无纸化会议系统的设计与应用

徐晓思

摘要 由于传统会议模式存在纸张浪费、人力成本居高不下以及会议内容容易泄漏的弊端，无纸化会议系统应运而生。无纸化会议系统集成了会前准备、会中控制、会后归档等各个阶段的会务需求，旨在使用户摆脱大量的会议纸质材料，提高参会人员的沟通效率，减轻会议工作人员的工作量，达到节省纸张和人力资源消耗、提高会议质量的目的。

【关键词】无纸化 会议系统 会议管理

1 引言

传统会议模式存在纸张浪费、人力成本居高不下、会议内容容易泄漏的弊端，会议准备工作量大、会议内容记录困难、会议善后工作难，而无纸化会议系统恰好可以解决传统会议模式的痼疾。随着信息技术的不断迅猛发展，无纸化办公的进程己取得了显著的成效，它将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，在减少纸张消耗的同时，也大大提高了会议的效率，是发展绿色经济、低碳经济的必然要求。

2 无纸化会议系统的现状及设计目标

2.1 现状

无纸化会议模式是近年来出现的一种全新会议模式，基于这种会议模式的无纸化会议系统也开始陆续出现。

目前，国外的无纸化会议系统，大部分都是基于互联网的租赁产品，并且只提供软件，用户需要自己准备兼容的硬件来运行这些系统。同时，这些系统通常都不支持局域网的环境，因此并不适合国内市场对于无纸化会议系统的实际需求。

而在国内市场上，大部分厂商根据国内客户的实际使用需求，陆续推出了包含软硬件的无纸化会议完整解决方案。这些无纸化会议产品的特点包括：

（1）在硬件方面，取消了鼠标键盘，将所有的用户界面及交互集成到了一块触摸屏上。有专家形容，当今的无纸化会议系统，就好比是将所有的功能都集成到了一个大的平板电脑上。而随着触屏手机和平板电脑的普及，人们对于触摸式操作的系统已经驾轻就熟，这也从客观上为无纸化系统提供了一个良好的发展环境。

（2）在软件方面，整合了会前、会中、会后的完整会议流程，将会议所需的文件材料和多媒体资源以电子的形式导入到系统中，并集成了会议内容管理、会场设备管理、高清视频展示、会议文档阅读等功能，实现了多功能的一体化，将智能会议高度集成。

但这些无纸化会议产品同时也存在以下问题：

（1）不易管理。目前市面上大多数的无纸化会议系统都是C/S架构，对会议进行设置和管理的功能集成在会场中的无纸化终端上，会议管理人员必须进入会场进行设置，无法在后台完成操作。

（2）用户体验较差。由于大部分的无纸化会议系统都是在Linux平台上开发，在界面显示上无法达到理想的效果。同时，过于注重复杂功能而轻视了用户的操作习惯，导致了较差的用户反馈。

（3）缺乏安全保障。大部分的无纸化会议系统仍然支持通过USB介质存取文件，这一方面依然会导致会议数据存在泄漏的风险，另一方面又会给系统带来病毒入侵的通道，无法真正做到对会议系统和数据的安全保障。

（4）缺少互动功能。大部分无纸化会议系统的主要功能仍局限在参会人员个人对会议资料的阅览，而缺乏文档演讲、批注展示等互动功能。

2.2 设计目标

本系统的设计目标是构建一个基于无纸化理念、在NET平台上进行开发、运行于Windows嵌入式操作系统中、使用嵌入式机顶盒和多点触摸显示设备、具有触控交互能力的无纸化会议系统，集成会前准备、会中控制、会后归档等各个阶段的会务需求，使用WPF（Windows Presentation Foundation） 和ASP.NET呈现用户交互界面，基于WCF （WindowsC，ommunication Foundation）实现网络通信机制，以使用户摆脱大量会议纸质材料，提高参会人员沟通效率，减轻会议保障人员工作量，真正实现自助式会议管理、节省纸张及人力资源，提高会议质量，达到低碳办公、高效会议的目的。

