工程档案管理的重要性及其措施

【摘 要】 本文介绍了档案管理工作的重要性，分析了工程档案材料编制工作的重要性，认为必须要做好专兼职档案人员的业务培训工作，并且提出了提高档案信息化建设水平的三点措施：完善基础设施；实行双套制管理；保障档案信息的安全措施。

【关键词】 工程档案管理；档案材料编制；档案信息化

快速发展的国民经济与深入推进的企业技术改革，促使全国各地均在积极开展基础设施建设与技术改造，由此也就产生了大量新建和续建的建设项目。对企业而言，当务之急就是怎样将建设项目档案管理好，使用好，以促进企业的更好发展。工程档案管理较为特殊，其除了是建设单位单方面的工作外，还需其他参建单位一起来完成，包括设计单位、勘察测绘单位、施工单位、监理单位、设备供应等，要求大家一定要充分协调配合。对档案工作人员来说，他们平时最基础也是最辛苦的一项工作就是工程项目档案管理，诸如收集、整理、保管、统计与提供利用等活动均包括其中，档案人员档案管理工作的最终目标是让项目档案变得更加完整、齐全，进行科学地管理，将档案的价值充分发挥出来，为工程建设与运行管理服务。

一、工程档案管理工作的重要性

一个单位工程项目档案管理的质量直接由档案管理人员的素质所决定，所以良好的职业道德与专业技能是每一位档案管理人员所必备的。[1]将档案宣传教育工作做好，除了对提升档案管理人员的社会形象十分有利外，也有助于档案管理人员进一步认可自己的工作，并为之感到骄傲和自豪，使他们能够自觉积极的参与工作，进而对档案工作重要性的认识更深刻，从根本上强化档案服务意识。须知，要想防止档案的完整性被破坏，就必须对档案管理工作的重要性有充分认识，清楚该工作的迫切性，并将一切不良思想扼杀在萌芽阶段。

二、工程档案材料编制工作的重要性

施工单位最基本的一项业务要求就是根据标准进行工程档案材料的编制。[2]若一个施工队连工程内业材料都不会编制，那么也就没有资格承包工程。编制形成过程决定了工程档案材料的质量。工程档案的特殊由其行业的特殊性所决定，即使只是一道小小的工序，所需要的资料就有10多张，甚至20多张，而随着施工的不断推进，一个分项就有更多的内容。如果不在刚开始就进行资料收集，那么资料流失的情况就极易出现，导致假资料编制的情况频发。因此，应切实做好分类工作，并对各种类别的产生人、收集人、整理人予以明确规定，在档案材料编制上，对施工技术人员加强训练，以切实提升工程档案材料的业务水平。在工程檔案生成后，通过严格的收集整理归档制度对其进行管理，如此自然而然就解决了档案管理中的各种问题。

三、做好专兼职档案人员的业务培训工作

高素质的档案管理人员对工程项目档案管理非常重要，而这也是由其不可恢复的特点所决定的。相关档案管理人员所具备的专业知识和技能应更加全面，即对文书档案与科技档案均要非常熟悉。[3]不但要了解工程相关的专业档案，也要清楚知道怎样分类整理档案，因此，需结合工程建设的实际情况制定《工程档案管理业务规范》，并建立起工程档案分类大纲、保管期限与档号分类方法等规章条例，以促进工程档案整理规范化程度的提高。对档案管理人员进行培训，不分专职或兼职，并告诉他们哪些档案具有保存价值，哪些需要重点归档和具体的归档范围。在每一类中对归档范围予以明确说明，分类整理、组卷、规范装订收集归档的文件资料，使工程档案管理的规范化程度越来越高。同时，立足于档案整理要求，对文件的起草书写要求，以及如何制成规范材料等做一具体讲解，让大家提前了解档案内容，工作表现的更出色。须知，在档案管理工作开展的同时，也应一并进行培训工作。

四、提高档案信息化建设水平的措施

对所有档案管理人员来说，怎样安全、高效地管理工程建设档案，促进档案信息化建设水平的提高，值得他们深思。

1、完善基础设施

国家档案局在《全国档案信息化建设实施纲要》（2002年）中对电子档案管理做了明确规定，即“不论是电子文件形成单位，还是接受单位均要做好这项工作。” [4]如今，档案信息化建设的重要作用日渐突出，而这也与信息技术的广泛应用有很大关系。为此，档案管理部门就必须建立起自己的局域网，配齐相关硬件设备，诸如计算机、服务器、交换器等不可缺少。同时，在计算机管理软件的选择上也应结合自身实际情况，做出合理选择，一步一步开展档案信息化建设工作。只有保证档案信息化建设与社会信息化发展的节奏在相同速度上，方可用有效档案信息服务促进国民经济与社会的快速发展。

2、实行双套制管理

文字档案由电子档案所取代是推进信息化建设过程中非常重要的一项的内容。对于各部门移交的档案资料，档案管理人员需做好整理，通过相应的计算机档案管理软件，以电子档案的形式呈现之前的文字档案，在录入过程中需有所区别，将统一的数据格式标准建立起来，在档案管理中实行纸质档案和电子档案共用的形式，也就是“双套制”的模式，也使档案的准确性更高，更加完整，进一步推进档案信息化建设。

3、保障档案信息的安全措施

从安全方面考虑，需通过访问授权、用户安全级别以及密码设置等措施来设置档案管理系统的安全。同时，还应制定相应的密集标准，以公开、内部、秘密、机密四类对档案内容予以界定，而密集标准的制定需根据档案的密集程度来定，共同建立信息化管理，为保证档案信息安全筑起一道坚实的屏障。

总之，工程档案应渗透到整个工程中，其在控制工程项目上更加直接，效果也更好。诸如工程建设、发展的历史均记录在工程档案之中，同文书档案相比较，工程档案管理的系统性、专业性更强，具有更加突出的利用价值。在领导制定决策时，其可在第一时间提供可靠依据。所以，应对工程档案管理工作做进一步完善，才能真正服务本地区的工程建设和管理。

【参考文献】

[1] 黄蔚琳.关于做好重点工程档案管理工作的思考—从福建成品油管道一期工程档案管理谈起[J].办公室业务，2016（06）60-61.

[2] 蔡冬然.浅谈做好当前高速公路工程档案管理的思考[J].福建建材，2012（08）117-118.

[3] 陈艳.做好工程项目档案管理工作的思考[J].兰台世界，2010（S1）103.

[4] 杨华.做好水利工程档案管理工作的几点思考[J].民营科技，2013（07）107.

【作者简介】

张继雄，任职于中国电建集团西北勘测设计研究院有限公司信息中心档案科.endprint