政府电子资料管理的“共享云”模式

李月 忻源荣 卢雪兵 张学雷 张君

摘要 近年来，随着政府信息化应用水平的不断提升，政府在日常业务办公与资源共享方面涉及大量电子资料的存储及收发，为进一步加强电子文件的共享及管理，方便人员通过统一的信息化公共平台进行检索和查阅资料，不断提高职工的工作效率及资源共享率，本文立足政府信息化建设的发展要求，针对电子资料管理的模式进行了探索与研究。

【关键词】资源共享 电子资料 “共享云” 模式

1 背景及现状

随着政府信息化应用程度的不断提升，信息技术对于日常的业务办公带来了诸多便利，对于减少人员工作量，减轻工作负担，建立畅通、便捷的信息渠道起到关键作用。通过研发电子资料管理的“共享云”模式平台，做到集中管理电子资料，防止资料丢失;运用网络访问资料，加快资料传阅和浏览;规范电子资料的传递，提高员工协作能力;统一控制用户的使用权限，确保电子资料审批、发布按照规范进行;缩短查阅文件的时间，减少文件流转时间;降低电子文件重复分发，提高空间使用率。

2 建设需求

2.1 电子资料存储与访问管理

电子资料统一存储至政府端内部服务器，并提供统一的访问平台，所有用户可通过统一的登入接口，经由身份验证后进入至该平台进行相关操作。

2.2 电子资料的功能管理

平台可实现文件阅览、文件上传、文件下载、文件移动、文件发布、文件审批、文件共享、日志查阅等功能，对各项功能的实现经由角色界定和划分。

2.3 电子资料使用权限管理

所有用户都可使用该平台对电子资料进行阅览和基本管理，普通用户（科员）有文件阅览、文件上传、日志管理三大模块功能，科级以上用户增加文件处理功能，可对电子资料进行审批发布。文员增加共享管理模块，实现对电子资料的收集管理功能。

2.4 电子资料安全管理

通过开发专用的平台，充分确保电子资料在使用过程中的安全问题。防止电子资料的非法复制、修改、删除。

3 功能应用

3.1 人员角色

操作员：可进行文件阅览、文件下载、文件上传、文件发布、文件送审、文件移动。

审核员：除具有操作员使用功能的基础上，可对文件进行审核、将文件移动至共享文件夹。

文员：具有操作员的使用功能，并主要负责权限范围内共享文件夹的创建及管理。

其他：

（1）每位审核员只能审核本部门下一级的用户提交的文档。

（2）审核员发布信息默认发布在本部门下。

（3）每位审核员可以向上一级和平行级及下属级别发布文件。

（4）文件管理员可以创建共享文件夹、在共享文件夹中移动文件，同时可以修改文件名。

（5）每位操作员只能向上一级的领导提交信息。

（6）每位操作员可以浏览文件的范围为：发布在本身份级别及级别以上的所有文件。

3.2 功能介绍

3.2.1 文件阅览

在该模块中用户可以根据自己的阅览权限来查询到自己能阅览的文件，同时能够下载该文件。实现功能如下：

（1）全文索引：可以索引Office、PDF等文件内容，键入关键字后可快速从海量资料中精准查找所需文件。

（2）状态筛选：可通过功能按钮筛选出某一状态下的全部文件，例如己读、未读、全部等，并有最近阅读选项供用户进行定位查阅。

（3）添加收藏：可通过添加收藏将选阅文件统一归档阅读。

（4）分享阅读：点击分享功能可生成查询链接，可将链接复制分发多人，用户根据可直接键入该链接，即可直接进行阅读和下载等操作。

（5）支持转换的方式在线浏览：office等常见格式都可以自动转换成可以在IE中打开的格式来在线浏览。

（6）能按各字段（包括目录）进行排序：对于未阅读的文件有标记，能显示阅读文档的基本信息。

3.2.2 文件上传

该模块中用户可以根据自己的权限对自己上传的文件进行删除、修改或发布、收回（上级用户没有审核前）、移动等操作。文件上传是指：将DOC、JPG、MP3、PDF、MPG等不同格式的文件通过网络发送并保存到服务器上。系统自动将记录上传人员、时间等信息。

用户可以根据自己当前的权限在页面中来进行文件上传，并上传到服务器的指定目录下，同时支持批量文件上传。实现功能如下：

（1）集中存储：统一的电子资料共享。

（2）空间大小锁定：文档作者和管理权用户可对电子文件存储的空间大小进行锁定，确保电子文件空间使用量的限制。当因有特殊需求需调整空间大小时，可以由管理员进行扩充调整，保证文档的正常操作。

（3）版本管理：文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。

（4）对本地文件的基本管理：上传本地的文件进行存储及管理，对可实现对文件基本信息的修改，新文件版本的替换，对己上传文件进行发布、送审、移动等操作。

3.2.3 文件处理

在该模块中，具有上级权限的用户可以对下属权限用户上传的文件进行审核、退回、发布、移动等操作。实现功能如下：

（1）文档审计：电子文件生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪掌握所有系统内部所有文件的操作情况。

（2）审批流程：按照角色逐级进行审批，退回，并且根据角色限定发布范围，在此基础上，不同角色还可以实现不同功能范围的文件移动。

（3）数据备份：支持数据库备份和完整数据备份双重保护，全面保障系统内部数据安全性。用户可自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作。

3.2.4 共享管理

该功能模块是针对政府现有业务需求来开发设计，主要实现电子文件的收集及规范管理。系统功能主要由文员角色进行创建及管理。

（1）文件夹创建：文员根据处室业务需求进行文件夹创建及命名。

（2）文件移动：科级以上角色可将系统内存储及送审文件移动至共享文件夹内进行归档。

（3）文件夾发布：文员将收集好的文件夹进行送审发布。

参考文献

[1]陈勇.电子政务建设中的电子文件管理问题研究[J]，档案学研究，2006（02）： 53- 56.

[2]薛四新，黄萃，云计算环境下电子文件管理研究综述[J].北京档案，2011（09）： 25-27.