大数据时代档案管理模式变化探讨

尹闻晓

摘要：随着科学技术的快速发展，我国已经正式步入大数据时代，而这一时代来临便对我国很多行业带来了较为深远的影响，档案管理便属于受影响的代表，基于此，本文就大数据时代档案管理模式的变化开展分析，并围绕科学整合档案资源、三位一体档案防护共四方面内容就应对大数据时代档案管理模式变化的策略进行了详细论述，希望论述内容能够为相关业内人士带来一定启发。

关键字：大数据时代；档案管理模式；三位一体档案防护

1大数据时代档案管理模式的变化

大数据时代带来的档案管理模式变化影响较为深远，考虑到本文研究侧重点，笔者仅对档案数据资源体系变化等四部分变化内容进行了详细论述。

1.1档案数据资源体系变化

受信息资源爆发式增长影响，我国档案管理在数据来源、采集方式等方面均出现了较为深远的变化，具体变化内容如下所示：（1）档案数据来源变化。随着计算机与智能手机日渐成为我国民众标配，网上信息的暴增使得其已经成為我国档案数据的主要来源之一。同时，由于档案部门对民生民意的重视程度不断提升，我国已经在大数据时代影响下走上了“全民皆档”的发展道路。（2）档案数据内容变化。大数据时代影响下，我国大部分档案管理部门出现了档案数据数量增大、档案数据类型增多、档案数据价值密度降低、档案数据处理速度加快等特点，这些便对档案管理工作的开展提出了一系列新的挑战和机遇。（3）档案数据收集方式变化。受大数据时代影响，我国当下存在强制收集、实时捕捉两种档案收集方式，其中实时捕捉需要得到计算机技术和信息技术的支持。

1.2档案服务内容变化

“你来馆我来找”是过去很长一段时间我国档案服务工作的主要服务内容，因馆外资源不属于档案而拒绝提供服务的情况也属于档案服务的常态，由此可见以往我国档案服务处于浅层次状态。不过随着大数据时代影响力的不断提升，我国档案服务开始走上了“深入人心”的发展道路，很多地区已经开始结合用户身份登记、搜索方式、利用结果等数据为其提供针对性较强的“档案大服务”，由此档案服务开始逐渐走上了差异化、精细化的发展道路。

1.3安全威胁变化

大数据时代带来的共享程度提升会直接威胁档案信息的安全，由此档案数据便将面临诸多新的威胁，具体数据威胁内容如下所示：（1）档案数据丢失。由于大数据时代的档案数据多存放于电脑系统和硬盘之中，这就使得档案数据丢失的概率较高。（2）秘密隐私泄露。在档案管理的信息收集过程中，结合大数据开展的信息收集天然存在着信息泄露的风险，这一风险很容易对具体个人造成严重负面危害。（3）网络侵权和数据的恶意使用。大数据带来的较高数据公开程度使得一些档案数据可能被不法人士利用，由此开展的恶意使用对档案管理部门、具体个人均将带来较为负面影响。

1.4合作方式的变化

大数据时代提倡数据开放、资源共享，这就使得档案行政管理部门与各领域的合作将大量开展，互联网、数据技术公司、信息化工作部门便属于档案行政管理部门在大数据时代最基础的合作对象，也只有通过多种形式的合作，档案行政管理部门所藏档案才能够更好为社会提供服务。

2应对大数据时代档案管理模式的策略

结合大数据时代档案管理模式的变化，本文提出了科学整合档案资源等四方面应对大数据时代档案管理模式变化的策略，希望策略内容能够为相关业内人士带来一定启发。

2.1科学整合档案资源

考虑到档案数据来源变化、档案数据内容变化、档案数据收集方式变化，本文建议我国档案部门在大数据时代下首先开展档案资源的科学整合，这一科学整合应围绕以下几个方面开展：（1）推进“存量数字化、增量电子化”战略。“存量数字化”要求各地档案部门加快自身档案资源的数字化进程，并同时在这一过程中延长纸质档案寿命，“增量电子化”要求档案部门全面开展原生电子文件形式。例如，我国上海大学档案馆在自身工作开展中便严格遵循了党政机关单位提出的归档文件电子化管理要求，由此该部门实现了源头上的数字档案真实、完整、可用。（2）优化资源结构。为了避免大数据时代下的档案信息资源沦为一座座信息孤岛，档案管理部门需要加强内部互联、实现与图书馆之间的互助、与网络商和技术开发公司之间的互通，由此才能够最终实现“中国档案云”，档案也将告别信息孤岛发挥集聚效应。

