建筑工程竣工资料管理问题及解决措施

王敏

（陕西建工第四建设集团有限公司 陕西渭南 714000）

引言

工程竣工资料是建设项目工程归档文件的前身。因此，竣工资料对建筑项目质量和安全管理起着非常关键的作用。竣工资料要跟IS015489所规定的文件特征相符，具备真实性、可靠性、完整性、可用性基本特点。合格的项目竣工资料能够为施工企业提供分析总结施工过程的根据，有效推动企业管理水平与施工技术水平的提升。在竣工资料管理中，关键包含两个方面：①整理竣工资料；②竣工档案的归档，在做好上面两点的基础上，能够说建筑竣工档案就获得了有效的整理。

1 竣工资料管理的问题

1.1 资料管理制度不健全。

建设单位和施工单位在签订合同时，没有对工程验收资料的整编和管理的责任、内容、要求做出详细、具体、清楚的要求，是造成项目最后验收时竣工资料整编质量发生问题的关键因素。还有没有统一规定文件、技术通知的管理，不系统甚至混乱的编号，其规格大小也常常不统一，给整编导致困难；没有定期的资料整理、分类制度，没有标准的资料查询、索引系统，没有资料的保管和移交专门制度。

1.2 对于工程竣工资料没有进行全员管理

由于项目竣工资料牵涉面相对广，差不多包含了全部施工部门。因此，各级部门与人员要对其区域内在资料的质量负责。然而在实践中，一些人员不单没有严格实施竣工资料管理规范，也没有严格实施竣工资料的归档要求，从而影响到项目竣工资料的整体质量。对此，有关部门与人员一定要予以重视，树立项目竣工资料全员管理的理念。

1.3 工程竣工资料管理人员专业技能和专业素质不高

当前社会是信息技术快速发展的时代，所以，信息技术活跃于各个范围，特别是在建筑范围影响力特别大，进而让建筑企业的管理工作产生了非常大的改变，不但表现在管理形式上，还表现在管理工作人员的自身上。在建筑项目管理中发生的问题，除了是由于管理形式的停滞不前，还有一小部分是由于管理人员的专业技能和专业素质不高。在对项目竣工资料实施整理时，没有依照要求，就盲目的工作，因此常常会有整理缺失、记录不完整、正确性不高的情况出现。

2 建筑工程竣工资料管理的措施

2.1 建设健全各种工程资料的管理制度是把建筑工程资料管理做好的基础

为了增强对项目建设各阶段工程资料的有序管理，确保项目资料和图纸的正确、齐全、标准，建设单位在工程建设初期（从项目立项开始就要依照国家资料管理的相关规定），结合建筑现实状况，拟定相关键的资料管理制度、方法。同时要清除确定建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等项目工程管理人员资料管理人员在工程资料产生过程中各自所要承担的职责，标准项目资料的收集、整理，以确保项目自开始后的同步。完整的先期文件非常重要，在维护建设单位和施工、监理单位的合法权益方面有关键的根据、凭证作用。

2.2 改善工程竣工资料的专人化管理

在整编工程竣工资料中，施工单位发挥着关键作用。自从项目施工正式开始，就要对施工过程资料的收集、整理、移交等工作进行专人化管理，保证有关文件资料不出现遗失。在实施专人化管理工程竣工资料的时候，要依据国家主管部门对项目竣工资料做出的规定，而且结合项目的实际状况来制定针对性的管理制度。确保专人化管理不管是在文件资料的产生与日常管理上，还是在资料的整编与移交上都有规可守、有章可行。同时，依据施工中出现的新情况与新问题，对工程竣工资料的管理制度进行动态调整。

2.3 应用合同法律方法是把竣工资料工作做好的关键保证

项目建设实施招投标制度、监理制度，这为收集、整理工程资料创造了优良的外部环境。项目工程资料管理部门要善于运用招标的有利条件，主动参加合同的起草工作，把工程竣工资料归档工作作为合同的一项关键内容单独列一条款，对项目竣工资料归档区域、竣工验收时间、竣工资料副本内容，份数和质量提出清楚的要求，并设立相当数额的资料保证金，让项目单位可以高度关注项目档案的归档工作。唯有这样，工程资料的归档工作才可以从法律上获得真正保障。另外，工程监理单位的职能还要充分发挥，把竣工文件编制的审核、验收工作纳入监理工程师的技术职责范围。

2.4 增强竣工资料整编的过程控制，进行分阶段管理

对于竣工资料整编，要在项目开工前就依据整个项目工程计划安排相关的时间段来完成竣工资料整编和施工进度的“三同步”，就是竣工资料收集和项目工程立项开始同步；竣工资料产生和项目工程施工过程同步；竣工资料验收和项目工程完工验收同步，确保项目建设进展到一个阶段，资料收集整编完成到一个阶段，项目工程完工一个，资料移交清楚一个。

2.5 工程竣工资料整编归入到项目进度计划中

在实施拟定项目进度计划时，要在总体项目进度计划中纳入每一个文件质量的检验工作，而且在工作进行中把文件资料检验视为主要的网络节点。对于整编竣工资料而言，常常会发生原始文件不齐全、不表、不同一和签名资料太过随便等问题。所有，要从项目工程立项就开始把工程工程竣工资料的管理工作做好，实施构建竣工档案管理制度，特别是主要工程的竣工档案建立。为了确保工程竣工档案的质量，一定要增强工程合同的保管。总体而言，不但要在项目进度计划中纳入工程竣工资料整编工作，还要关注档案管理的宣传工作，从而确保竣工档案资料的价值。

2.6 严把竣工验收关，树立为业主服务的品牌效应

工程竣工验收不但需要项目管理部门、监理工程师严格审查，更需要建筑企业严格自审，本着以为业主服务为出发点，由技术负责人牵头，项目经理负责，对原始资料、竣工图仔细审查是不是正确、完整，文字资料是不是合理，组卷是不是合理，保证高质量提交最后竣工资料报告。竣工资料存档后，档案室竣工资料存档状况由办公室与技术部门定期联手检验，最后树立自己的品牌效应，赢得和业主合作的机会。

2.7 增强培训提升资料管理人员业务水平，严格实施“不可替换人员制度”

安排竣工资料交底与有关培训，使资料管理人员明白哪些资料需要归档，资料有什么整理要求，同时让其具有熟练地实施收集、整理与归档资料的能力。工程资料的产生来自一线的机组人员，他们一定要了解有关的标准规定，做好有关的记录，并依照资料的归档区域把档案资料的移交工作做好。项目资料员要了解归档要求和归档区域，项目要安排经验丰富的管理人员把资料收集整理的指导工作做好。严格实施“不可替换人员制度”，防止、杜绝由于人员频繁流动对竣工资料管理导致不必要的困难。

3 结语

项目工程竣工资料管理是项目建设过程中无法或缺的一项关键工作，是对项目从开工到验收全过程的完整、正确、系统、全面、真实的记录与反映，是在建项目和今后维护的载体。因此，它是核定项目质量等级的关键根据，同时也是工程竣工交付应用的重要文件。因此，单位要增强建筑工程竣工资料的管理。

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