机关日常事务处理技巧探讨

左祥南

摘 要：机关行政部门是不可缺少的一个部门，是机关日常事务正常运营的重要保障。新形势背景下，机关行政工作追求更加高效的处理效率，机关日常事务处理也应该积极探索高效的处理方法和技巧，以适应新时期机关单位的发展需求。本文主要探索了机关日常事务处理方法的形成，总结了相关技巧，同时对提升机关日常事务处理效率提出了几点建议。

关键词：机关日常;事务;技巧;方法;建议

在我国设立的各层级机关单位中，行政部门是不可缺少的重要组成。行政部门的主要工作内容就是围绕机关单位的日常事务，保障机关单位核心职能能够高效运行，肩负着单位的上传下达，每天进行日常事务的安排，对日常事务的处理起着安排、参与、组织、协调和监管的作用。

一、机关日常事务的特点

机关日常事务内容主要包括有接听电话、安排会议、公文处理以及协调沟通等。有些特殊的机关单位，行政部门的日常事务还会包括一些后勤管理，例如车棚管理等。机关日常事务的特点表现为：

（一）重复性

日常事务就是每天都有可能会发生的事务，机关单位日常事务具有重复性的特点，专员每天要面对的事务可能都是相同的，例如安排会议、接听电话等。

（二）突发性

日常事务还具有突发性的特点，例如特殊节假日、突发情况，使得当日的事务变得特殊。

（三）琐碎性

日常事务与机关单位正常运营过程中的方方面面连接，比如为领导传达一个信息，又比如是将文件派发等，并不具备系统性。

二、机关日常事务处理方法探讨

尽管机关日常事务十分琐碎，工作内容同时具有重复性和复发性，看似十分轻松简单，但想要真正的高效快捷的做好日常事务处理，往往也需要系统化的方法来解决。结合笔者工作经验，现探讨以下几种常用的系统处理方法。

（一）统筹事务法

一般来说，行政专员每天要面对与处理的事物很多，内容繁杂，项目各异。为了能够更好的提升处理效率，不妨采用统筹事务法。

统筹方法本身是针对生产组织和安排的数学管理方法，其核心思想就是统筹兼顾，合理安排。以机关单位的日常事务处理来说，首先，行政专员要将当日需要处理的事物进行罗列统筹，分别按照主次关系、处理时间长度、复杂程度来进行罗列，然后，按照事情的需求程度来进行对当日事物处理活动列出计划表，通常来说，越主要的事物、越紧急的事物以及突发事物都需要优先处理，对于那些没有明确处理时间界限，可以安排延后处理。

以这种方法来处理事物，避免了行政专员“没有重点的忙乱”发生，工作一刻不停，却什么问题没有解决，让日常事务的处理更具有条理性和科学性。

（二）举一反三法

机关日常事务虽然具有一定的重复性，但实际到机关单位各个时期的工作内容，又存在较大的差异性。但对于行政专员而言，要懂得变通，活学活用，学会举一反三。对于有具体章法的事物处理，需要严格按照规章制度来进行处理。但对于类似活动而并无具体条文指导的，在处理方式上，要学会见微知著。尤其是对于突发的事物，更需要随机应变，灵活运用以往经验来及时的处理。

（三）及时记录进度法

机关日常事物繁杂，有些事物需要很长一段时间来进行处理，处理专员想要更好的处理事物，要学会记录。这种记录既可以采用现代的信息记录方式，也可以采用最原始的纸笔记录，重点起到提醒专员事情处理进度。通过进度记录，可以让专员准确回顾处理的方式方法，不至于错项漏项，也更有利于专员形成一套自我的事务处理流程和方法。

三、机关日常事务处理技巧探索

机关日常事务看似一成不变，实际上变化万千，只是这些变化总是藏身于细微处，需要行政专员仔细挖掘，并逐步研究出处理技巧，这样才能够更有效的处理事务。一成不变的按部就班有可能就忽略了不同日常事务中的细节，反而会弄巧成拙，更不利于事务的高效处理。

（一）会议安排技巧

会议安排是机关日常事务中的基础内容，也最能够反映行政专员处理日常事务的能力。结合本人的工作经验，在会议安排事务处理上，需要做好以下几个事情：

一是做好会议筹备，会议的召开对于机关单位工作来说是常事。机关单位的会议开展往往是具有过程性的，突发会议往往较少。会议筹备内容主要包括有“三大要素，八大要点”。三大元素是指要弄清楚会议的内容是什么，会议日程安排以及参与会议人员的确定。八大要点则是具体项目，包括有：会议议题、会议名称、会议目的、会议指导思想、会议时间地点、日程安排、与会人员、会议资料。

二是要充分做好会前沟通，在会议安排之前，行政人员要与领导进行充分的交流沟通。对于已经确定的事情，做到及时报备，对于不太确定的事情，要多方面去准备，与领导商榷后决定。同时还应当预备好突发情况的处理方案，防治会议出现问题，陷于慌乱之中，不利于会议的有序进行。