在设计本系统的时候，重点关注了以下内容：

（1）易于管理的系统。当前的会议管理模式越来越趋向于远程化，因此，系統需要满足用户在远程对会议进行管理的需求。同时，对系统的管理功能需要涵盖从硬件、软件到会议内容的方方面面。

（2）更好的用户体验。用户正越来越重视会议的体验度，未来提升用户体验将是关键。一个产品能不能成功、能不能得到用户的信任、能不能获得足够高的关注度，呈现给客户的体验将起到至关重要的作用。用户体验一方面取决于程序界面是否美观、界面反馈是否流畅，另一方面也取决于系统的功能设计是否合理、是否易于用户掌握，如果软件留下太多地方让用户自己去理解，那么用户往往需要经过培训才能做出操作决定。

（3）更高的安全保障。系统不仅要能够集中控制会议内容，确保会议数据不被泄漏，还要能够防止病毒入侵，提高系统的安全性。同时，系统需要有故障恢复机制，防止在遇到故障时造成停机，影响会议进程。

（4）更丰富的会议互动功能。系统在提供高品质的会议文档内容阅览和多媒体资源展示之外，还需要能够根据用户的需求提供更加丰富的会议互动功能。

3 无纸化会议系统的设计

3.1 模块设计

本系统包括用户管理、会场管理、终端管理、会议管理、文档管理和资源管理六大模块，各模块的用例清单如表1所示。

3.2 架构设计

本系统采用B/S与C/S混合的网络架构设计，整个系统除了网页端和客户端以外，还包括服务端、数据库、数据文件，共五个组成部分，服务端、网页端和数据库运行在主服务器上，客户端和数据文件运行在无纸化触控终端上，如图l所示。

服务端作为Windows服务运行在主服务器上，没有用户界面;网页端运行在主服务器的IIs上，以ASP.NET为基础，以后台管理网站的形式提供给用户使用。服务器上安装了SQL Server，用来构建本系统的数据库。网页端与服务端之间通过基于WCF构建的网络通信机制进行通信，形成B/S架构。

客户端和数据文件运行在无纸化触控终端上。客户端的用户界面以WPF为基础，与服务端之间通过基于WCF构建的网络通信机制进行通信，形成C/S架构。数据文件用来存储客户端需要持久化的数据。

整个系统分为三个层次，自下而上分别为服务层、业务层和表现层，如图2所示。

服务层主要提供一些底层的服务，包括数据库服务、数据文件服务、数据转发服务、WCF通信服务、资源解析服务以及通信接口服务。业务层负责整个系统的功能实现以及辅助的业务流程，包括用户管理、会场管理、终端管理、会议管理、文档管理、资源管理、模块管理、资源调度以及通信调度。表现层用于实现用户界面，其中，服务端没有用户界面，网页端界面使用ASP.NET实现，客户端界面使用WPF实现。

3.3 数据库设计

本系统的数据库E-R图如图3所示。其中，用戶实体主要用来存储网页端的用户账户信息，因此与其他实体没有直接关联。

4 无纸化会议系统的应用效果

目前本系统已经正式发布并在多个项目上成功部署。

以某央企项目为例，该项目包括一个可容纳100人的主会场和三个可容纳20人的小会议室。对系统上线六个月内使用情况的统计如表2所示。

在系统上线六个月后，对该项目的用户进行了问卷调查，从系统的功能、易用性和稳定性等角度对用户反馈进行了收集。经统计，用户对系统的满意率在97%以上，说明本系统达到了预期的应用效果。同时，也收集到了用户的一些意见和新需求，用于本系统的持续改进。

5 总结

从表面上看，在现有传统会议模式的基础上重新部署无纸化会议系统，在短时间内是增加了经济成本。但是从长远来看，实际上不但降低了会议成本，同时还优化了会议管理，提高了会议质量，节省了时间和人力成本，加强了会议保密性，增加了参会人员的用户体验。目前无纸化会议技术越来越成熟，先进的理念和技术正在取代落后的事物，这也是信息化进程的必然结果。

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