新时期高校学生档案管理改革探究

孙鹏

摘 要：随着时代和社会的快速发展，教育改革也进入了新的发展阶段，同时高校的改革措施也得到了落实，高校学生档案管理工作也有了一定的改善。高校的学生档案主要是记录学生在校期间的学习情况以及重要的生活内容，所以在对学生档案进行管理时，一定要保证学生档案的完整性。随着教育制度的改革，高校的学生数量也随之增加，这种情况给各个高校的档案管理工作带来了非常大的难度。本文主要是对新时期高校学生档案管理改革进行探究，从而使得高校学生档案管理工作更加完善。

关键词：新时期 高校 学生档案管理

中图分类号：G645 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）10（b）-0122-02

对于广大高校的学生来说，学生档案是一份非常重要的资料。在各个高校都存放着大量的学生档案，当学生档案在记录学生学习情况以及重要的生活内容时，通常保留的都是各种材料的原件以及诸多的历史证件。在学生就业时，各个企业的人力资源为实现有效的开发，都需要参考学生档案信息。由此可见，学生档案从性质上来说，它的使用价值非常高，同时也反映了高校的教学状况。

1 新时期高校学生档案管理存在的问题

1.1 学生档案信息不完善

目前，对于学生档案，高校并没有进行科学有效的管理。在档案信息管理过程中，高校仅仅是对材料进行了归类、保存。从材料归类方面来看，主要有三方面的內容：第一，学生政治表现方面，如学生的入团材料、党申请书、政审时需要的相关材料、学生的奖惩材料、学生的毕业鉴定等诸多方面的内容；第二，学籍方面的材料，如学生的高考成绩，获取奖学金时需要的证明，大学期间历年学习成绩单，学位、学历证明等；第三，学生身体状况材料，如学生入学体检表、毕业体检表等。

1.2 学生档案管理手段落后

目前，由于高校的档案管理手段比较落后，所以对于学生档案，高校难以真正的实现科学、有效的管理，管理方法还停留在纸质管理阶段，主要采用的方式仍然是手工方式。随着教育制度的改革，高校的学生数量也随之增加，这种情况给高校的档案管理工作带来了非常大的难度。如果不改变档案管理的方式，只会浪费更多的人力、物力、财力，同时也会严重阻碍档案信息资源的开发利用。

1.3 学生档案利用率低

在学生入学后，学生的档案就会被存放在学校的某一部门中，教师很少能通过学生的档案来了解学生，从而对学生进行因材施教以及选拔任用班干部。由于高校的教学管理改革很少把学生档案作为参考，所以学生在校期间，学生的档案并没有被有效的利用。在双向选择就业时，学生档案没有发挥毕业“推荐表”的作用。一方面，学生档案材料内容不完整，不能够为用人单位提供参考；另一方面，落后的查询方式，使得用人单位因为效率低，从而放弃这种需求。总之，学生的档案利用率很低，并没有发挥重要的作用。

1.4 学生档案管理制度不规范

许多高校对档案管理一直都不是很重视，在学生档案管理过程中，相关的制度并不完善、规范化、科学化，学生档案难以实现有效的管理。在学生档案管理实施的阶段，主要是由某个部门全权负责，比如学生处全部负责，人事处和其他部门就概不负责。在学生入学后，对于自己的档案无法充分整理、落实到位，材料就会出现积压等不良现象。

