浅谈医院档案管理中精益管理的应用

朱华英

摘要：在医院的日常管理工作中，档案管理是一项很重要的内容，而充分发挥档案优势和价值，对于医院整体服务水平和管理水平的提升具有着很关键的意义。随着科技的不断发展，也对目前的医院档案管理工作提出更高要求，实行精益化管理势在，必行。本文主要对医院档案管理中精益管理的应用进行了分析与研究。

关键词：医院；精益管理；档案管理；归档范围；计算机系统

科学、合理的档案管理工作，对于医院各项活动的顺利开展具有关键的作用，也有助于其整体服务质量的提升。将精益化管理模式应用于医院的档案管理工作中，不仅可大幅度提升管理工作效率，同时也可促进其基础设施的完善，降低人员的工作难度，应用效果事半功倍。

1医院档案管理工作现状分析

纵观当前的医院档案管理工作现状，发现仍存在较多问题，如由于内部管理人员的重视程度不高，进而直接导致了管理体制不健全的问题，在如此情况下，工作质量和效果很难得到保障。具体问题分析如下：

首先，医院信息管理和档案管理工作未能实现协调统一，甚至还存在脱节问题，进而对数据资源的整体性和完善性造成严重影响。由于上述问题的出现，也抑制了档案资源作用和优势的充分发挥，无法为各部门发展提供价值辅助，最终影响了医院整体管理水平的提升。

其次，从工作人员自身的角度看。目前，大多数从事医院档案管理工作的人员均存在专业素质不高、能力水平低等问题，且个别人员在从事该工作之前，从未接受过正规、系统的培训，实践经验远远不足，难以适应当前复杂、繁琐的档案工作，不利于该工作的顺利开展，抑制了档案管理工作向科学化和现代化的方向发展。

最后，规范化标准的缺失也是当前的医院档案管理工作中较为常见的问题，档案数据通常较为混乱，无法实行统一立卷和归档，管理范围也不够清晰和明确，个别价值文献、资料和数据未能进行科学有效的管理，进而直接影响了后续应用。

2医院档案管理工作的重要性及精益化管理概述

2.1档案管理工作重要性

档案管理工作主要就是负责医院内部一系列活动的记录，如学术交流活动，科学研究活动、医务管理活动等等，其保存的文件和数据通常具有较高价值。档案形式多种多样，如声像档案、会计档案、科研档案、病历档案、医疗设备档案、人事档案等等，涉及到医院发展的各个领域。在现代化的医院管理中，档案工作已逐渐成为重要的组成部分，其可为医院各项规章制度和政策的制定提供必要参考和依据，以此确保决策制度的合理性和科学性。同时，档案在优化医疗服务结构、保障单位利益方面更是发挥了不可替代的作用。

2.2精益化管理

“精益管理”这一词汇最早出现于丰田汽车公司，其宗旨与核心在于引导生产人员在活动开展过程中，一切均从用户的角度出发，最大限度的减少活动生产中的不必要环节，取消非价值活动，从而不断提升工作效率，避免浪费问题的发生。上述理念的提出，也为现代化的医院档案管理工作提供了新思路，其在医院档案整理归档以及资料查询和实践应用过程中，不仅提升了工作质量和效率，也缓解了档案管理人员以及医护人员的工作压力和难度。同时，为推动医院医疗活动和科研活动不断上新台阶提供了良好的保障。

3精益管理在医院档案管理中的实践应用

3.1完善档案管理制度

科学化的档案管理工作，首先应确保完善、合理的档案管理制度，而这也是确保医院管理水平和服务水平提升的关键，同时也可为档案管理工作提供正确指导和方向。为了实现医院各部门之间协调稳定发展，规范和明确管理工作流程，需对当前的管理制度进行全面审核，整理并汇总其中存在的缺陷和漏洞，并在其中融入标准化工作理念，结合现行的法律法规，制定出明确、可行的管理制度。具体内容应包括档案整理、接收、传递、登记、修正、利用以及保管等等，细化各环节工作流程，以此实现集中化管理。另外，还应对档案管理人员进行教育与培训，以此确保档案登记、利用、传阅以及归档等各环节工作的规范性，从而真正实现档案的精益化和科学化管理。PDCA工具在医院档案管理工作中的应用很有必要，其可大幅度提升工作效率和质量，并通过行动、检查、实施以及计划等环节，有效解决管理工作中存在的实际问题。

3.2明确档案归档范围

通过精益化管理模式的实施，对医院档案管理工作的方法、要求、标准等均进行了统一明确，并将ISO9000质量管理标准应用于管理工作中，以此细化工作流程，并对工作过程中的非增值活动和耗费活动进行剔除，明确档案归档的范围，改进和优化工作模式。在此过程中，也大幅度提升了档案管理人员的责任意识和自主管理能力，使其充分认识到该工作开展对于医院健康发展的重要性，改变了以往工作模式下的被动状态。对医院发展过程中的重点科研活动和医疗项目进行全方位、立体化跟踪，及时的落实好汇总和整理工作，以免出现档案丢失的问题。另外，还可对表现优异的档案管理人员进行奖励，对医院内部的办公平台OA网加以完善，借助网络技术、计算机技术，实现档案信息传递的低耗化、高效化、优质化、安全化以及信息化，从而最大限度的发挥出档案在医院管理和可持续发展中的重要作用。

3.3优化档案管理方式

精益化档案管理是一项高效的、科学的管理模式，其充分体现了医院的文化和精神。现代化的档案管理工作，一定要符合时代发展特征，同时也要与医院的实际发展情况相辅相成，以免出现脱节问题。在开展具体工作的过程中，通常需设定专门的管理机构，完善医院内部的局域网，确保其广泛性和安全性，在提升整体管理水平的同时，最大限度的实现资源的优化共享。另外，在医院各科室中均应设置专业的档案管理人员，及时记录和整理，定期交由档案综合管理部门，落实好相应的交接工作。

3.4先进管理手段的应用

科学技术的不断发展，为医院档案管理工作提供了新趋向。医院的档案管理工作设计领域较广，业务繁忙，需保留的业务归档资料较多，如影像资料、病案资料等等。若采取传统的纸质保管方式，则通常需占据较大存储空间。另外，当前档案载体十分丰富，如计算机管理十分普遍。医院在使用电子病历的过程中，由于其载体和信息处于分离状态，进而无法保证资料的真实性。基于上述情况，医院在今后的档案管理工作中，可尝试应用数据库方式进行档案保管，如借助计算机系统开展住院收费业务，弥补以往工作模式下的缺陷和不足问题，节约时间，提升工作效率。利用电脑存盘，对医院各项医疗业务产生的档案和数据进行详细保管，降低库存量，规范管理工作流程。在此过程中，虽然病人对账单并不属于档案归档范围，但其数据库的管理模式，为电子档案提供了良好的应用范例，是实现现代化和精益化档案管理的重要途径和手段。

4结束语

综上所述，本文主要对医院档案管理工作现状进行了分析，并对该工作开展的必要性和精益化管理进行了概述，最后提出精益化档案管理的有效途径。总之，该管理模式的应用，实现了档案管理工作的科学化和精细化，减少了中间很多非增值活動环节，节约了成本，对于医院的可持续发展和管理水平的提升意义重大。endprint