对医院档案科学化管理的思考与探索

顾惠芳

摘 要：医院档案不但关乎医院发展，还涉及到广大群众的健康资料，对医院开展各项工作有重要指导作用，是医院实施决策与计划的可靠依据。因此，管理好档案对医院有重要现实意义，特别是在社会的现代化建设进程中，如何促进医院档案的科学化管理是摆在医院档案人员面前的重要课题，急需加强探索与研究。

关键词：医院；档案管理；科学化

医院档案涵盖病例、医疗、科研、财务、文书、基建、设备等多方面资料，是对医院发展历程的重要原始记录与凭证，做好档案管理对医院的发展有良好促进作用。而随着各种先进的现代化技术在档案领域的广泛深入应用，医院档案管理也面临新的形势与要求，基于现代化技术实现对医院档案的科学化管理是当务之急。下面就从医院档案科学化管理的重要性着手，探索若干策略，助力医院提高档案科学化管理水平，更充分地发挥档案的作用与价值。

1 医院档案科学化管理的重要性

加强收集、整理并管理档案，有效地利用档案，以便服务于社会主义现代化建设，这是新时期档案工作的最终目的和全部任务。因此，档案工作是一项结合管理性与服务性的工作，医院的档案工作不能只单纯地收集资料，更不能为了保存而管理，而是要开发利用，实现档案的价值，从而积极参与医院管理，为医院的领导提供决策依据，为医务人员提供有用的信息与资料，将档案的潜在价值转化成现实效益，服务于医院的建设与发展。

由此可见，医院的科学发展对档案管理提出更高的要求，先进设备的更新与引进、应用新的医疗技术、生物医学工程快速崛起等使得医院档案信息大量增加，如果不进行科学化的管理，势必会降低对档案信息的接受能力，无法适应医院的建设与发展需要。且随着社会主义市场经济体制的不断建立与完善，医院必须参与激烈的竞争，档案管理也不例外，务必要适应总的发展趋势，保持与医院各项工作的同步。但先进的现代化技术和传统的经验型管理之间的差异越来越明显，过去的手工方式不再满足档案工作的现代化、信息化发展需求，加强医院档案科学化管理至关重要[1]。

2 加强医院档案科学化管理的策略建议

（一）完善管理制度，夯实档案科学化管理基础

为实现医院档案的科学化管理，在工作实际中应不断完善管理制度，规范医院档案管理流程，让档案工作有章可循、有规可依，夯实档案科学化管理基础。一是规范制定医院档案管理制度，不断完善档案的归档、借阅、传递等流程，严格依据相关法规与标准不断细化档案管理；二是明确档案管理责任，向医院的各个工作岗位细化档案管理，明晰岗位职责，尽可能将责任落实到人头，提高档案管理的安全性与科学性；三是完善建立档案管理考核制度，公正公平地监管档案人员的工作，提高其工作的积极性与效率；四是引入科学的竞争机制，联系岗位责任、工作绩效与经济利益，充分调动档案人员的主观能动性，确保全体档案人员时刻感受工作压力与自己承担的义务、责任，激励档案人员不断提高业务能力与综合素质，在公正公平的竞争中突出档案人员的能力，提高档案工作效率。

（二）科学配备设备，改善档案科学化管理条件

众所周知，对医院档案实施科学化管理是紧跟现代化科技的发展脚步，随着现代化技术与设备的持续发展，将现代化设备应用于档案管理是必不可少的环节[2]。因此，医院要重视配备科学化的档案管理设备，进一步改善医院档案科学化管理条件。而作为医院的档案人员更要积极转变工作理念，在档案管理中引入现代化管理模式，充分发挥计算机与网络设备的优势，科学管理医院档案，涵盖其收集、整理、保管、鉴定、统计等。医院充分利用计算机设备与网络设备，尽可能在档案管理工作中将档案精确化、细致化、规范化，提高档案管理工作的高效化与现代化、科学化程度。通过利用网络资源，医院统一建立网络平台，汇总收集的数据并分类，形成医院档案查询系统，共享医院的档案信息资源，促进现代医学的发展与进步。

