施工单位档案的部门立卷管理模式探讨

黄斐

摘要： 施工单位推行部门立卷的档案管理模式是施工单位提升档案管理水平的重要举措，部门立卷具有的优势也要求施工单位各部门系统整理归档文件资料。文章以中铁二十三局集团为例，介绍了在施工单位推行部门立卷的档案管理模式的工作流程、职责划分，并就当前施工单位推行部门立卷存在的问题，提出了相应的建议。

Abstract： The archives management mode of department filing is the important measure of the construction unit to enhance the management level of the archives. The advantages of the department filing also require the construction unit departments to organize the archival documents. By taking the China Railway 23rd Construction Bureau Co.， Ltd. as the case， this paper introduces the work flow and duties division of department filing in the archives management of the construction unit， and puts forward the existing problems in the implementation of department filing and proposes corresponding suggestions.

关键词： 施工单位档案；部门立卷；管理模式

Key words： construction unit file；department filing；management mode

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2017）35-0033-02

0 引言

施工单位是为经济社会发展提供全面服务的基础部门，面对日益增长的、门类多样的档案资料，如何提高档案立卷的质量、更为高效、准确地查询档案资料成为当务之急。为施工单位发展服务，前期的档案立卷就显得十分重要。部门立卷是档案立卷的一种重要管理模式，也是档案管理的重要组成部分。在施工单位推行部门立卷管理制度，能够有助于提高施工单位档案管理水平。

1 施工单位推行部门立卷的重要性和优势

施工单位实行档案管理部门立卷管理模式，即是要求施工单位内部各机构，都必须系统整理需要归档的文件和材料，并且根据档案保管期限的有关规定，填写保管期限并制成相应的保管单位，根据工作需要定期或者随时向综合档案室移交归档。

1.1 部门立卷的重要性分析

①部门立卷是提高立卷速度和质量的保证。施工单位内部各部门是档案资料形成的部门，十分了解和熟悉文件材料的产生过程，熟知文件之间的内在联系，因此推行部门立卷能够加快立卷速度，提高档案案卷的质量，增强各部门有关人员的责任感，保证档案资料得齐全、完整和准确。②部门立卷能够促进档案资料的形成和修改。由各部门立卷，就必须注重档案资料平时的形成和积累，对于一个专题资料的过程性文件资料都要注意加以收集，从而才能确保文件材料的齐全、准确和完整。③部门立卷利于后期查找利用。通过部门立卷，各部门相关业务人员熟悉了档案的组成情况，十分有利于后期的档案查找和利用。④部门立卷有助于各部门工作的改进。各部门通过对文档资料的系统整理，实际上也是一次工作检查，从中可以吸取经验和教训，有助于改进各部门的工作。

1.2 部门立卷的优势分析

①部门立卷能让各部门在积累和形成技术文件资料的每个环节考虑细致，比如文书档案的形成，施工单位的机关各部门应对收、发文处理的环节和文书处理的每一个环节和流程都要细致的考虑。②部门立卷能够让科技档案留存完整和方便。科技档案分为基建、科研、房产和设备档案，各技术部门运用计算机管理文字、图纸等资料，极大地节省了存储空间，也为档案资料的留存提供了方便。③部门立卷是提高档案质量，实现标准化的一个重要环节。部门立卷要求档案整理划分到各部门，特别是形成、积累和处理档案文件的部门，要求各部门按照档案立卷要求进行部门立卷，所以这是从源头上提高档案质量的重要举措。

2 施工单位档案的部门立卷管理模式解析

2.1 工作流程

施工单位推行部门立卷的档案管理工作流程，大体分为以下三个步骤：①档案室做立卷要求培训；②各部门按照要求进行立卷、录入和编制移交目录；③档案室核对归档。以中铁二十三局集团为例，施工单位推行部门立卷的工作流程如图1所示。

从图1我们可以看出，档案室作为部门立卷的指导、培训部门，首当其中要做好部门立卷工作的培训工作，在接受移交资料得时候要认真核对资料并对不符合归档要求的资料返回相关责任部门。

施工单位内部各单位是部门立卷的重要组成部分，根据不同的档案类别，不同的部门应按照相应的工作流程完成档案的内部立卷。特别值得注意的是，会计档案根据工作需要，设置了一定的保管期限，在档案资料自行保管期间应注意编制资料保管清单；工程项目部的科技档案也应设置一定的自行保管期限，待工程項目竣工后，再统一移交给档案部门；在移交失效的印章等此类实物档案时，应注意清洗印章并且附上印章流转表。