2 新时期高校学生档案管理改革的策略

2.1 完善学生档案信息

学生档案归档范围实行了几十年，在很大程度上即不能为用人单位提供学生档案信息，又不能反映学生的发展全貌。因此，无论是在利用价值方面，还是在历史真实性方面都已经不再适用。在当今强化素质教育的背景下，高校应该根据学生学习、生活的特点，修改学生档案归档范围，通过档案的材料来反映学生个性化发展的特征，最大限度地为用人单位提供参考，使学生在就业竞争中更加顺利地走向工作岗位。高校要想完善学生的档案信息，可以增加以下3个内容：第一，增加学生信用档案。诚实守信即是中华民族的传统美德，又是个人发展的重要品德，同时也是用人单位的基本要求。信用档案是学生个人职业生涯的资本，其主要形成的方式是积累学生在校期间诚实守信方面的材料，以此来准确地反映学生的品行情况、信用行为。第二，注意关注学生的能力。档案材料既要关注学生的成绩，又要发现学生各方面的潜能，特别是学生的实践能力与创新能力，同时高校应特别注意收集、反映学生成长进步的相关材料，如学生的荣誉证书、个人作品、资格证书等。第三，建立学生心理档案来反映学生的心理状况。近年来，随着高校对学生心理健康的教育以及对学生心理健康状况的跟踪、调查。在这个过程中，形成了大量的关于学生心理素质的材料，高校应该对这些材料进行收集、整理，形成学生心理档案。从学校教育管理方面来看，通过心理档案能够准确地分析出学生的个性特征，从而及时的对学生进行相应的心理疏导，促进学生健康成长。从用人单位选拔人才方面来看，用人单位可以通过心理档案来了解学生的心理健康状况，选择最适合单位的人才。因此，高校应特别注意收集、利用心理档案这一重要的信息资源。只有增加了这3个内容，才能更好地为用人单位提供完整的学生档案信息，帮助学生在就业竞争中顺利地找到心仪的工作。

2.2 朝着网络化方向发展

随着计算机的快速发展，计算机在各行各业被广泛应用，无论是高校的录取，还是学生毕业，网络化管理已经被广泛的应用，这为学生电子档案的形成和推广奠定了基础。为了落实档案管理，计算机需要担当核心作用，在对学生档案进行分类归档时，需要有计划、有步骤地进行，最终实现网络化的档案管理。现阶段，各大高校开始逐渐普及应用校园网络，学生档案也逐步的实现了科学管理。由于学生电子档案的普及推广，所以信息数据得到有效的构建。同时在检索过程中，慢慢地朝着网络化方向发展，节省了一定的人力物力资源，提高了工作效率。

2.3 提高学生档案利用率

著名的档案学家吴保康曾说过“档案必须利用，通过利用发挥其作用，为社会服务，并同社会的政治、经济、文化、教育、科学等方面紧密的联系起来，实现其自身价值”。由此可见档案室是学生档案信息的收集与传播机构，最终的目的就是将学生档案信息提供给用人单位，从而实现档案信息的价值。高校的档案工作人员需要根据当前教育发展的新形势，以为学生服务为根本宗旨，认真、细致地研究学生档案信息资源的开发与利用，最大限度地发挥学生档案信息资源的价值。

2.4 规范学生档案管理制度

高校要想保证档案信息的完整和准确，应该根据档案形成的特点，建立一套完善、规范的档案管理制度。首先，高校必须明确学生档案管理的主管部门，划分出相关部门的职责范围，使其做到分工明确，各尽其责。其次，对材料的归档时间要做出明确的规定，只有这样才能及时地进行归档，使档案材料更加的齐全、连贯，这样即能减轻集中整理档案的工作量，又能使档案及时的反映出学生发展的新情况，最大限度地保证了档案信息的完整性和最新性。最后，形成了统一的存档标准，对学生档案的接收、存放、管理、传递提出了较为严格的要求，确保学生档案材料真实、安全。

3 结语

高校的档案管理是提升学校管理水平的重要部分，即能够对学生的在校情况做出完整的记录，又能充分保障学生档案信息的收集、归档等环节的管理。所以，要想帮助学生在激烈的就业竞争中顺利地走向工作岗位，各个高校就必须要完善学生档案信息，朝着网络化方向发展，提高学生档案利用率，规范学生档案管理制度，只有这样才能更好地为用人单位提供学生的档案信息，从而帮助学生找到心仪的工作。

参考文献

[1] 程爱荣.新时期高校学生档案管理改革初探[J].生物技术世界，2016（2）：248.

[2] 李彩霞.新时期高校学生档案管理改革探析[J].求知导刊，2016（10）：89.