新时期机关事业单位文书档案管理工作的探讨

叶秀霞

摘 要：在信息化时代，如何运用计算机进行机关事业单位的这些文字资料进行文书档案管理工作也成了一个需要解决的问题，正受到社会各界越来越广泛的关注。传统的机关事业单位文书档案管理工作十分繁琐，而且容易出错，在信息化时代，运用计算机对机关事业单位文书档案进行保存与管理，可以有效提升管理效率，这是机关事业单位自身对于文书方案管理的需要，也是时代发展的需求。机关事业单位文书档案管理效率的提升，可以更好地推进机关事业单位健康、有序发展。本文就相关问题分析了新时期机关事业单位文书档案管理工作的现状，并进一步就如何提高新时期机关事业单位文书档案管理工作的质量进行了具体阐述。

关键词：新时期；机关事业单位；文书档案管理；现状；强化措施

机关事业单位在进行社会管理的工作时，会产生大量的文字资料，记录机关事业单位在进行日常管理时的各种事件，方便日后可以用于查阅而这些文字资料极具保存价值，是研究机关事业单位工作情况的重要资料之一，在档案管理中的地位不可取代。随着时代进一步的发展，信息化时代已然降临。目前机关事业单位正在不断进行改革工作，随着改革工作的进行，文书档案在机关事业单位中的作用越来越重要。不但可以记录机关事业单位在改革发展过程中的事件，还可以为机关事业单位内部人员以后查阅时提供有效的借鉴，而且机关事业单位在提升自身的管理水平和服务质量时还可以将文书档案作为参考。因此机关事业单位的文书档案管理工作需要被重新认识，机关事业单位内部需要对文书档案管理工作做出更加清晰的定位。

1 文书档案管理概述

机关事业单位的内部的文书档案管理工作是最为基础的工作，用于平时记录机关事业单位内部员工的个人信息、工作状态以及机关事业单位本身的各种信息，是机关事业单位内部最为详实的记录之一。机关事业单位的领导在进行事件决策时，往往也会参考机关事业单位内部的文书档案。完善的文书档案可以帮助机关事业单位领导做出合理有效的工作计划，提高机关事业单位的行政效率与办事水平。而且機关事业单位详实的文书档案也可以作为我国国家档案的重要补充，并且为新时代下社会主义市场经济的发展变化提供有效的信息服务。

2 目前机关事业单位文书档案管理现状

2.1 文书档案管理工作不受重视

机关事业单位的文书档案管理工作在过去很长的一段时间内都不受重视。一方面是因为文书档案管理工作的内容十分繁琐，需要消耗大量的人力、物力，也没有先进的技术手段进行文书档案的整理工作，只能靠人力完成。另一方面是因为文书档案管理工作并不能在短期内带来丰厚的经济效益，因此机关事业单位内部人员缺乏对文书档案管理工作重要性地认识，对于文书档案管理工作只是草草了事，这也导致文书档案内容过于空洞，无法为机关事业单位的工作提供有效的信息支持，进一步导致了机关事业单位对文书档案管理工作的忽视。

2.2 规章制度缺失

机关事业单位的文书档案管理工作，因为长期得不到重视，所以缺乏相应的规章制度，导致文书档案管理工作缺乏完善性跟规范性。而且因为文书档案管理工作的冗杂繁琐，再加上长期以来在机关事业单位内部不受重视，因此文书档案管理工作的推进十分懈怠，也没有相应的绩效考核制度，这也导致了文书档案管理工作的规章流程完善过程进展不大，使得文书档案的价值没有体现出来，平白增加了管理成本，却没有发挥出文书档案的价值。

2.3 管理方式落后

现在正处于计算机飞速发展的时期，信息化管理已经被应用于各个方面。但是因为机关事业单位内部的相对封闭性，并且缺乏有效的激励措施，导致在机关事业单位内部，文书档案的管理工作还是基本上依靠人力进行。在文书档案管理工作中，信息化建设十分落后，信息交流缓慢滞后，对于文书档案的管理还没有及时改变以适应信息化时代的需求，这就导致了机关事业单位内部信息化管理工作并没有与新时代的需求相接轨，进一步导致了机关事业单位内部文书档案价值的贬值。

