新形势下档案管理现状与改革措施

【摘 要】 本文在分析新形势档案管理的重要意义与存在问题的基础上，探讨了改革措施：提高思想认识，重视档案管理工作；加快專业人才素质培养；加强档案管理标准化建设。

【关键词】 新形势；档案管理；存在问题；改革措施

一、档案管理的概念及发展历程

所谓“档案”，一般是指国家机关，企事业单位或者个人在进行各自工作或活动时留下的相关记录或者记载。形式多种多样，但主要以图文或者音频视频形式存在，记录的对象多种多样，涵盖政经、人文、历史、宗教等多方面。它们既是各个单位、组织或个人可以用于总结经验，改进工作或者检查进度等必须的信息来源，也是收集证据、提供参考、宣传教育等所必须的重要资料，更是可以维护企业、组织和个人相关合法权益的有力物证。而为这些相关记录提供收集保管，检索利用等工作的即为档案管理服务。

二、档案管理的重要意义

档案既可以记录每一项工作或活动的过去经验，也可以利用这些经验来对未来的工作指明方向，因此相关的管理工作就有着巨大的现实意义。

1、机关工作的查考依据

对于任何一个国家机关或企事业单位而言，过去每一项工作活动或者工作的进行过程、取得的结果和相关经验、进行工作的各项法律依据都是极为重要的历史记录。对于改进工作方法，制定和落实工作政策或规则，建立健全相关制度等都有着十分重要的作用。一旦相关的档案遗失，光靠记忆推进工作就会暴露出许多的问题，无案可查，无据可凭，工作只能够陷入停滞状态。因此，作为行政管理工作的重要辅助工具，不管是对于国家机关还是企事业单位，档案对于制定政策，提高工作效率都有着至关重要的作用。

2、生产建设的参考依据

现代化的生产过程需要现代化和科学化的管理，而对生产流程中所发生的各种情况和成果进行梳理，总结经验教训就需要引入高效的档案管理工作。从计划管理思路到最新的生产技术，无不可以作为生产方面的档案加以收集和管理，特别是相关的科技专业档案更是这一切的总前提。但不管是何种类型的档案，都可以反映经济活动和生产活动的发展状况，提供足够的情报资讯，为后续制定相关计划，推动生产活动的持续发展，总结相关经验以求提高效率起到重要的帮助作用。

3、科学研究的可靠资料

任何科学的发展都有着其内在的规律可循，而档案就可以记录科学发展的全部过程，为后续的研究提供详实的原始记录和相关实验数据。因此，研究这些档案记录是把握科学技术发展规律的最直接基础。

4、宣传教育的生动素材

宣传工作需要大量的史料作为支撑，不管是个人整理回忆录，还是单位进行演讲报告或进行员工培训都需要大量的事例材料来佐证其真实性和标志性。而相关档案正是单位或个人生平事迹的最真实载体，因此在宣传工作中大量使用相关档案，会使宣传过程具有感染力。

5、维护合法权益的法律信证

在法治社会，任何一个社会组织或个体作为当事人时，其合法权益都应当受到保护。而档案在记录个人或单位组织各项活动过程的同时，也会将与其他个人或组织之间产生的社会或政经关系记录在案，当事人在此过程中产生的相应权利、利益或义务也会有所记录。一旦发生相关纠纷，这些档案将会成为维护当事人合法权益或名誉的最有力的证据。

三、现阶段档案管理工作中存在的问题

1、不重视档案管理现象的存在

大部分单位对于档案的管理工作，并不十分重视，档案管理在整个管理工作中的位置较低。拿档案的结构性来说，大多数是机关档案，对于其他类别如科技、专业类别的档案，以及一些个人的档案往往很少；再加上有些单位并没有专门的工作人员来从事档案管理工作，兼职人员并没有专业档案管理的知识，对工作目标不清楚，工作效率也低；很多花费时间精力收集的档案，最终被束之高阁；单位的档案室缺乏必要的基础设施，很可能导致档案的损坏，重要档案不能有效地被储存，并没有达到档案管理的真正目的，也会为档案管理带来极大的未知风险。

