加强社会组织登记档案管理几点思考

杨晓燕

摘 要：社会组织登记档案是民政部门在实施行政审批过程中直接形成的，记载社会组织筹备、成立、变更登记具有保存价值的各种载体和形式的材料。提升社会组织管理档案管理水平，需要与时俱进，从规范化、社会化、电子化管理方面着手，在档案收集、政务服务、提供利用等方面加以探索。

关键词：社会组织登记档案；管理；思考

社会组织登记档案是县级以上人民政府民政部门在依法为社会团体及其分支（代表）机构，基金会及其分支（代表）机构，境外基金会代表机构以及民办非企业单位办理申请筹备成立、成（设）立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准、年度检查和行政处罚等工作中形成的具有查考、利用价值的各种文件材料。社会组织登记档案涵盖内容包括社会团体档案、民办非企业档案、基金会档案三大类。随着社会组织机构的不断状大，社会组织登记档案规范化管理的重要性日益突显，结合工作实践，就社会组织登记档案管理谈一点认识。

1 完善规范管理，明确职责

目前县级民政部门负责社会组织登记的工作人员，大部分没有经过专业档案知识培训，档案管理知识不足，在社会组织登记材料的收集、整理、归档、装订等业务上，缺乏相关的业务方法和技能，极大制约了社会组织登记档案管理工作的开展，而且大部分的管理人员都属于兼职，社会组织登记档案管理仅作为社会组织登记时的一项附带事项，一般工作中只重业务许可事宜，轻档案管理，也极大影响了社会组织档案归档的及时性、规范性。要完善社会组织登记档案管理规范，就要明确相关档案管理工作职责，成立专门档案管理小组，落实相关工作。结合上级有关规定和部门实际，制定社会组织登记档案规范管理的实施细则，明确相关负责人为档案管理第一责任人，并加强考核工作。

2 加强业务培训，抓好收集

要强化社会组织登记档案的收集与立卷归档工作。收集的内容包括：1.各类社会组织登记（社会团体、民办非、基金会）成立登记材料，即社会组织申请成立过程中形成的各类材料。包括：社会组织筹备、登记申请、有关业务主管部门审核文件、社会组织章程、办公地址、法人代表等简历证明类材料。2.各类社会组织审批材料，即社会组织登记管理机关审批社会组织的全部报表及证书等。包括：申请登记、法人登记、分支机构登记、社会组织负责人登记、团体和个人会员登记的表格，印章、会证、帐号等备案材料等。3.各类社会组织变更和注销登记材料，包括社会组织变更、注销登记报告，变更决议，变更事项说明，业务主管部门审查或同意变更材料，清理债务完结证明及变更、注销登记材料等。4.各类社会组织年检材料，包括：社会组织年检报告、登记表等。5. 各类社会组织行政处罚文件材料，包括：行政处罚决定书；行政复议决定书；行政诉讼判决（裁定）书等；6.其他材料，包括各类社会组织重大活动中形成的文字、声像等各类型材料。相关业务科室要对社会组织登记材料进行全面、系统、准确的收集与整理，在社会组织登记行政许可、行政审批、行政处罚、监督管理相关事项办理完毕后30个工作日内完成归档工作。档案管理机构（人员）在接收归档的文件材料时，要认真核对清点，检查文件材料是否齐全、完整。符合规定要求的，予以接收，并办理交接手续。同时，加强《档案法》、《社会组织登记档案管理办法》等相关业务档案管理工作的规定和要求的培训，积极建设数字档案管理系统，提升社会组织登记档案规范化、信息化管理水平，加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及相关信息技术知识，，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，不断拓宽专兼职档案管理人员的知识面。

3 探索社会化模式，提升档案数字化水平

由于现存档案基本采用纸质归档模式，对于现存纸质档案的数字化建设，要积极探索社会化模式，把社会组织登记档案规范化整理服务工作列入政府采购项目，由档案专业服务机构完成档案规范化整理与数字化加工。同时加强社会组织登记电子档案与数字档案管理系统的无缝对接，积极探索民政专业档案电子档案管理新途径，做好社会组织档案业务系统数据库数据接收归档工作及登记备份工作，为社会组织登记档案的共享和利用打好基础。

4 依托“互联网+政务服务”，实现电子文件即时归档

在“互联网+政务服务”行政审批大数据背景下，基于规范化、自动化、高效率的理念。随着行政许可网上申报，“最多跑一次”等便民服务措施先后落地，社会组织登记作为行政许可事项，要积极顺应形势需要，及时开通网络申报，实现全程材料电子化申报，参照行政权力事项的相关规定，建立制定在政务服务网及自建政务平台上形成的社会组织登记档案电子文件的归档范围和保管期限表，做好政务服务网电子文件归档管理统一平台与网络审批管理平台的技术对接，确保在审批事项结案的同时，能通过一键导入的方式实时采集档案数据，实现政务服务网归档电子文件全流程管理，有效提高归档效率和质量，减轻行政审批办事与归档相关人员的工作量。

5 重视开发，搞好社会组织登记档案利用工作

搞好社会组织登记档案的利用也是社会组织登记档案管理的一项重要工作。由于社会组织登记档案的特殊性，对其利用需严格按照有关规定进行。对于需要利用的单位和个人，需提供规定要求的单位介绍信或者个人身份证明。对于涉密档案，需按保密程序审批。

利用现有社会组织登记管理系统平台，整合社会组织登记档案信息，开发完善相关检索功能。以档案资源充分共享和数字档案服务平台建设为着力点，努力为群众提供优质便捷的档案查询服务。注重数据分析，加强社会组织登记档案的编研开发利用工作，多形式多角度开发社会组织档案，运用相关编研载体如各種汇编资料、基础数字汇集、专题介绍等反映社会组织登记管理工作的亮点、特色，为领导决策或编史修志提供相关参考依据，以实现社会组织登记档案资源多维度、多层次的开发利用。endprint