基于区块链技术的电子文件管理研究

闫晓创

【摘要】区块链技术对隐私保护和信任问题有着独特的优势。区块链技术与传统技术相比，在电子文件安全管理方面有独特的优势，区块链技术的特点可实现对电子文件的全流程管理和安全保护，在电子文件管理领域发展区块链技术对提高我国电子文件管理的安全有至关重要的意义。

【关键词】区块链技术;电子文件;安全

2009年中共中央办公厅、国务院办公厅印发《电子文件管理暂行办法》，随后建立了国家电子文件管理部际联席会议制度，这些管理办法及制度都明确将电子文件作为国家治理的重要方面。目前档案部门通行的双套制、双轨制管理制度均考虑到电子文件的安全不足以满足实际工作中管理的需要。真实性作为电子文件的核心属性，安全问题一直是困扰电子文件管理的核心问题。

电子文件的本质属性与特点决定了技术因素是整个管理体系中不可或缺的基础性要素。它是实现电子文件安全管理的重要基础。2008年11月由日本人中本聪提出的“区块链”为电子文件的安全管理提供了根本性变革的可能。目前主要应用于比特币的区块链技术在保证数据的真实及安全方面有独特的优势，能够将区块链技术恰当应用于电子文件的管理。电子文件的管理工作必将发生翻天覆地的变化，电子文件管理的核心问题（安全问题）将会很大程度上得以解决，这将对于目前我国乃至世界范围内的电子文件的管理模式产生根本性的变革。

一、区块链技术的含义

区块链是以比特币为代表的数字加密货币体系的核心支撑技术。区块链技术的核心优势是去中心化， 能够通过运用数据加密、时间戳、分布式共识等技术手段， 在节点无需互相信任的分布式系统中实现基于去中心化信用的点对点交易、协调与协作。

根据麦肯锡公司2016年的报告，区块链技术将会是继蒸汽机、电力、信息和互联网科技之后，目前最具潜力触发第五轮颠覆性革命浪潮的核心技術。区块链技术关乎地球上的每一个人，这是因为它可以较为妥善地解决当今社会的两大难题：隐私保护和信任问题。这两个问题恰恰是困扰电子文件管理的核心问题，即如何确保电子文件的原始性和安全性。

二、区块链技术在电子文件管理中的应用

文件生命周期理论是电子文件管理的重要理论之一。基于区块链技术对电子文件进行全生命周期的管理，将区块链技术与文档一体化的管理理念进行深度的契合，更加安全有效地对电子文件实现全生命周期的管理。

围绕电子文件的全生命周期进行管理，通过联盟链（区块链的一种形式）的方式，采取电子文件身份认证、分布式认证、分片存储、快速共享、安全管控等技术手段，覆盖电子文件的归档、存储、利用、共享、移交、销毁等环节，促进电子文件管理的安全体系和共享机制建设。

具体主要表现在，在电子文件保存阶段，通过分布式认证。在电子文件移交阶段，通过安全管控，在联盟链中得到公认，如比特币的交易。在电子文件归档阶段，通过电子文件身份认证、档案指纹。在电子文件利用阶段，通过分布式存储及公私匙确保数据安全。

（一）区块链技术在电子文件管理方面的特点。1.数据的高可靠性。通过区块链技术建立电子文件身份认证，防止电子文件的内容被篡改。这也是基于区块链技术的比特币之所以能为国际社会接受，并逐步被一些国家和地区接受为支付货币的原因所在。通过设置多电子签名授权机制进行管理，电子文件采用多次签名数据链私匙合并数据加密技术进行预防。2.分布式数据存储。通过区块链技术对电子文件进行分片存储、随机验证，使黑客无固定攻击目标。传统的电子文件管理主要是通过系统进行管理，而系统本身就可能存在各种内在和外在的问题。区块链技术具有的特点使得在最大程度上避免了这些问题。3.可溯源数据。基于区块链技术的电子文件共享交换记录，可查询任意时刻的电子文件管理业务行为，结合线上区块链技术与线下硬件防伪的智能标签，通过区块链+防伪标签的方案，摈弃由于人为因素造成的数据源虚假，建立每个电子文件的唯一标识。利用区块链技术登记电子文件的认证信息，就像给每个电子文件颁发了一个独立存在的身份签名一样，可以验证和追溯每个电子文件的真实来源。4.可管控流程。在电子文件流转过程中可对违规共享交换行为实施阻止和预警。该功能主要通过与联盟链中其他成员保存的数据进行比对和认证，通过认证方可利用，若没有通过联盟链中其他成员的认证，则数据交换行为会被阻止。