2.2创新档案服务内容

档案服务内容变化为我国各地档案服务部门敲响了警钟，因此本文建议从以下几个方面实现档案服务内容的创新：（1）创新档案服务理念。为了实现档案服务内容的创新，首先需要做的便是进行档案服务理念的创新，这一创新需要围绕人性化服务、个性化服务、智能化服务、知识化服务四个角度开展。例如，我国武汉市档案局便通过引进智能化档案数据处理系统实现了智能抓取有效信息、快速完成数据分析任务、便捷服务通道提供，由此武汉市档案局档案知识的广泛传播获得了极为有力支持。（2）拓展档案服务途径。微服务、远程服务、云服务均属于大数据时代我国档案部门可以选择的档案服务拓展途径，上海大学档案馆、武汉市档案局、“南京档案”、“贵阳档案”、“青岛档案”均属于该领域的代表，其中“南京档案”为南京市档案局开设的微信公众号，该微信公众号提供公共信息的咨询和查询服务，由此档案与大众之间的距离被拉近，档案信息服务效率、服务范围均由此实现了长足提升。此外，云服务指的是以按需、易扩展的方式获得所需服务，国家档案局开展的“中国档案云”项目便属于云服务的代表，由此该档案局便通过云服务为我国民众提供了开放档案信息查询利用服务，这显然有力推动了我国档案服务内容的创新。

2.3三位一体档案防护

大数据时代在带来积极影响的同时也会对档案管理工作带来安全威胁，因此本文建议档案部门建设三位一体档案防护，这里的三位一体指的是人防、物防、技防，具体防护策略如下所示：（1）人防。科学技术的发展推动了档案管理工作的进步，而大数据时代下档案管理部门应通过完善档案安全责任到人制度、建设档案大数据人才专业队伍实现档案数据的“人防”，制定档案机密信息保护制度、成立以单位一把手为头的档案安全领导小组、重视大数据人才培养均属于档案管理部门可以采取的具体措施。（2）物防。加强各级国家综合档案馆安全建设、改善档案保管保护条件便能够有效满足档案管理的物防需要，这一过程需要侧重于高新技术的应用和隐患的排除。（3）技防。通过建立档案信息系统安全保密防护体系、建设档案大数据存储备份中心、开展重要档案异地异质备份保管，便能够将大数据时代档案所面临的安全威胁降到最低，在大数据产业园区建立档案资源备份中心属于档案管理部门可以采取的具体措施。

2.4加强与社会的合作

与社会的合作需要体现在与档案形成者合作、与档案利用者合作、与网络服务商合作三个角度，具体合作侧重点如下所示：（1）与档案形成者合作。帮助其完善建档工作、大力征集家庭和个人档案，由此便能够实现更多有价值档案的挖掘。（2）与档案利用者合作。在了解档案利用者需求的同时，还应透视其隐性需求以提供预测服务。（3）与网络服务商合作。借助网络服务上帮助实现垃圾信息剔除，结合专业公司开展电子档案管理，便能够进一步提升大数据时代档案管理工作水平。

3结论

综上所述，大数据时代下我国档案管理模式发生了较为深远的变化，文章的第一点说明了这一认知。而在此基础上，本文涉及的推进“存量数字化、增量电子化”战略、创新档案服务理念等具体建议，则证明了研究的实践价值。因此，在相关领域的理论研究和实践探索中，本文内容便能够发挥一定参考作用。endprint