如何提高检验检测机构内部审核的质量和水平

郭苏平

（三门峡市环境监测站 河南三门峡 472000）

引言

内部审核（以下简称“内审”）是检验检测机构自己独立组织对其质量管理体系运行情况进行的有计划、系统的检查活动，对于发现问题、改进管理具有特别重要的作用。只有通过开展切实有效地内审，才能如实反映管理体系的适宜性，才能真正发现不符合项，并采取纠正措施或预防措施予以控制，防止类似不符合项的再发生，规避检验检测机构潜在的风险，最终实现管理体系的持续改进和有效运行。

1 检验检测机构内部审核现存问题

1.1 重视程度不足

一些机构往往把内审看作应付第三方审核检查的需要，存在敷衍了事的态度，并没有对照《检验检测机构资质认定评审准则》(以下简称“评审准则”)和本机构质量管理体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书，记录表格）等要求去系统、客观、深入地开展内审，致使最终提出的不符合项基本上都是一些表面问题。同时，也存在内审范围并没有涉及所有的分支结构，忽略各部门及其职责和权限，资源配置情况，检测结果的所有过程及其符合性，相关的重要活动和领域，这样的内审只流于形式，没有任何价值可言。更有甚者，未实施内审而凭空编制内审记录和内审报告。

1.2 内审员综合素质偏低

内审员即便是参加了专业培训考核，但做不到及时消化吸收和融会贯通，到了实际工作中不能学以致用，通常会存在对评审准则的理解不够，对本机构的质量管理体系不熟悉，对内审的重点不清楚，对审核技巧掌握不足，对内审检查记录表的编制和填写、描述不完整等现象，这些都导致了内审结果的空洞，内审过程无法得到追溯。

1.3 策划工作不到位

按要求检验检测机构每年应至少开展一次内审，实施内审之前应充分予以策划，这一点尤为重要。然而目前多数机构内审的策划存在沿用多年未变的方案，并未将频次、方法、职责、要求和报告等要素考虑进去，没有紧密结合本机构上一年度的内审和管理评审结果以及第三方评审中发现的问题，有针对性的策划、制定方案，导致出现只是为了内审而内审的情况。

1.4 内审未实现全覆盖

内审最容易忽略的环节就是对一些关键岗位人员的审核。由于对内审活动性质存有错误理解，为了不找领导的“麻烦”，一些机构在策划、实施内审活动时会有意识淡化或取消对其最高管理者、领导层成员和档案管理员就管理体系问题进行的审查。亦或安排了，内审员也会有所顾虑而草草收场，根本查不出实质性的问题。

1.5 缺乏有效的跟踪验证

虎头蛇尾的内审，即初期进行了认真的审核，提出了不符合项，但在制定、执行纠正措施或预防措施方面却应付了事，而内审员又碍于情面，未真正检查是否落实到位，后期缺乏有效的跟踪验证。

2 提高检验检测机构内部审核质量和水平的建议

2.1 领导层的高度重视

内审工作必须得到机构领导层的高度重视与大力支持，否则很难开展和收到实效。要知道内审工作不单单是内审组成员的事情，它是机构的一项重大活动，与每个部门、每个人都息息相关。领导层可以要求被审核部门负责人、被审核人员在内审期间不得请假，并积极配合内审组工作，以保证内审工作的如期、有效进行。当然领导层如果能参与到内审中来是最好了，这样能知其然也知其所以然，明确内审员分工和工作进度，保证各内审员获得所需的资源与支持，将对内审成效起到一定的推动作用。

2.2 充分的策划与准备

内审结果的有效性取决于内审策划是否充分，策划工作包含的内容较为广泛，主要应从制定计划、选定内审组、编制内审实施方案与现场检查表等方面重点把控。

2.2.1 下发年度内审计划文件

建议以红头文件形式拟发《关于开展年度内部审核计划的通知》，在文件中明确内审时间和内审组长，报质量负责人审核，经最高管理者批准签发后，下发至机构各个部门，使全体人员了解该项工作的安排。

2.2.2 选取合格的内审团队

内审质量的高低取决于内审员的综合素质和责任意识，检验检测机构应选取熟悉本机构质量管理活动的人员担此重任，能够正确理解评审准则、清楚内审的工作程序、掌握内审的技巧方法和熟悉本机构质量体系要求和工作流程、具备编制内审检查记录表、开具不符合项报告并能切实加以跟踪验证的能力，且具有实事求是的工作作风、踏实负责的工作态度和思维灵活的工作方式，思想上能够与时俱进，行动上具有准确判断和分析的能力。

