关于中小事业单位档案信息化建设的构想

林雯雯

摘 要：科学技术日新月异的发展加快了事业单位档案工作信息化步伐，使档案工作面貌焕然一新，展现出无限生机和活力。然而，也有不尽人意的地方，尤其是中小事业单位的档案信息化建设存在的问题较为突出。因此，针对中小事业单位档案信息化建设存在的问题，采取有效措施，是当务之急。基于此，本文主要阐述了中小事业单位档案信息化管理的意义、薄弱环节、对策，以供参考。

关键词：中小事业单位；档案；信息化建设；薄弱环节；构想

1 中小事业单位档案管理信息化的意义

1.1 关于中小事业单位及其信息化的定义

何为中小事业单位？在我国，事业单位是个非常广泛的名词，她涵盖的面比较大。如教育中：有各类高等大学，专科学院校、中专，还有乡镇小学；在卫生系统：有部属医院、省属医院、地（市州）属医院，还有乡镇医院。在其他系统，还有各类执法单位、服务行业等。本文阐述的中小事业单位，就是那些人数不多，级别不高，很容易在档案建设中被人忽略的事业单位。即：地、市、州、县各部办委局直属的事业单位；乡镇学校和卫生院等。

所谓中小事业单位档案管理信息化，即：以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息、法规、政策、标准为保障的档案管理综合体。

1.2 提高工作效能

在传统的档案工作形式中，纸质档案管理工作量大，无论是归档还是查找，使用时间都较长；由于文件摆放难以规范，查找难度大，出差错的问题时有发生。档案管理信息化后通过计算机入档时，只要在管理平台上进行资料信息的录入即可。在资料调用中，只要通过关键字的搜索，就可以高效的完成。使中小事业单位档案管理人员的工作效率大大提升，既减少了档案工作者的工作量，又大大提高了使用者的工作效率，真正做到了多、快、好、省。

1.3 有利于各中小事业单位资源共享和沟通

中小事业单位中的各个部门之间都有紧密的联系，相互之间的档案资料需要共享。通过建立信息平台，在各部门之间搭建起资源共享的桥梁，部门之间可以实现资源共享。档案资源的共享，促使中小事业单位相互联系更加紧密，尤其是同行业更能相互及时支持和支援。若加强保密工作的规范化和科学性建设，档案资源共享的力量则更能增强。

2 中小事业单位档案管理信息化的薄弱环节

2.1 人员素质偏差

档案信息化建设的主体是人，由于中小事业单位人员一般偏少，档案资料不多，档案工作量不大。单位领导在兵力摆布上，很容易把那些文化偏低、能力偏弱、身体偏差的人员放在那里。这样，就导致不少中小事业单位的档案管理者缺乏档案专业技能，有的甚至根本不熟档案业务。信息化建设的主要工具就是计算机，但这些档案管理者对计算机要么根本不熟悉，要么只会简单地操作，在他们身上，无从谈起信息化建设。

2.2 管理系统不够科学

中小事业单位档案信息化管理系统，既涵盖有基础设施，又包括管理制度和措施等。从整体上看，由于中小事业单位实施档案管理信息化建设的时间较短，不少缺乏一整套较为科学的管理系统。具体表现为：设备不配套。由于经费等因素的影响，不少单位档案信息化建设的硬件设施不完善，有的虽有一台电脑摆在那里，但内存等要求根本无法满足档案信息化建设的需求；制度不完善。不少单位对档案工作的信息管理处于无制度、无规矩的状态，工作運行随心所欲。单打独斗。有的单位习惯了自产自销，缺乏大数据、大联合的观念，不愿意和其他单位合作共享。有的甚至以保密为由各自为政，使档案资源的应有作用难以发挥。

2.3 领导重视程度不高

中小事业单位小，中小事业单位的档案工作量则更小，一个小字，导致中小事业单位的领导往往不把本单位的档案管理工作摆到十分重要的位置。思想上轻视。总认为本单位不大，档案业务量小，没有必要花大精力来做这些工作。行动上忽视。抓工作首先抓那些看得见摸得着的大事；抓能给单位带来直接效益的实事；抓能给单位撑门面的好事；档案工作成了他们很容易忘记的事。支持上弱视。安排经费时，首先考虑单位主业建设；人员使用上，精兵强将首先摆在主业上；外出考察学习先进经验等机会，档案管理人员基本沾不住边了。

3 加强中小事业单位档案信息化建设的构想

加强中小事业单位档案信息化建设，是一项系统工程。我们必须全方面入手，上下齐心协力，做到以下几份方面：

3.1 领导真重视

中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出：“档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责”。因此，中小事业单位的领导，一定要高度重视本单位的档案工作，切实履行第一责任人的职责。做到：思想真重视。把本单位的档案工作作为本单位全面发展的重要工作之一，纳入本单位发展规划和年度工作计划；列入考核检查的重要内容。行动上真支持。将真正适合档案工作的人员安排到档案工作岗位上；定期听取档案工作人员的思想和工作汇报；定期对档案工作情况进行检查督办；定期研究协调解决档案工作中的疑点、难点问题。落实动真格。对档案管理人员高看一眼，厚爱一分，亲自关心他们的成长进步；亲自关心他们工作生活中的实际困难；及时为档案工作提供人力、财力、物力等方面的保障，确保档案工作同本单位其它工作协调发展。