2.4 管理人员素质问题

由于机关事业单位内部普遍认为文书档案管理工作并不重要，因此在选择员工进行文书档案的管理工作时，往往会选择那些素质不高的人，而将高素质、高水平的人才用于其它岗位，这也就导致了文书档案管理工作效率不高，文书档案质量较差。而且进行文书档案管理工作的人员，其流动性相对较高，这一方面会导致文书档案管理工作在进行交接时会出现遗漏现象，影响文书档案的完整性，另一方面会导致进行文书档案管理工作的人员缺乏责任感与积极性，对文书档案管理工作没有长期的规划，这对文书档案管理工作整体水平的提升反而会起到阻碍作用。

3 提升文书档案管理工作水平的措施

3.1 机关事业单位内部加强对文书档案管理工作的重视程度

随着目前我国经济的发展，机关事业单位内部的文书档案管理工作也应当及时调整，以适应新时代的要求。现在知识与信息化的重要性已经凸显出来，机关事业单位内部的管理层要及时认识到这一点，加强对文书档案管理工作的重视，不能因为短时间内不能盈利就放弃推动文书档案管理工作的改革创新，要加强对文书档案管理的重视，推进文书档案管理工作的创新进程，提高机关事业单位内部文书档案管理工作的工作效率和管理水平，完善好文书档案的管理工作细节，要立足长远，争取为以后机关事业单位各项工作的开展提供强大的信息支持。

3.2 完善文书档案管理制度

在机关事业单位中，科学有效的规章制度可以有效提高工作效率。机关事业单位由于其本身的特殊性，有效的管理制度可以对某一项工作起到巨大的推动作用。在机关事业单位内部，要根据实际需求，对文书档案管理工作的不足之处做到充分了解，并在此基础上，制定相应的规章流程，加强对文书档案管理工作的规范化，不能放任不管，将文书档案管理工作的制度纳入到机关事业单位整体的管理体系中，加强文书档案管理工作与机关事业单位其它工作之间的联系，推动文书档案管理工作整体水平的提升。endprint

3.3 加强文书档案管理工作的信息化建设

机关事业单位内部应当充分认识到时代发展趋势，积极地将计算机技术、信息化管理手段运用到文书档案管理中去，提高文书档案管理工作的工作效率。而要做到这点，主要从三个方面入手：首先，在将文书档案由纸质转化为计算机存储时，注意纸质档案与电子档案的信息之间要一一对应，不能出现数据不一致的情况，保证数据规范与可靠。其次，对于信息化管理的应用，要尽快实现从信息采集到录入，再到整理的流程体系，减少人力方面不必要的投入，提升文书档案管理工作效率。最后，在进行文书档案管理时，要加强机关事业单位内部各部门之间的交流，以保证文书档案的准确性，因此机关事业单位内部需要运用计算机技术搭建信息交流平台，以保证文书档案管理工作的顺利进行。

3.4 提升文书档案管理人员素质

进行文书档案管理的单位员工，其整体素质直接决定了文书档案质量水平的高低。而现在随着机关事业单位中文书档案管理工作信息化的推进，对于从事文书档案管理工作的人员的素质提出了更高的要求。因此首先，机关事业单位内部要加强对于进行文书档案管理工作人员的培训工作，提升其专业水平。另外，還应当加强宣传工作，使从事文书档案管理工作的人员认识到其工作本身的重要性，提升从业人员的责任感与使命感。最后还要建立相应的激励制度，淘汰不合格的员工，并对表现优秀的员工进行奖励，提升整体从业人员的素质。因为目前机关事业单位内部从事文书档案管理工作的人员，大多年龄较大，虽然工作经验丰富，但是对信息化改革的接收能力偏弱，因此引进激励制度不但可以促使他们尽快适应信息化变革带来的变化，还可以吸引部分年轻员工进行文书档案管理工作。

4 结语

在目前发展新形势下，机关事业单位内部对文书档案管理工作应当提高认识，积极提升文书档案管理工作的整体水平与效率，为文书档案的充分利用开发打好坚实的基础。

参考文献

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[2]梁威.新时期机关事业单位文书档案管理工作的现状及强化措施[J].2017，（06）：153.

[3]刘莹.新时期机关事业单位文书档案的管理工作探究[J].办公室业务，2016，（13）：117.endprint