优化文秘档案管理工作效率的路径探析

王志萍

(大理州烟草公司永平县分公司，云南 大理 672600)

1 文秘工作以及档案管理工作的特性

文秘工作是是各级领导机关日常工作的重要组成部分，是实现机关职能的重要手段，又是承上启下，联系内外，沟通左右的纽带，一般来讲，文秘主要是在综合部经理的领导下，负责办公室全面工作，主要是文档的管理、接听通讯、收发文件、上传下达、打印资料、服务员工、公文写作等。作为文秘，要具备良好的收集整理能力，帮助领导整理相关文件，及时处理文件并保管好单位内部的重要资料文件，同时也要具备优秀的执行能力，在领会领导意图的前提下能够正确有效的执行，当然，熟练的公文写作能力以及一定程度的计算机水平也是必不可少的。档案管理工作顾名思义就是将过去形成的公文、文件资料等收集、整理、立卷、归档、保存、移交、销毁等，及时做好相关档案的借阅、对档案存放地的保密管理等，从这些我们可以发现，文秘和档案管理员的工作具有一定的重复性，是相辅相成的。当今时代，计算机网络快速发展，办公室自动化的优势越来越明显，既能节约资源，减少办公成本，又能大大提高工作效率，因此，办公室工作人员必须努力跟上时代，顺应时代科学技术的发展，认真学习相关的计算机操作知识，努力提高自己的动手操作能力。

2 做好文秘档案管理工作的必要性分析

总体上来说，办公室文秘和档案管理工作在各种性质的单位中占有非常重要的地位，配合好领导开展工作的文秘，以及保管好单位重要财产的档案部是相辅相成的，档案管理的对象一般是领导的讲话稿、发文稿、重要会议的相关资料以及其他与单位发展相关的重要文件的存档等，档案管理人员不仅要对档案进行归档分类处理，还要能够及时为领导提供资料，准确提供查询服务，对于单位内部的事情要清楚明了，档案整理归档之前的工作是由文秘负责，文秘将自己手上的相关资料整理后分类交予档案管理者，档案管理者再按照档案管理的相关方法进行归档处理，两个职位的人相互配合是提高工作效率的关键，但随着社会的进步，根据单位的发展需求，档案管理工作由文秘同时兼任，通过实践证明，文秘档案管理一体化工作在实践过程中是一项比较复杂的工作，

但是，这即是一次挑战同时也是一次机遇，通过阅读相关的文献发现，文秘档案管理工作一体化有以下优势：第一，能够增加文秘工作人员的工作涉猎范围，激励他们更加认真工作，为达到工作的理想效果，不断提高专业素养和知识，在工作的环节上保证连贯性，节约衔接上浪费的时间，会在一定程度上提高工作效率；第二，可以减少劳动力。现如今，在文秘档案管理一体化的工作模式下，企业文秘工作和档案工作都已经网络化，加之运用一些办公系统、软件等的辅助不但减少了工作的时间，而且提高了工作效率，同时更加增强了办公人员的专业素质。第三，两个工作职位的合并，能够提高档案管理的质量。文秘在兼做档案管理的过程中，为今后使用计算机查阅相关文件档案资料提供了便利的条件，浅层次来讲文秘在收发文件过程中按照一定的档案管理办法进行文件的归档，直接为查询者提供了便利，提高了服务质量。

3 文秘档案管理工作中存在的问题

文秘档案管理工作一体化不仅节约了工作的时间、提高了工作的效率、节省了单位的运用成本，更重要的是更加增强员工的专业素质，尽管文秘档案管理一体化工作表现了诸多优势，但也伴随着出现了一系列的问题，诸如：工作链接不顺畅，档案管理意识淡薄，工作缺乏积极性等问题。

3.1 工作衔接不顺畅，档案管理意识淡薄，影响工作效率

在一般情况下来讲，每个职位都有自己的工作内容，在新形势下，文秘档案管理工作一体化增加了文秘的工作量，在一定程度上影响了工作的效率。在实践中，尽管档案资料形成的前身是文秘工作，但是文秘工作者不具备档案管理相关方面的一些知识，在进行档案管理工作时十分凌乱，工作量的增加时刻考验着文秘工作人员的专业素质。

从某种程度上来说，文秘的工作量也非常大，每天进行相关文件的收发整理、及时与领导对接签字等工作让兼管档案的文秘工作人员无暇顾及档案工作，特别是在刚开始接触的过程中比较明显，档案管理意识比较淡薄。从表面上看，文秘的工作性质与档案管理可能存在重合的地方，但是，档案的管理实际中却不仅仅是文书的管理，档案资料具有综合性，有时不仅是公文、文件之类的，这就要求档案管理人员应该具备专业的档案管理知识，懂得分类、懂得有效应用相关的档案管理办法进行文件的高效处理，收集、整理并进行编号、立卷、归档等。文秘档案管理一体化是一个工作量大且繁杂的大工程。以公文的存档为例，因为各部门撰写公文的员工的能力层次不一，所以相应的公文的写作也是各式各样，这给档案档案管理者带来了一定的挑战，关键词不突出、格式的不统一、所需存档的纸质材料大小的不统一等这些小细节大大降低了工作效率。另外，依据实际人才管理来说，机关文秘工作者和文档管理者构成和实际管理工作能力，与实际社会发展需求不符合。有效分析实际，在实际发展中满足文字秘书和文书档案管理的复合型人才的数量较少，并且岗位责任不明确。