2.2.3 制定详细的内审实施方案，并提前一个月公布

其内容至少应包括：内审目的、范围、依据，内审组长及成员，首次及末次会议时间，被审核部门名称、责任人、被审核时间、审核内容及负责审核的内审员等。实施方案不应千篇一律，应紧密结合本机构上一年度的内审和管理评审结果以及第三方评审中发现的问题，有针对性的制定本次方案，一定要避免沿用多年一成不变的模式，这样才有利于提高内审工作的实效。

2.2.4 编制具体的内审检查记录表

根据实施方案的任务分工，内审组长组织编制内审检查记录表，通过编制现场检查记录可以先行熟悉被审核部门的工作流程和审核重点，在审核中灵活选择采取“听、看、查、问、考”等形式，对有效审核有很大帮助。这里可以从两种形式来体现：一是按部门，即从被审核部门职能出发，与准则条款和体系文件要求的内容逐项对应，一一列出；二是按流程，即从机构检验检测的主要流程出发，一项项查流程的接口是否明确、流程职能中规定的是否都做到位了等。无论如何编制都应涵盖所有内容，确保内部审核的全覆盖性，通常应包括评审准则的“条款”、审核内容、审核形式、审核结果以及内审员签字等信息。

2.3 严格执行整改措施并跟踪验证

内审的目的是发现、解决问题，因此对不符合项的整改是内审工作的关键所在，必须加以重点关注和控制。针对内审中发现的问题，以不符合项及跟踪验证记录表的形式发至责任部门负责人，签字确认后，由被审核部门对不符合项进行认真研究分析和梳理，在排查问题产生原因的基础上，说明不符合项的类型、建议采取的措施及计划完成整改时间，经内审员同意后，有针对性实施纠正措施或预防措施，及时向内审组通报整改进展情况。

这里尤其要搞清楚纠正措施和预防措施二者的区别：纠正措施是对已发现的不符合项或其他不期望情况的原因所采取的措施，是一种“追本溯源”行为，目的在于防止类似不符合项的再发生；预防措施是对潜在不符合项或其他潜在不期望情况的原因所采取的措施，是一种“防微杜渐”行为，目的在于提前采取措施防止不符合项的发生。

2.4 及时做好资料归档

由内审活动所产生的年度内审计划、内审实施方案、现场检查表、不符合项及整改跟踪验证记录、内审报告等记录均应清晰、完整、客观，及时保存和归档。此外，由其衍生的纠正措施记录、预防措施记录及所导致的管理体系文件修订均应记录并存档，这些都是追溯内审工作的重要依据。

2.5 同类机构间可以开展交叉内审

交叉内审是内审的延伸，是最高管理者了解机构发展中真实情况的最有效方式。不同机构的管理模式和人员的惯性思维也有所不同，内审人员的素质和专业技术能力也会有所不同，若通过较好的同类机构的内审员开展交叉内审，会发现本机构内审发现不了的问题，该机构就能及时查找原因并采取相应措施，避免长时间的数据失真，消除潜在风险。

结语

内审是检验检测机构的一项质量管理活动，是验证机构质量管理体系是否满足评审准则或其他文件的要求，是否得到持续、有效运行的一种重要手段，内审结果也是管理评审的一个输入项。想要提高检验检测机构内审工作的质量和水平，避免出现走过场的现象，就必须要有领导层的高度重视与支持，要有一个正规的内审程序，要有一支高水平的内审团队，要有一个全面细致的策划准备，要有一个客观、公正的实施过程，要有一个有效的整改与跟踪验证，要有一份详尽的内审报告，要有一整套详细完整的记录，要有完善的资料归档。此外，合理确定内审频次与时机也十分重要，当机构出现重大变化、重大质量事故或其他影响检验检测业务开展等情况时，一定要及时组织进行计划外的内审。只有切实做到以上要求，才能使检验检测机构更好地保证质量管理体系具备较好地适宜性、有效性，并不断得以改进完善和良好持续运行。

[1]国家认监委.检验检测机构资质认定评审准则[S].国家认监委国认实(2016)33号,2016.

[2]冷元宝．检验检测机构资质认定内审员工作实务（试用版）.2016.3