浅谈南水北调工程监理档案资料的管理

张真真

前言

南水北调中线工程档案资料是随着工程建设的立项申报、测量、勘探、初步设计、土地征用、移民拆迁、招标投标、工程建设、质量保证、资金使用、设计变更、竣工验收、试运行、运行管理等不同阶段所产生的，档案资料管理工作与工程建设实施同步管理，具体内容包括：签订合同、协议时，应对工程档案资料收集、整理、移交提出明确要求和违约责任；检查工程进度与施工质量时，应同时检查工程档案资料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时检查工程档案资料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收工程档案资料的归档情况。工程档案资料管理是南水北调中线一期工程建设管理的重要组成部分。

1 南水北调中心工程监理档案资料的主要内容

根据南水北调监理资料的主要包括开工前档案资料、开工档案资料、施工过程中档案资料：

1.1 开工前档案资料主要内容

开工前档案资料主要内容有：监理合同、协议、补充协议及监理大纲；监理规划、监理实施细则及批复文件；监理单位资质、现场监理人员资料材料（包括变更后的资质资料）。

1.2 开工监理档案资料

开工监理档案资料主要内容：进场通知合同项目；分部工程开工申请及开（含停、复、返）工令；施工组织设计及批复文件重要的专项施工方案及批复文件；设计交底情况、技术要求及图纸会审、图纸核查资料。施工进度计划申报、批复、施工设备报验、认证及工程及实施分析、统计资料。

1.3 施工过程中的主要档案资料

施工过程中的主要档案资料内容：施工进场设备报验及认证资料；资金流计划申报、批复及实施分析、统计资料；施工人员安排（项目经理、总工程师、质检、安全、测量人员等）及认证，监理现场机构人员安排（总监理工程师、副总监理工程师、监理工程师等）报审及批复资料；分包单位资质审查及批复文件；施工设备报验、认证及工程施工材料检查、复查、试验记录、报告等；控制网、地貌复测、导线控制及测量放样资料；监理工程师通知、工程现场书面指标、监理工作联系单；质量、进度、投资、安全、环境保护、水土保持等来往文函；监理日志、日记、巡视记录记录；监理会议纪要；监理月报、季报、年报及其他报告等。设计变更、工程变更的变更价格审查、批复资料；质量检验、抽检资料等。

1.4 工程完工后主要的档案资料

工程完工后主要的档案资料内容：单位、合同完成及其他验收监理工作报告；索赔、反索赔审核报告；工程完工结算申报及审核报告；工程档案资料监理专项审核报告；竣工验收监理报告及资料；财务决算资料；建设监理大事记；照片及声像资料；其他有关资料。

2 监理档案资料的管理

从开工到竣工验收档案资料的涉及到工程的各个方面，档案资料的完整与全面影响到工程的验收以及后期运行维护管理，因此从一开始就应当做好监理档案资料的管理工作。个人认为从以下几个方面做好监理档案资料的管理：

2.1 建立完善的档案资料管理制度

监理机构下设档案资料管理组，派出专人负责档案资料材料的管理，制定完善的档案资料归纳收发制度，并应由总监理工程师或副总监监理工程署主管档案资料业务。形成专人负责、主管领导审核的档案资料管理体系。

2.2 建立完善的收发文制度

监理与施工方、业主方的文件的传递，应有文字及电子版的记录，同时应在电脑上和纸质建立收、发文记录本。记录本的内容应包括文件的基本信息（收发文单独分开）：序号、收文编号、文件名称、收文时间、来文单位、收文人签字以及相应的备注；收文到达后及时打印传阅单，由总监理工程师对文件进行审阅并批示，档案资料管理人员根据审批意见交由现场相应的监理工程师的查阅。

2.3 根据工程的规模及特点进行管理

虽然建全的档案资料管理体系和归档分类，对档案资料管理起了良好的作用。但是档案资料管理还应根据工程的规模及特点组织档案资料管理模式，对于农田水利、小型水利工程中监理现场档案资料管理可简单化，直接由总监领导；对工程规模较大、建筑物较多、标段划分较多的工程中，监理现场档案资料管理应根据监理机构的管理结构进行多级的管理。