（三）建立信息系统，优化档案科学化管理途径

建立医院档案信息系统，利用计算机技术管理医院档案，这不仅是医院档案管理科学化的必然要求，更是迫切需求。信息化是当今社会与世界经济的发展趋势，随着信息存储方式不断发生改变，人类正式进入网络信息时代。而随着医疗卫生体制改革的持续深化，医院管理信息化已经是医院提高整体管理水平的中心，同样地，信息化手段在医院档案管理中的应用日益广泛，通过建立信息系统能优化医院档案科学化管理途径。如前文所述，单一的、传统的手工作业方式不再适应市场经济越来越快的发展节奏，医院档案人员不仅要积极应用现代化的科学设备，更好逐步实现档案的计算机联网，将医疗费用、财务会计、统计、病案率等实行联网管理，同时促进档案联网管理，提高医院现代化管理水平。

此外，随着医院管理的现代化与信息化步伐越来越快，各个领域均产生大量电子文件，反映医院的建设和发展情况，为医院的管理、医疗、科研、教学等提供准确、便捷、可靠的信息，档案管理信息化处理成功改变过去的陈旧工作方式，彰显档案价值。这就要求医院要加强对档案资源的数字化建设与管理，因为档案信息化管理中出现的大量电子文件需要和医院办公自动化顺利接轨，收集归档以前形成的、隶属于归档范围的所有電子文件，为档案的归档者与利用者提供参考。因此，医院档案部门与档案人员要按照医院档案科学化管理要求，深入研究接收、保管及利用医院电子档案的相关技术，尽量确保电子文件的真实性、完整性与有效性，通过更有效的途径促进医院档案科学化管理。

（四）开发信息资源，提供档案科学化管理服务

在科学化要求下，医院档案部门即人员应以医院中心工作为中心，立足医院实际情况有针对性开发档案信息资源，面向档案利用者提供更规范、更科学的服务[3]。在医疗卫生事业的改革进程中，医院积累很多失败的教训、成功的经验，档案部门可尝试编印医院改革文件汇编或医院规章制度汇编等，为医院的改革保留珍贵文字记录，为领导的科学决策、医院的基本建设、工作考查等提供多层次、多形式、全方位的参考与服务。与此同时，医院各个临床科室的卫生专业技术人员在撰写论文、开展科研活动时也可参考医院档案信息资源中的学术科研信息，在提高科研水平的同时撰写水平更高的论文。医院档案部门还可按照现有档案进行创新性编制，反映出医院的整体规模以及业务建设等情况，形成良好的宣传材料，或编印简报，刊登、公布关于医院档案管理的照片、信息等。但在开发医院档案信息资源的过程中，档案人员必须把握好控制和开放的界限，把保密档案、限制利用档案、开放档案分清楚，严格依据法律法规提供科学化的档案利用服务，不向他人提供涉及个人科研成果、医院利益等保密档案，不损害利用者权益，维护法律权威，提高医院档案科学化管理水平。

3 结语

在当今时代，现代化与信息化程度越来越高，医院对档案实施科学化管理是必然趋势，因而医院档案人员在实践中务必要积极采取完善档案管理制度、科学配备管理设备、建立档案信息系统、开发档案信息资源等有效策略加强对医院档案的规范化与科学化管理，在节约人力物力的同时大大提高档案管理工作效率，提高档案信息的可利用率，最大限度发挥档案的价值，助推医院综合发展。

参考文献

[1]汪露.医院档案科学化管理的策略研究[J].办公室业务，2015（19）：57+68.

[2]张芹.新医改下医院档案管理的改进方法[J].中国管理信息化，2015（22）：150.

[3]朱小枚.浅谈加强档案管理对医院科学发展的重要性[J].科学咨询（科技·管理），2016（08）：28.endprint