档案信息化管理途径探究

赵翔燕

摘要：档案作为单位和部门日常工作的记录，既是工作的重要记录，也是今后工作安排的指导。随着经济社会的快速发展，档案产生的数量和包含的信息量增长十分迅速，如何利用信息化手段提升档案管理的效率和深度开发的程度，是当前档案管理工作的研究重点。

关键字：档案；信息化管理；大数据

1前言

随着行业和单位的不断发展，积累的档案资料快速增加，传统的档案管理模式和技术已经不能完成海量数据的整理和分析。在信息化的大背景之下，提升档案管理的水平和利用程度具有重大而现实的意义。

2档案信息化管理现状

2.1大庆油田勘探开发研究院资料室档案管理现状

大庆油田勘探开发研究院资料室作为大庆油田馆藏辆最大的档案馆，积累了大量的油田勘探开发资料，随着油田的发展和技术的进步，大庆油田勘探开发研究院资料室已经初步实现了档案管理的信息化，档案管理软件已经投入使用，并取得了较好的效果，基本建立健全了档案检索目录数据库。

2.2档案管理信息化的必要性

档案记录下许多信息以及这些信息发生的历史，这种信息不仅仅包含了档案本身的信息，也包含了许多与社会信息融合后形成的一种更为广泛的信息。档案本身是信息的一大载体，将档案进行有效管理有利于我们更好的收集信息和资源，最终更好的运用并且投入生产当中。由于体制不健全，从业人员基本素質不过关、欠缺的资金和技术以及各种相关的硬件设备不齐全等这些原因，导致档案管理存在巨大的问题。另一方面，面对信息大爆炸的时代，如何处理海量的信息和数据，只有充分利用信息化这一个有力武器，才能进一步提升档案管理的水平。

2.3现阶段档案信息化管理问题

（1）从事档案信息化建设和管理的工作人员不仅应具备较高档案管理技能，同时对于计算机及网络技术的要求较高。现实中从事档案管理的人员多数并不是档案管理相关专业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是计算机技术多数仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。由此导致在建设信息化的档案过程中，不能快速准确的完成信息的检索和录入，致使档案信息化水平不高。

（2）信息化建设缺乏相关的管理规范。在制度建设层面，还存在不少问题，也没有相关的档案管理细则以供参考。因此在各单位系统内部并没有形成一套完整的成体系的制度，在没有具体实施细则指导的前提下，档案信息化建设长期停步不前，多数单位的档案信息化建设停留在口号中并没有落实在具体的实践。

（3）新技术的重视程度不足。档案管理部门领导对于新技术和信息化建设，在思想上重视程度不够，认识不全面。档案管理是一项非常基础、默默无闻的工作，在新技术浪潮的背景下，如何使用大数据分析技术和信息技术，提升档案管理的水平和效率，存在严重的认识上的漏洞。

3档案信息化管理途径探究

3.1运用大数据技术

随着部门业务的不断拓展，旧的档案还没有完全利用，新的数据和信息就源源不断产生，传统的档案管理模式已经不能适应海量数据存储、查阅和分析的需要。为此建议广泛研究并开发大数据技术下的档案管理新模式。笔者在分析国内外先进管理模式和档案管理新技术的基础上，建议从以下几个方面开展工作：首先，尽快完成档案的数字化工作，应按照统计学的原理进行分类，便于后期使用；其次，引入先进的档案管理系统软件，借助于最近科技的力量，完成之前数据分析不能胜任的大工作量处理工作；最后，在档案利用的过程中并同时结合横纵分析和动态管理的手段，横纵分析指的是在数据管理中不仅仅需要比对单位随着时间推进所发生的变化，更应该比对所在行业的其他单位的发展、各部门之间的效益对比，动态管理指的是档案数据的及时整理、无用数据的剔除，以此来保证数据的真实性和可靠性。

3.2加快信息化管理人员培养

档案管理人员负责具体管理工作的开展，作为各项改革和具体措施的实行者，直接影响到档案管理工作水平。因此应该建立起一支具备扎实专业知识和较强处理问题能力的管理队伍，在组建过程除了吸纳档案管理人员，更应该注重对计算机系统、行为心理学等专业背景的人才的引进。因为信息化时代下，档案管理工作人员不仅需要档案管理方面的知识，还需要懂得一些计算机技术，这样才能更好地服务档案管理工作。做好信息化时代下的档案管理工作。除了吸纳优秀人才，还需要对现有的人才队伍进行培训，逐步提高管理人员的业务水平和业务能力，从而提高档案管理水平。

3.3提升软硬件配备水平

首先各种相关的硬件设备都要配备齐全，比如打印机、扫描机和计算机等。计算机里面的软件与系统也要与时俱进，相关的培训与推广也要同时进行，如此才能建立一个相对应的系统平台。其次，要将档案的目录数字化。数据信息录入是最为基础的工作，每个部门每年都会需要大量的档案资料，对于这些资料要一边整理一边录入，同时也要制定相关格式便于统一管理，这种方式在一定程度上可以节约人力、节约资源、节约费用，而且档案管理信息建设化的相关进程也会被加速推进。最后要对网络上的相关信息进行机密保护，先定制密保标准，然后就是对信息的使用者进行有关身份上的验证，授予相关权限，这样对于软件系统来说才有保障。

笔者发现需要选取具有针对性的档案管理软件来进行录入和利用。选择合适的档案管理软件可以帮助更高效率的管理电子信息，而且这种原始的电子信息不断积累会形成更有益的电子文件，其管理的过程也就更具有科学性，对于整个社会发展来说，这将是一笔不小的文化财富。信息化理念的建设离不开相关软件的支撑，如果我们一味地以传统方式来管理数量庞大的电子文件，这绝不是一个明智的举动，档案管理软件必须要具备高效率、智能型、便捷性等优点于一身，这样才能将信息化管理的脉络舒通，档案管理的工作质量和工作效率才会得到明显的提升，这是关乎信息化建设成败的一个重要节点。

3.4实现信息化档案网络共享

档案是很多部门需要查阅使用的，如果每个需要使用的部门都专门去档案管理部门进行查阅，那么势必会导致工作效率低下。针对这种现象，档案管理部门可以将相关的档案数据进行上传，利用单位局域网络，开放档案网络共享系统，定期或者长期开放部分档案数据供各部门查阅。这样有档案信息需求的部门可以直接利用网络共享系统及时进行信息的获取，节约大量的时间，大大提高了办事效率。

4结语

通过上文的分析，可以看出现阶段档案管理工作还存在不少问题，在档案信息化管理领域，如何利用大数据技术，同时提升信息化管理的软硬件条件，培养培训一大批档案管理信息化管理人员，是下一步工作的重点。endprint