3.2 工作缺乏积极性

文秘与档案管理工作是行政性工作，相对类似销售等工作来说具有一定的稳定性，换句话说就是缺乏一定的激情，重复的工作但是没有相应的激励机制使得办公室人员缺乏对岗位的热情。有些繁琐但是比较简单的工作抑制了员工的积极性，大部分行政岗相对于一些别的部门或是岗位来讲，会缺少相应的培训受教育的机会。这一定程度上阻碍了工作人员的进步，信息技术的发展，办公室工作的模式发生了很大的改变，办公软件的辅助加快了工作的进程，提高了工作效率，但是这些技术的发展也给大部分工作人员带来了一定的挑战，一部分结构的办公室成员不能很好的适应这个工作环境的变化，没有适应例如运用内部OA系统进行文件的流转，一直在习惯于纸质办公，现如今，大部分文秘工作着在兼做档案管理的工作，这给比较繁重的任务中又加大了工作量，工作人员必须提升自己各方面的能力来适应社会的变化和所在单位的发展。当然，科学技术的发展，计算机网络的进步，要求自身也要进步，自己要认真学习相关的一些系统软件的用法以及如何快速的操作实践。一部分工作人员在面对如此繁重的工作任务是不是想着如何提高工作效率，而是归根于工作量的变多。

4 优化文秘档案管理工作效率的路径

4.1 转变思想观念，提高自身专业素质

随着社会形势的变化和发展，文秘档案管理工作必须正确认识自己工作的重要性，并努力改变思想观念，努力寻求高效兼顾的方法，提高工作效率的同时，提高自身的专业素质。

首先对档案工作要有高度的认识，重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，档案整理工作的规范性要求随着时代发展越来越高，文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能仅凭主观臆断来确定文档的归档价值。

其次，要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。同时要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。按照档案管理办法的相关要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。对形成档案的公文进行科学地评估归类。

第三，文秘档案管理工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力。

4.2 充实人才队伍，建立信息化人才激励机制

人才的管理是企业发展的重要手段,而人才的管理,最重要的手段是人才激励机制的建立。知识经济的社会,世界日趋信息化、数字化、网络化。知识更新速度的不断加快,人才队伍中存在的知识结构不合理和知识老化现象也日益突出。对各类人才必须要大力拓展学习的空间,培训的渠道,要通过参观考察、引进高层次讲座等办法等激励措施，培育高层次人才队伍。

首先，对于文秘和档案管理工作者可以实施例如与相关档案部门或者院校构建短期培训工作，促使相应的工作人员具备优质的基础知识、工作水平以及工作能力等，从而满足实际发展的需求。通过培训,使之永远成为技术发展的尖兵,前沿技术的窗口,才能永远保持人才知识的地位,才能真正为企业服务。

其次，科学、合理的安排各项信息化知识培训，适度加大培训力度，不断提高培训时间的效率。有计划、合理的安排培训的内容，分层次，分人员，分时间的安排各种培训活动。另外，在上级工作者的引导下，对相关文秘、文档管理工作者以及两者结合的工作者进行定期的检测和考察工作，合格者依据上级领导者颁发职业证明书，并且享有独立的待遇，对其工作者提供一定的支持和鼓励，促使工作人员在实际发展中在自身的岗位中做更多的贡献。

第三，在选择员工方面，要结合文秘和档案管理工作实际工作基本素质需求和岗位责任需求为基础信息，结合竞争，选择那些专业性较强的应聘者，不断充实工作队伍。

总之，文秘工作和档案管理工作在企业里占有至关重要的地位，对于企业的长期发展有着一定的促进作用，与日常的工作管理内容密切相关，实现文秘工作与档案管理工作的有效结合，相关单位要不断引进先进的管理观念，加强档案信息化和数字化的管理；还要加强对文秘工作人员的专业技能的培训，找到两者的关联点，避免出现问题，并且采取一些措施，提升文秘工作和档案管理工作的融合发展，提高工作效率和管理效率。

[1] 王磊.机关文秘人员素质及文书档案管理途径研究[J].语文论坛，2017,(6)

[2] 王瑛.简析文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].管理世界，2015

[3] 李淑伟.论办公室文秘和档案管理工作的高效兼顾[J].办公室业务，2017,(10)