贴”一次，多次反复进行同一操作较为繁琐，这时如果利用“插入对象”功能就能轻松实现。在打开的第一个文件中，点击页面功能区的“插入→对象→文件中的文字”，这时会弹出一个对话框，在对话框中浏览并找到要插入的文件进行选择后，点击“插入”。如果有多个要插入的文件都能在此对话框中显示出来，则可“拉黑”全部文件，再点击“插入”，就可以完成一次性多文件的连接。

（六）为Excel文件建立超级连接

稿件中经常会配有表格，但很多时候来稿的表格是Excel文件，若要插入到Word文件中是不行的。看内容时，每次都要先打开Word文件，然后又打开Excel文件在它们之间相互切换，这样很不方便。要解决这个问题就可以试试Word中的超级连接。首先请打开源文件，将光标移动到要插入Excel文件的位置，然后在页面功能区中点击“插入→超级链接”，在弹出的对话框中找到要插入的Excel文件选择后点击“确定”，这样建立好超级鏈接后，在光标位置就会出现蓝色字体加下划线的Excel文件名，如“云南年鉴社.XLS”。如果下次要参考这些内容时就不用在打开这个文件了，可以按住键盘上的“Ctrl”键，然后再单击“云南年鉴社.XLS”，系统就会自动打开文件名为云南年鉴的Excel文件。要链接其他不同格式的文件此方法也同样适用。endprint

（七）查找和替换

在应用Word编辑稿件过程中经常会使用到查找和替换功能。而在页面功能区单击“开始→查找或替换”，就会出现“查找”或“替换”的对话框，点击对话框中左下角的“更多”就会显示出更多复选项和3个功能按钮。

1.复选项。（1）“区分大小写”，勾选此项后，在查找内容框中输入的包含大小写字母的文本后，进行查找时只能查找大小写字母都与之完全相同的文本，否则会查找只是与字母相同的文本。（2）“全字匹配”，勾选此项后，查找的是与查找内容框中与输入内容完全相同的单词，而不查找含有该单词的其他单词。如：在查找内容框中输入“Word”，勾选此项后，则只查找“Word”这個单词；若未勾选此项，查找的结果可能有“Word、Word2003、Word2007、Word2010”等。注意此功能只适用于英文。（3）“使用通配符”，勾选此项后，就可以在查找内容框中输入通配符配合文本进行查找。（4）“同音（英文）”，勾选此项后，查找的是与查找内容框中输入单词发音相同的全部单词。（5）“查找单词的所有形式（英文）”，勾选此项后，查找的是查找内容框中输入单词的现在时、进行时、复数等多种形式。如：在查找内容框中输入“do”，查找的结果可能有“do、doing、does”等。（6）“区分全/半角”，勾选此项后，就可以在查找内容框中用全角和半角的方式输入数字和符号，查找时就会按全角或半角格式来进行。

2.功能按钮。（1）搜索。用于指定查找的范围。选中“全部”，即从文件开头至文件末尾进行查找；选中“向下”，即从光标位置至文件末尾进行查找；选中“向上”，即从光标位置至文件开头进行查找。（2）格式。点击此按钮，在弹出的选项菜单上，会出现“字体、段落、制表位、语言、图文框、样式、突出显示”等复选项，点击复选项后，又会出现相应的对话框，根据需要进行设置后，就可进行不同样式的查找。（3）特殊格式。点击此按钮，在弹出的选项菜单上，会显示“段落标记、制表符、任意字符、任意数字、任意字母、分节符、分栏符、省略号”等复选项，点击复选项后，会在在查找内容框中出现相应的功能符号，就可进行特殊符号的查找了。

（八）针对不同对象浏览

打开一个Word文件后，在页面垂直滚动条的下方，有一个 “选择浏览对象”的小圆点按钮。点击后会出现一个选项菜单，包含“定位、查找、按编辑位置浏览、按标题浏览、按图形浏览、按表格浏览”等选项，点击后就可以根据所选对象进行快速查找。如编辑加工的稿件较大且有很多插图，而只想看文中的图形时，每看一张后可能会要翻很多页才能看到下一张图，这时如果点击“按图形浏览”，则会直接跳到下一张图，用键盘上的翻页键就可直接跳转到上或下一张图。

（九）定位到上次编辑位置

在编辑加工较长文件时，由于内容较多不能一次看完，再次打文件时又要重新查找上次编辑的位置，很麻烦，这时可使用Word的书签功能来解决。将光标移至最后编辑加工的位置，在页面功能区点击“插入→书签”，在弹出对话框的书签名处输入一个书签名，如：输入“快速定位到上次编辑位置”，点击“添加”。当第二次打开这个文件后，点击“插入→书签”，在弹出的书签对话框中，选择“快速定位到上次编辑位置”书签名，单击“定位”，即可回到上次编辑的位置。如果是在已打开的文件中进行编辑，则可重复按下“Shift+F5”组合键，使光标定位到Word最后三次编辑的位置，并在三次编辑位置之间循环。

（十）多次使用格式刷

在Word编辑中常会使用格式刷，使文本的格式统一。如果单击“格式刷”时，只能对一处的文字进行使用；如果双击“格式刷”，就可以多次重复使用“格式刷”，使多个位置的文字统一成选定的格式。

（十一）插入当前日期或时间

在修订稿件的过程中有时需要加上最新时间和日期，这时可以有两种方法。一是在页面功能区点击“插入→日期或时间”来实现，二是利用键盘上的“Alt+Shift+D”组合键来实现。两种方法的不同之处是，第一种方法可以先设置不同国家、地区的语言格式，按所需的格式插入。而第二种方法一般插入的都是英语格式的时间和日期。

三、结语

应用Word软件进行编辑加工在现代编纂出版刊物过程中起着重要的作用，但在印刷排版时是不用Word软件排版的，所以在编辑加工中Word的很多功能都不需要使用，如版式设计、分栏设计、图表制作等等。尽管如此，Word软件在编辑加工过程中依然是不可缺少的，其快速、便捷、准确、易改的特性是过去纸质手写修改方式无法比拟的。所以在新时期或将来的编辑加工工作中，Word软件的熟练应用是提高工作效率和质量的保障。

参考文献

[1]吴重龙，白来勤主编.编辑工作手册.北京：华艺出版社，2004（04）.

[2]施业家.数字时代下期刊编辑工作的再认识[J].江汉大学学报（社会科学版），2015（12）.

[3]王春林主编.科技编辑大辞典.上海：第二军医大学出版社.2001.第294页.endprint