3 以南水北调工程实例介绍监理现场档案资料管理

以南水北调中线一期工程总干渠陶岔渠首至沙河南段工程鲁山南1、2段为例，鲁山南1段全长13.451公里，穿越大型河流1条、小河共6条，沿渠道共布置有29座交叉建筑物，包括渠渠交叉建筑物10座、左岸排水建筑物6座、河渠交叉建筑物1座、跨渠公路桥7座及生产桥5座。鲁山南2段渠段起点桩号为229+262，终点桩号为239+042。全长9.78km。沿线共布置交叉建筑物共计23座，包括大型河渠交叉建筑物2座；渠渠交叉建筑物6座；公路交叉建筑物5座；左岸排水建筑物3座；控制建筑物3座，另外规划建设生产桥4座。

由于工程内容复杂，线长、点多，土方、混凝土工程量巨大，工程地点不集中，给资料档案资料管理工作带来了很大的管理困难，因此监理部采用矩阵式组织结构管理，根据工程建筑部布置情况下设6个监理站，按照矩阵式组织结构进行管理。档案资料分为监理部档案资料管理和监理站的档案资料管理，监理站由监理站负责人负责本站点内的监理资料，因此监理站的档案资料管理可减轻监理部档案资料管理的工作量，同时也方便各监理站负责人审阅本组的档案资料。根据现场情况监理站存档及管理的资料主要保管本站及与本标段工程相关的工程资料，主要提供资料为：设计资料和招、投标文件、施工图纸及变更资料；监理日记、旁站资料；工程材料、设备的进场资料；监理测量核算资料；施工方现场检测资料；单元工程质量评定资料；工程计量单；施工方保证体系资料；工程监理细则规范及工程主要控制性指标。

以上资料可只由监理站进行分类归档，监理部不再存档。未提及的资料，监理站也可正常存档。监理部设置的档案资料管理专职人员，监理站按工程需要设专（兼）职的档案资料管理人员。组与部之间，同样履行收发文手续，执行备忘文件的收发程序。同时，在监理站形成的监理文件，必须报监理部存档，以便总监了解各标段的工程进展与监理过程情况。

在工程实践中，监理部依照“按日整理、按周归档”的管理模式进行归档，即每天由档案资料管理人员将收到的各类资料由总监审阅，每天下午对当天审阅完成的材料进行整理，分类与归档相同，以资料夹方式存放。对重要的资料，进行纸质文件电子版扫描并按照序号加文件名的方式进行电子归档。然后根据批示的情况，发送电子档至各个相关的监理站负责人邮箱，并进行通知，对于重要的文件，进行纸质文件复印并在第二天送至各个监理站。

每周周日，对上周的处理完毕的材料进行归档处理，存入专用的档案资料柜中。经过长时间的整理时间，此种方法方便总监、监理站负责人对整个施工进展情况的了解，并对现场作出正确的指示。同时也避免了经常抽取档案资料中资料而产生的材料丢失现象。

但是分级档案资料管理存在的一些问题，比如随着工程的进展参与工程档案资料管理的人员增加，各个工程类别资料不断产生，不同人员对档案资料管理理解程度不一致，监理部与监理站转接材料不及时或者没有及时存档。因此在管理工作中，应每月或者根据工程进度有新类型工程内容时，进行定期的档案资料管理工作的培训，定期将档案资料管理中出现的问题反馈给各个相关责任人。加强档案资料管理人员管理，增强档案资料管理人员的责任心，从而保证档案资料管理的完整性和规范性。

4 结束语

水利工程档案资料是整个建设过程的记录和衡量工程质量的重要依据，也是工程后期运行维护的基础，因此作为工程监理方应建立规范的档案资料管理制度，利用科学的管理方法，做好监理档案资料管理，为工程建设验收运行打下良好的基础。