电子档案管理工作的几点思考

王驰　何珍　秦占霞

【摘要】电子档案是信息共享与增长适应形式的必然要求，随着科技形式的发展与提高，处在当前的信息时代，应该做好电子文件档案管理工作，保证档案信息的准确完整性，让使用者更为便捷地查询到自己所需要的信息，转变传统的档案服务方式，是新时期档案工作的首要任务。本文就电子文件文书档案归档提出几点思考与建议。

【关键词】电子档案；分类；管理

电子文件是由计算机直接处理形成的文件，可在计算机上随意进行更改，所以档案的电子档案有易更改性，相对于传统纸质档案的不可编辑而言，为非法操作提供了便利。并且随着数据量的增加，数据的存储方式也面临着严峻的挑战。传统的管理方法新时期不再适用，管理者需要掌握足够的计算机与网络知识。

一、电子档案文件的分类

（一）文件功能分类。分为主文件与支持文件，主文件最能体现作者意图，表达信息内容的文件；支持文件是支撑主文件运行的文件。两者是相互依附的关系，就像“鱼与水”“植物与土壤”。

（二）文件形式分类。1.文本文件，包括由可打印字符组成的纯文本文件，一般文件后缀为“.txt”，一般为电脑自带文本，不需要下载其他软件即可打开直接阅读，还包括带格式的文本文件，一般后缀为“.docx、.doc、.docx、.wps、.dps、.et、.rtf”，需要安装相应的软件进行阅读，在纯文本文件的基础上也会同时记录格式信息。2.图形图像文件，图形文件是运用编辑软件绘制或采集的图片，根据编辑软件的不同会产生不同的后缀，常用文件后缀为“.psd、.cdr、.ai”；图像文件，由相机或扫描机产生图像的最为常见，一般文件后缀为“.gif、.png、.jpg”。3.音频文件，声音被记录下后所形成的文件为音频文件，常见文件后缀为“.wav、.aif、.au、.mp3、.ram”。4.视频文件，由一系列静态的图像及实时的音频组成，常见文件后缀为“.avi、.mov、.rm、.asf、.mpeg”。5.数据文件，是各类数据库文件，例如图像、声音、视频都是由一系列数据编码生成的，储存这些数据的文件就是数据文件。6.命令文件，是一种计算机程序，常见后缀为“.prg、.exe 、.com、.bat”。

（三）文件载体分类。1.磁盘文件。磁盘文件分为软盘与硬盘两类。现在的磁盘文件通常为硬盘，软盘储存量小，并且随着科技的发展已经被淘汰。2.磁带文件。可记录声音、符号的介质，现在取而代之的为新一代记忆设备SD卡。3.光盘。是存储图像、文字、声音、视频等数据的储存器。

二、电子档案文件的管理

（一）电子档案的保存。电子文件的建立，首先要制定保证电子档案完整性并且能够能长期保存的档案体系。做好数据备份工作，在日常电子档案的管理中，应该注重定期进行数据备份工作，这样可以有效应对计算机或介质器因意外事件损坏或老化磨损后的数据恢复工作，减少电子档案损毁所带来的损失。并将备份分别存放在三个独立的物理存储介质中，实现“每月一备，三地三备”的要求，这样可以预防自然灾害或者人为损毁丢失等所造成的毁灭性的灾难，从而提高数据抵抗安全隐患的容灾能力。

（二）信息安全。电子文件不同于纸质文件，电子文件的使用必须依附于计算机等电子设备，信息具有易复制、传播的特点，所以要做好网络安全。通过全面系统的技术层面和非技术层面的防御措施，建立电子档案安全保障体系，为电子档案管理系统提供一个安全环境。1.防火墙的应用。防火墙的作用在于隔断内外网之间的联系，负责网络之间的安全认证与传输，也是网络安全最基本的保障。在电子档案管理系统与外网连接处安装防火墙软件，它可以通过用户的会话、应用协议、访问信息等资源进行监测，从而保障控制网络边界访问的安全性。2.运用杀毒软件防止病毒入侵。计算机安装正版杀毒软件，并做到定时扫描，因为病毒的傳播主要依赖于网络，杀毒软件在计算机接触网络资源的同时，会阻截来自Interne病毒文件的入侵。3.建立局域网。对计算机使用隔离卡，使档案系统隔离互联网的接入，并且杜绝使用移动设备，避免移动设备的病毒带入电脑，阻截病毒的交叉传播，彻底使病毒阻隔在内部网络之外。4.提高电子档案管理人员的安全意识。电子档案管理人员的安全意识是电子档案管理的重中之重，大多数病毒的入侵是人为原因。电子档案专用电脑不允许访问外部网络，一旦电脑感染了病毒或者被非法访问，造成数据损毁、修改或丢失，便不可挽回；电子档案专用电脑不要安装与工作无关的软件，并且一定要安装正版软件；电子档案专用电脑不要使用U盘等USB移动设备，这些移动设备通常在多个电脑之间拨插，传染病毒的几率较大；对于来路不明的文件不要轻易打开，提高警惕性。5.遵守规章制度。为切实保障电子档案的安全，电子档案管理人员必须遵照和熟悉国家档案管理的各项规章制度与管理条例。

三、结语

信息时代的数字化档案在对电子档案管理人员带来挑战的同时，也给档案部门带来更大的机遇。档案管理人员必须积极学习新知识并进行消化吸收，才能做好电子档案的管理与维护，共同推进电子档案发挥更大的价值，以适应信息时代发展的需要。

【参考文献】

[1]蒙海理.电子文件对档案工作的影响及与纸质文件的共存[N].西昌师范高等专科学校学报， 2004，3（16）.

[2]仪征市城建档案馆.电子档案存储工具的选择及介质的存放[EB/OL].http：//www.yzcjda.cn/html/daby/200807/28-36.html.endprint