（二）区块链技术在电子文件管理方面的优势。基于区块链技术在确保电子文件管理方面所具有的特点，这些特点对于解决目前电子文件管理中存在的问题非常有针对性，目前电子文件的管理主要涉及到内容真实性、存储安全性及利用便捷性这三类问题。区块链技术在这方面有很明显的优势。1.确保电子文件内容的真实。电子文件的内容是否真实，主要在于电子文件的产生和流转、归档等环节是否安全不被篡改。电子文件归档后，其内容的真实可靠如何保障。在数字化环境中，第三方认证是信任建立的一种常见模式。而区块链技术不仅仅是第三方认证，它可以通过无穷多的备份进行认证，无穷多的备份也就是无穷多的侧面进行电子文件真实性的验证。2.保障电子文件存储的安全。安全问题一直以来都是电子文件存储面临的重大问题。在电子文件归档后存储过程中，防止电子文件被非法访问、篡改和盗取是一个重要的方面。建立依托区块链技术的电子文件管理系统，利用区块链技术在分布式节点上进行电子文件存储，电子文件一经写入即不可篡改、不可逆，电子文件从生成到变化成长的整个生命历程都会被持续加密记录下来，提供更高的数据质量和可信度，数据不丢失、不泄露、公开追溯且天然容灾。3.便于电子文件的提供利用。在电子文件的利用方面，利用区块链技术在确保数据安全的前提下，可以最大程度上简化其利用程序。在坚持安全可信的前提下，电子文件在产生单位、保管单位和公众个人之间通过联盟链的方式实现高效安全的利用。通过平台建立共享机制，通过公匙和私匙进行。简化行政手续，用户可以通过私匙直接利用自己权限内的电子文件。在区块链技术下，电子文件（档案）利用框架可分为三部分，第一部分为利用者（管理者）;第二部分为数据共享与交换平台;第三部分为涉密（非涉密）业务域。在利用过程中，档案馆用户通过数据共享与交换平台进行资源申请，然后非涉密的数据可以经平台在线反馈给申请者，涉密数据需经隔离交换区进行离线反馈。社会单位与个人的资源申请通过共享交换平台并经隔离交换区进行涉密数据（在线交付）和非涉密数据（离线交付）的查阅利用。

三、区块链技术对我国电子文件管理工作的启示

（一）技术是保证电子文件安全的核心因素。随着全球信息化的飞速发展，信息安全已成为世界范围内关注的重点，电子文件在形成、处理、传输、存储和利用的各个阶段都面临安全风险。国内外档案管理机构纷纷出台各类管理规范，实施各项安全保障措施，确保档案在提供开放利用的同时，能够保持其真实性、完整性和有效性。2017年6月5日，国家档案局局长李明華在全国档案安全工作会议上指出，档案安全要坚持科技支撑，结合数字档案室的建设，科技对档案安全的支撑作用越来越强。档案工作要紧随最新技术、抓住适合自身发展的技术，敢于应用和推进。区块链技术的核心要义非常贴合电子文件的管理。在我国建设数字档案馆（室）的大趋势下，我国档案管理的手段和方式都有了很大的改变，电子文件的管理和利用已经成为档案工作中最主要的方面。技术手段越来越成为电子数据安全最重要的保护措施。

（二）电子文件管理发展的趋势是国际合作。国际合作和国内各地区档案部门之间合作是未来数字档案资源发展的趋势。针对电子文件的国际交流越来越多，国际档案理事会几乎每次会议都有涉及电子文件管理的相关话题。合作的另一个重要原因在于技术的进步，区块链技术就是一个很明显的例证。电子文件管理的标准和制度需要在合作中进行沟通和交流。电子文件资源作为我们这个时代留给后世记录的重要组成部分，需要齐心协力，共同进步。

（三）建立档案部门区块链联盟链体系。由国家档案局牵头， 采取联盟链等方式，联合各地档案部门的力量， 前期可采取试点的方式，加强和政府信息资源元数据标准制订与推广部门的联系和交流，统一电子文件信息组织、指引、发现、保存的标准。加强各地档案部门之间电子文件管理协调体系建设。

（四）制定电子文件管理应用区块链技术的标准规范。区块链技术作为一种全新的技术，在电子文件管理领域的应用暂未推广，应尽快通过制定相应的标准规范来规范电子文件在区块链技术环境下的应用。进一步完善档案行业网络与信息安全信息通报机制，进一步做好区块链环境下档案数据的安全备份制度。实现电子文件在备份阶段的可验证性、可维护性、可迁移性和可管理性，进一步降低存储成本和风险，确保电子文件在长期保存过程中的安全有效。健全安全管理制度，采用相应的技术手段确保物理安全、网络安全、主机安全和数据安全。

（五）加强区块链在电子文件管理领域的科研工作。加大电子文件安全管理的科研力度，国家档案局等档案行政管理部门应将区块链技术的科研纳入档案科研工作中来，围绕电子文件安全工作面临的紧要、突出问题和重点难点问题，有计划有步骤公关突破。逐步构建和完善我国电子文件管理的政策框架和法律框架。将确保电子文件的真实性、长久保存和社会服务作为电子文件管理的目标定位，并基于这一目标制定全国电子文件管理的长期规划。

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