2.2 职责划分

推行部门立卷管理模式，档案室具有以下职责：①根据上级主管部门的相关规定，结合施工单位的实际情况，制定符合本单位的归档工作制度和工作流程，使施工单位各部门在档案管理工作中有章可循。②深入施工单位各部门，培训综合档案数字化管理系统软件的使用和维护方法，对档案立卷工作中出现的问题及时进行指导，协助完成日常的立卷和归档工作。③根据移交部门提供的移交目录，逐份核对移交的资料，并且针对不符合归档要求的资料要求返回修改。④向各部门宣传部门立卷工作，组织有关人员学习档案工作方针、政策和档案业务的理论和实践知识，不断提高各部门相关人员对于部门立卷的认识水平，提高部门立卷的工作能力。⑤做好部门立卷的物质保障工作，比如向各立卷部门提供立卷所需要的卷皮、文件盒、文件袋等工具。⑥定期组织相关的档案鉴定小组，对已到保管期限的档案重新划分保管期限，对不需要继续保管的档案进行销毁。endprint

施工单位各部门在部门立卷管理模式中的职责如下：①负责各部门内部文档资料的立卷、整理、装订和归档工作，并按照要求录入档案管理系统软件，编制相应的移交清单或目录，定期或不定期向档案管理部门移交档案资料。②机关各部门的文书类档案，每年第一季度应将上一年度的文件收集整理齐全，并且按照文书立卷的要求进行整理类目。③干部死亡档案应在干部（职工）死亡五年后的履历材料由人力资源资源部录入档案管理软件，并形成“干部职工死亡档案移交花名册”并向档案室移交。④会计档案由于工作需要，要求有一定的自行保管期限，因此会计档案应在整理资料立卷和录入档案管理系统完成之后，另外编制档案保管清册或目录。⑤工程项目部的科技档案根据工程项目的工作性质，应自行建立工程业绩档案资料库，建立档案资料台账，制定2到3名技术人员作为兼职档案员，负责收集、整理和登记、录入和保管档案资料，待工程竣工后再携带项目公章和基建档案专门到档案部门进行移交。

3 加强部门立卷管理模式的建议

当前在施工单位推行部门立卷管理模式，还存在内部一些部门对档案工作未引起足够的重视、整体档案工作体制不理顺、从事档案工作的档案员大多为兼职者、一些单位的档案员对档案政策和业务不熟悉等问题。针对这些问题，为了加强部门立卷管理模式的推行，应采取以下措施来进一步促进各部门的档案规范化建设：

3.1 进一步加强档案工作的宣传力度，指导各部门增强部门立卷的意识 积极争取各部门分管领导的支持，让档案管理人员提高对档案管理的认识，树立“档案工作，人人有责”的思想，定期召开施工单位档案工作分管领导和兼职档案员的培训工作会议，通过这些方法来营造档案工作的良好氛围。

3.2 指导和督促各部门完善本部门内档案工作管理体制 一般来说，施工单位内部各部门应该配备档案管理人员，由一名分管档案的领导牵头，下设一名专兼职档案员，若干名立卷员，并且将档案工作列入他们的工作职责范围内。档案员把分属本部门的，有重要价值的材料按照档案部门的立卷要求進行收集整理，理顺本部门的档案工作管理体制。

3.3 明确档案室和各部门的工作职责和具体分工，并且严格执行 档案室应根据施工单位的实际情况，进一步的划分档案室和各部门在部门立卷中的职责分工，特别是将各部门专兼职档案员的工作职责具体化、明确化，并且将档案员的工作职责公布和宣传。

3.4 档案室要加强立卷的工作培训和指导 档案室可编制施工单位档案工作手册，内含上级部门的各类法规、施工单位内部出台的档案工作法规、各部门立卷工作的职责分工和工作流程等。施工单位内部各部门的归档人员人手一册，组织相应的学习和考试。定期对各部门档案管理人员进行培训和指导，深入各部门宣传档案工作，手把手地指导帮助他们完成分类编目和规范立卷的工作。

3.5 建立档案工作考评机制，提高各部门档案工作人员的工作积极性 施工单位应建议一套完整且具有操作性的档案工作考评制度，定期对各部门的档案工作进行考核评比，对档案立卷工作实施较好的部门和个人实行嘉奖，对做得差的单位进行批评和指导。由此提高各部门档案管理员的工作积极性，促进部门立卷的归档工作。

施工单位推行部门立卷管理模式，是档案收集的基础和立足点，它是施工单位自身档案建设的前提，从源头上提高档案管理的质量，是做好施工单位档案管理的根本。只有长期坚持并执行部门立卷归档的管理模式，才能保证施工单位档案材料的齐全和完成，也才能保证档案室的档案资料的质量。施工单位各部门高质量的收集，才能保证高质量的立卷；各部门高质量的立卷，才能保证高质量的归档；各部门高质量的归档，才能保证档案室高质量的馆藏资料；高质量的馆藏，才能高质量的档案查询和运用。

参考文献：

[1]张春红.地质勘查单位档案的立卷、标准化和信息化管理探讨[J].中国西部科技，2010（01）.

[2]徐建军.基于部门立卷和信息化条件的档案管理队伍建设[J].兰台世界，2016（13）.

[3]谢鹏.关于档案“部门立卷”与“提前介入”的思考[J].兰台世界，2010（10）.

[4]陈有玉.浅谈施工单位强化工作档案的重要性[J].黑龙江交通科技，2013（5）.endprint