三是在会议过程中，需要做好相应的服务和记录。对于特别重要的会议，还需要及时的做好会议记录，为日后会议资料归档做准备。

四是要归纳总结，会议结束后，行政人员的工作并没有结束，应该根据此次会议安排作出相应的归纳总结，形成材料，便于其他会议安排进行参考。

（二）协调沟通技巧

机关日常事物处理过程中，最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。行政办公人员需要与机关单位内的各个部门打交道，想要提升事务处理的效率，必须要有良好的沟通能力。协调沟通的技巧关键集中在“有效性”上，两者之间的沟通，如果能够达成沟通目的，就是有效沟通，反之，就是无效沟通。

有效沟通建立在以下几个基础上：一是要确保沟通过程中语言组织、传达精确，行政办公人员在进行人事关系、会议组织过程中，要对沟通语言进行组织，要对传达的事情进行充分的理解，只有准确而不失真的信息才能够更加快的被理解;二是要确保沟通的及时性，对于一些事务来说，沟通必须要第一时间进行，延时沟通可能会致使需要传达的信息失效，及时沟通才能够保障信息的及时传达、及時使用和及时反馈;三是要确保沟通的客观性，适当的加入主观因素。对于不同类型的沟通传达宜采用不同的沟通语气、态度，但应该尽量的保持沟通的客观性。对于一些需要协调或者调解的沟通，则可以适当的加入个人主观因素，缓和气氛，促进调解。

（三）公文处理技巧

公文处理也是行政日常事务中的重要内容。相对于其他几种常见事务而言，公文处理对处理技巧的要求更高。这是因为公文本身就具有很强的规范性和思想严肃性。根据笔者公文处理经验，总结出以下几个处理技巧：

第一，要时刻注意公文撰写的规范性，注意公文种类和适用范围，注意行文方式和行文关系，严格按照相关规定进行;第二，要注意办文的规范性，发文程序从拟稿开始依次会经历 核稿、签发、注發、缮印、校核、用印、签署、发文登记、装 封、发出这十个环节，然后文稿经过发文程序传递到收文机关，另外还有一部分文稿要留在单位内部;第三，要确保公文归档规范化，对于公文的收发需要注意使用标准化工具分门别类的进行收存。

（四）信息处理技巧

在当前信息化工作背景下，行政办公人员每天接触的各类日常事务信息量更大于从前。对于形式各异的信息，处理起来应当适当引入科学技术。对于信息的收集和整理，可以采用表格的形式进行分门别类，并按照重要程度进行罗列，并按照日期整理收存在计算机中，以便需要的时候能够及时调取。

四、提升机关日常事务处理效率的几个建议

变革与发展，是当前机关行政部门必须要遭受的时代考验。想要进一步提升机关日常事务处理效率，就必须要进一步的提升行政专员的综合素质。基于笔者工作经验，先对提高行政专员综合素质提出几点建议：

第一，要进一步强化行政人员的学习意识。现代行政办公形式越来越高科技，而所面对的日常事务形态也更加多样化，想要不断提升日常事务处理效率，就必须要时刻保持学习状态。在工作中，不仅要加强政治理论学习，加强对业务政策法规的学习，还要加强对网上办公、电子政务等现代服务技能的学习，争当办公室工作的多面手。

第二，要进一步强化行政人员的服务意识。行政工作本质是服务于机关单位的日常运行，提升机关单位的工作能效，更够更好的服务于人民和社会。因此，机关单位行政专员要充分认识公室服务性质、服务对象、服务内容、服务要求，切实做到各项服务有的放矢，各项服务取得成效。

第三，要进一步强化创新思想，不墨守成规，敢于创新，是对新时期行政办公人员的新要求。具体到机关日常事务处理各事项上来，行政人员要大胆思考，小心实践，敢于向领导提出问题，并积极的思考问题，提出新的思路和举措，促进工作的优质完成。

第四，要进一步强化效率意识，随着信息时代的来临，在机关行政事务工作中也要跟上时代的脚步，来不断提高工作人员的效率。机关行政单位要做的就是计算机的配备，通过先进技术在机关行政事务工作中运用，完善机关行政事务的管理体系。对于人员而言，熟练的掌握先进科技的运用方法是必须，通过在日常事务处理中不断进行总结和分析，形成处理事务的技巧，进而提高自身工作的效率。

五、总结

时代在进步，机关日常事务处理方式方法也需要日新月异。作为机关单位的基层工作人员，需要不断的提升自己的工作素质，才能够适应新时期机关单位的发展需求，才能够跟上时代的脚步，才能够更好的为社会发展做出应有的贡献。

参考文献：

[1]陈俊华.加强新形势下机关事务管理部门的自身建设[J].中国管理信息化，2017，20（20）：197-198.

[2]陈庆修.从历史沿革看机关事务的含义及其发展趋势[J].中国行政管理，2017（10）：146-147.

[3].担当实干 务实创新 深入推进机关事务工作改革发展[J].中国机关后勤，2017（09）：31-34.

[4]苏永宏.新时期机关行政事务工作探微[J].农家参谋，2017（17）：34.

[5]宋旭光.管理 保障 服务——浅谈机关事务的后勤保障工作[J].改革与开放，2017（10）：126+128.

[6]陈强.行政事务人员日常事务处理技巧浅析[J].科技经济导刊，2017（12）：262.

[7]周华.浅谈政府机关办公自动化中的信息化应用[J].电脑迷，2017（04）：136.