3.2 人员素质真提升

档案人员的综合素质直接决定着中小事业单位档案工作信息化的质量和发展趋势，必须真实。一是建立切实有效的措施和工作责任制，促使档案工作者在岗提升，自觉根据时代发展要求，学习信息化理论和操作技能，提升自己做好中小事业单位档案工作的基本素质。二是有计划有步骤的安排档案工作人员参加上级举办的专业培训班，及时学习新技术，吸收新信息，踏着时代的节拍前进。三是设立档案工作创新奖，推动档案工作者在自己岗位上不断探索中小事业单位档案管理的新办法、新技能，在创新过程中逐步升华自身综合素质。endprint

3.3 管理体系真科学

管理体系的科学性很大程度上体现在管理机构的设置和管理制度的完善上，要抓好中小事业单位的档案管理工作，必须做好这两方面文章。①建立完善的中小事业单位的档案工作机构。本单位其他方面工作量再大、事情再多、人员再紧，也必须将档案管理作为一个独立的部门设置，指定专人负责，拨付应有的经费。②建立科学的管理制度。《档案法》规定：“各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度”。首先，要抓住制度的全面性。中小事业单位虽小，档案管理业务量不大，但是它的管理制度却要全面。因为麻雀虽小五脏俱全，决不能因为小和少就马虎从事。其次，注意制度的时代性。时代发展日新月异，科技变化更是快捷。我們在制定管理制度时，一定要针对中小事业单位档案管理信息化的特点进行，并及时更新。再次，牢牢把住制度的保密性。中小事业单位的档案不多，但内容的保密要求绝不会因为单位小而降低，有的单位的档案保密等级甚至很高。在制定制度时，必须把管理工作的保密性放在重要地位。

3.4 软硬件建设真实在

首先、舍得投入。信息化设施要求高，必须有一定的资金做支撑。如软、硬件配置，人员培训，都需要花钱，否则，是难以建设一套科学的信息化系统。其次，抓好硬件建设。中小事业单位的信息化建设，首当其冲的是抓好硬件建设。“三铁一柜”要继续保留，因为这是信息化的前提，是纸质档案的基础。配套设施要跟上，如：除湿机、打印设备、空调等设施必须配齐，不能搞过去的作坊式的档案室。配备完善的档案信息化硬件设施，打造高效、可靠、便捷的档案存储环境。在信息存储和录入的过程中，选择大容量的硬盘，为提高档案信息的利用率奠定基础。三是科学选配软件系统。在采购中认真甄别被采购的档案管理应用软件，优中选优；也可针对本单位实际，自行开发档案管理软件；还可以根据本单位实际工作需要，对引进的软禁进行改造，使之更贴近本单位实际需要。无论是购买、开发、引进，都必须确保系统的安全性。在做好档案归档工作的基础上，针对档案信息存储等做好备份，并安装相应的防病毒软件，确保系统健康运行。

3.5 共享、安全真落实

共享和安全是一对矛盾，但抓好了，共享的优势就会充分发挥出来，安全则自然履行其保护角色。

档案资源只有得到充分利用，才能使其作用更大化、社会化。其有效途径就是建立档案信息网站，将本单位档案信息资源以网页的形式置于网站中，使用者通过档案信息网站查找自己所需要的档案信息，并加以利用，兄弟单位也可以通过信息网站找到它们所需要的信息，使档案资源利用最大化。

在资源共享最大化的同时，必须抓好档案管理的安全工作，档案资源的安全系数和资源共享的程度成正比，档案资源越安全，资源共享的程度越高。中小事业单位的档案资料的安全工作，在抓好制度保证的基础上，还要从两个方面入手：一是对档案系统设置科学的防火墙，装置防病毒软件，涉密内容决不置于网页中。二是严格管理硬件设施，严格遵守“非档案管理人员，不得使用”的规定，并且做好备份，确保硬件万一受损而不影响本单位档案管理工作正常运行。

4 结束语

综上所述，中小事业单位档案管理信息化不是社会进步的必然，是顺应时代发展的需求。我们在实际工作中，只要做到了领导真重视；人员素质真提升；管理体系真科学；软硬件建设真实在；共享、安全真落实，中小事业单位的档案管理工作一定能为中小事业单位的发展作出巨大贡献！

参考文献

[1]王小红.浅析事业单位档案管理信息化的有效建设策略[J].经营管理者，2017（08）

[2]徐菲.关于事业单位档案信息化建设有关问题的思考[J].办公室业务，2017（17）

[3]王爱萍.关于如何推进事业单位档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江档案，2017（04）endprint