办公自动化系统在海洋档案管理中的应用

李玲

【摘要】电子档案的发展和应用，促使档案管理工作更加即时有效，推动了海洋单位的快速发展。本文首先分析了办公自动化系统的应用价值，然后阐述了在海洋档案管理中的应用，最后指出提升管理质量的几点措施，以供参考。

【关键词】办公自动化；海洋档案；管理；应用价值

办公自动化属于一种综合性技术，起源于上个世紀70年代的发达国家，主要是利用计算机设备，对办公室工作进行处理。基于该系统下，能实现信息的输出、输入、储存等，不仅加快了信息流动性，而且提高了信息真实性。近些年来，随着网络信息技术的发展，办公自动化系统在海洋单位中得以应用，尤其是档案管理方面，以下对此进行探讨。

一、办公自动化系统的应用价值

（一）提高管理效率。从海洋单位的功能来看，档案可以分为观测、监测、预报、海洋管理、科研、文书、会计、人事、基建等方面，直接影响海洋单位的运营发展。应用办公自动化系统，改变了传统人工操作的模式，促使档案管理工作更加科学合理，在减轻工作人员劳动量的同时，也提高了工作效率。

（二）文件安全保存。办公自动化在应用期间会形成电子档案，是信息记录、保存、传递的重要载体，从纸质档案转变为图像、影像等，体积更小、寿命更长，而且保存更为容易。根据实际工作需要，可以选择不同载体保存档案信息，例如U盘、硬盘、VCD等。分析这些储存设备的特点，受外部环境的影响小，具有较强的稳定性，读写更加方便。

（三）实现资源共享。以计算机网络技术的应用为例，海洋档案的管理工作更加规范，信息的使用能突破时间、空间的限制。不同部门之间可以通过网络，实现档案信息的动态管理。而且，对档案设置访问权限，能提高档案的安全性。

二、办公自动化系统在海洋档案管理中的应用

在海洋档案管理中利用办公自动化系统，就是采用现代信息技术对档案内容进行整合，构建出数字化管理平台，并通过互联网实现档案信息的共享。具体应用如下：

（一）档案的收集。电子档案取代传统纸质档案，管理工作应该延伸到系统设计阶段，一般采用扫描设备对档案内容进行识别，然后制定统一的、规范的电子档案格式，将档案内容录入其中，为分析处理工作打下基础。

（二）档案的分析检索。在档案分析上，主要是结合海洋单位的业务和发展情况，对档案文件进行分类，开发查询检索功能，实现电子档案的鉴定、编目、排序、保存等。为了实现管理的流程化，应该制定工作标准、明确工作人员的职责，减少外界因素的干扰。而且，办公自动化系统的应用，应该和档案管理工作有机结合，保证电子档案格式的统一性。在档案检索上，电子档案完成归档后，要想在数据库中及时检索出目标文件档案，就应该利用检索功能，开发出适配文件搜索的程序。

（三）档案的保存利用。办公自动化系统在应用期间，要想提高管理效率，还应该制定档案输入、存储机制，保证档案管理的时效性，及时更新数据库。将档案系统和密集架、温湿度仪等进行集成，实现库房管理的智能化，保证档案资源的安全性。依托于数字海洋专网，利用办公自动化系统的归档接口，可以实现档案系统、业务系统之间的连接，实现资源共享服务。如此办公，打破了系统内部的孤岛式信息建设，兼具虚拟陈展、专题浏览、即时检索等功能，实现档案信息的开放与利用。

三、提高海洋档案管理质量的措施

从实际工作来看，海洋档案管理期间应用办公自动化系统，出现的问题包括：归档管理制度缺乏、电子文档的形成和归档脱节、工作人员自身素质差等。对此，相应的改进措施如下：

（一）完善归档制度。档案管理部门应该及时收集满足归档要求的电子文件，并填写登记表；归档时以“件”为单位逐一管理、完成编目；档案室工作人员要评估文件的真实性、完整性。另外，考虑到电子文件是利用计算机硬件和软件形成的，归档时还要检测文件信息的安全性，看有无感染病毒，确保和软件、硬件的技术条件相符合。如此，文件归档后在寿命期限内，才能正常显示和利用。

（二）分析功能需求。从档案管理系统、办公自动化系统本身出发，应该分析文件处理的业务流程，明确不同阶段的系统需求。站在海洋单位的角度，应该组建三方团队：1.办公自动化系统开发团队；2.信息技术部门；3.档案管理部门。准确分析档案管理的需求和特征，避免管理工作和技术相脱节，实现两者的有效衔接，才能满足文档管理一体化的目标。

（三）提高人员素质。档案工作人员是海洋档案管理的经手人，因此管理效率和质量会受到工作人员技能素质的影响。伴随着档案数量的不断增多，对于工作人员的综合素质提出了更高要求。海洋单位应该定期组织员工进行培训学习，掌握先进的管理思想和技术方法，树立高度责任心，从理论知识、实践技能两个方面提升自我；同时制定考核制度和激励措施，激发员工积极性，促使档案管理质量不断提升，紧跟社会发展的需求。

四、结语

综上所述，办公自动化系统的应用，能提高管理效率、文件安全保存、实现资源共享。在海洋档案管理中，集中体现在档案收集、分析检索、保存利用等方面。为了提高管理质量，应该完善归档制度、分析功能需求、提高人员素质，促进海洋单位的健康发展。

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