2、档案管理人员素质有待提高

近年来随着信息化以及网络化的快速发展，导致档案管理工作对于工作人员的专业素能要求变高，那么专业档案管理人才需要具备适应信息化和网络化的知识储备，要有极高的政治觉悟和理论水平，也要具备一定的文化素养和管理才能，要熟悉档案管理工作，具备协调处理以及制定决策的能力，有较强的理论功底。在实际档案管理工作中，需要的是多重能力的人才，既要有相关的档案管理知识，又要懂得运用现代技术，还要知晓人文社科类信息，同时兼具经济管理能力，这种复合型人才在现代社会都是极缺乏的。所以，种种方面导致档案管理工作不能很好完成，新推出的技术、方法在实际中得不到充分的应用和推广，工作中出现的新困境不能解决，那么档案管理工作也会相应制约着单位其他工作的执行。

3、档案标准化程度低

中国在档案管理工作上的研究起步较晚，导致实际工作中，标准化流程也比别国起步落后，且发展缓慢。档案自身具备的复杂特性，也在一定程度上决定着档案管理工作的复杂性，国家需要为之建立更为规范的管理体系，但目前的管理较为分散。多数单位根据自身实力和需要，为其配备相应的档案管理室及软硬件设备，所以设备品种繁多，质量和功能也各不相同。实际国际上已经对档案管理工作有通用的标准，但是大多数单位或企业并未遵循，所以现存档案多数不能共享。长此以往，档案管理在网络共建及其共享方面会严重落后。国内档案管理不能标准化，也会影响现代化技术在档案管理中的应用。

四、档案管理改革的主要措施

1、从根本上重视档案管理工作

单位自身要将档案管理工作重视起来，多沟通、多交流，互通档案管理的经验，优势互补，实现共赢，档案管理才能够实现现代化。加大对档案管理的资金投入，购置设备、引进人才，充分了解并花费精力做好档案管理工作，此项工作内容也将是对员工绩效的一方面考核。对于主管档案管理工作的领导来说，要花费时间和精力关注此项工作，监督好人员日常的工作情况，多听汇报，帮助其解决问题，对接下来的工作做好计划和安排。在档案管理上面的经费预算，要按照预先设定的标准，做好日常维护、档案资料的整理以及信息化的应用等，实现专款专用。单位配备好设置功能相对齐全、完善的档案管理室，档案柜等，室内采光、通风要好，防盗、防蚊虫、防潮湿的装置必不可少，这样才能够保障档案保存的完整性，加快档案管理的信息化、现代化进程。endprint

2、加快专业人才素质培养

檔案管理向前迈进的步伐中，不能缺少现代化的管理技术和手段，这就要求工作人员兼具深厚的理论知识和扎实的实践技能，此外社会人文、经济、管理、信息等等方面的知识都要有所涉略。在档案管理方面，要始终将提升管理人才的自身素质和管理能力作为重中之重，充分挖掘现代化的复合型人才。在人才的培养和教育方面，也不能松懈，要不断对档案管理工作人员进行新的知识技能方面的培训，能够快速地应用各种新技术、新方法。档案管理人才还要可以任劳任怨、不辞辛苦，有奉献精神，持续接受专业教育，不断提升自身能力，对他们要进行深层次、多角度的培训，这样可以促进我国现代化档案管理的步伐，实现档案管理的高效运转。

3、加强档案管理标准化建设

标准化、流程化操作手段对于任何一项管理工作都是必需的，所以在档案管理中也是必不可少的。要想将现代化技术应用在档案管理上，就必须拥有现存一流的技术、标准化分工和完善的协同配合操作。在现代化信息时代里，资源共享也是一门重要的功课。共享的特性也就意味着对网络的依赖性，网络操作与资源共享必须依靠严密规范化的操作来实现，所以要形成完备的档案管理流程化操作，以此推进档案管理工作的现代化进程。但是实际中，每一个单位有其自身的特点，档案管理时往往受到自身管理方式的制约，不能很好地运用标准化档案管理手段。

综上所述，档案管理工作人员应该迎难而上，不断完善相关制度，为实现档案的科学化与智能化管理出谋划策。档案管理工作应该在适应社会发展趋势的前提下，结合当前工作中出现的问题进行制度创新，使档案管理规范化和标准化，只有这样档案管理工作才能发挥出最大价值，在提升组织机构日常工作效率的同时，推动社会经济的进步与发展。

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[2] 李爱妹.加快信息化建设不断创新档案工作[J].档案，2009（1）.

[3] 薛燕.浅谈网络环境下的档案创新服务[J].档案，2011（1）.

[4] 杨丽萍.现代化档案管理的研究[J].办公室业务，2014（7）.

【作者简介】

杨淑捷（1971-）女，陕西铜川人，硕士，馆员，主要研究方向：高校档案管理.endprint