如何提升高职院校行政秘书的职业幸福感

王瑜洲

摘 要：高职院校行政秘书是高职院校二级学院日常行政事务的主要承担者，在高职院校行政管理中起到助手、组织、协调、服务的作用，是保证二级学院正常运转的重要力量。随着高职院校教学、科研水平的提升以及二级管理的推进，行政秘书的工作量增加，对业务水平、服务水平的要求提高，行政秘书心理压力增大、逐渐产生职业倦怠感。因此很有必要研究如何提升行政秘书的职业幸福感，以此来推动高职院校建设。本文从行政秘书的现状、自我提升、校方对策这3个方面阐述。

关键词：行政秘书 现状 自我提升 校方对策

中图分类号：G712 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）10（c）-0-02

1 行政秘书的现状

高职院校行政秘书的工作任务繁重、临时性任务多，要协助二级学院综合办主任做好本学院公文、会务、接待、内勤等管理工作；做好本学院教职工考勤、教学质量考核、年度考核、各类评优工作；做好教师外出培训、参加学术会议、下企业实践等相关资料的收集归档，落实教师业务档案收集汇总工作；负责二级学院新教师岗前培训、帮带、聘用、评定材料收集；做好职称申报及岗位聘任等汇总、初审工作；做好本学院与合作企业的联系等常规工作；协助做好本学院二级督导组工作，做好有关资料收集、反馈和归档；协同做好学生各类竞赛以及外语、计算机、专业技能等考试组织工作；统筹做好本学院绩效考核工作量的统计与核算工作；此外还必须完成本学院领导交办的其他工作。高职院校对行政秘书的综合素质、工作质量的要求很高，行政秘书要付出很多的时间和精力，给领导提供的数据、信息必须百分之百正确，否则影响领导的决策以致于影响学校的发展；为师生、合作单位等人员办事效率必须高，否则影响二级学院甚至学校的形象。行政秘书通常一边跟着领导的思路走协助领导办事，一边还需要完成手头的常规工作，哪怕是多媒体设备报修、门锁报修等工作都必须在收到报修信息后立刻安排维修到位，否则影响日常教学、办公；有时行政秘书还需要完成岗位职责外的工作任务。高职院校行政秘书工作任务多、要求高、心理压力大；成果不明显且不易界定、高级职称评定难、职业认同感少、成就感少；而且长期的伏案工作容易引起各类颈椎疾病。这种情况下，行政秘书容易产生职业倦怠感。因此很有必要关注高职院校行政秘书的职业幸福程度，研究如何提升行政秘书的职业幸福感，发挥行政秘书的工作积极性，以此来推动高职院校建设。

2 自我提升

职业幸福感，是指主体在从事某一职业时基于需要得到满足、潜能得到发挥、力量得以增长所获得的持续快乐体验。因为高职院校行政秘书有寒假暑假、双休日、国家法定节假日休息，休息时间比企业职工多，而且能得到学生的尊重等，行政秘书具有一定的职业幸福感，但是想要进一步提升职业幸福感，还需要将内在条件与外在条件有效结合。内因是事物发展的根本原因，首先要自我提升，因此必须不断钻研业务知识，不断总结工作经验、改进工作方法，不断提升综合素质、业务能力、服务水平，为获得职业幸福感提供良好的基础。

2.1 提升文字、语言表达能力

行政秘书承担着会议的记录、文件的拟写、信息的上传下达，为了避免出现问题、减少矛盾、各项工作顺利开展，必须具备较强的文字、语言表达能力。这不仅需要在工作中积累经验而且需要阅读大量书籍、大量文件、通讯报道等，以此来提升文字、语言表达能力。

2.2 提升沟通能力、服务水平，处理好人际关系

想要提升自己的职业幸福感，必须先提升服务的满意度，处理好人际关系。只有得到大家的认可，行政秘书才能有信心、有干劲、有幸福感；只有得到大家的配合，各项工作才能高质量地完成。高职院校行政秘书必须具备热情、细致、周到的服务意识，不计较个人得失，全心全意为师生、领导服务。日常工作中，行政秘书需要跟各种层次的人打交道（如学校领导、各部门的工作人员、师生、校企合作单位人员、物业管理人员等），需要配合各职能部门的工作。这就要求行政秘书必须掌握溝通技巧、善于沟通协调，沟通交流时要注意方式方法，说话要有思考、思路要清晰，语气要温和。当领导考虑不周全时适当适时提出合理建议；当师生对所传达的文件或通知无法接受和理解时，一定要耐心地给予说明；当服务对象有情绪时，要学会忍耐、宽容大度，有大局观念，克服困难。此外，行政秘书应用心听服务对象的评议，不断改善工作方法。

2.3 提升统筹管理能力

行政秘书工作任务多，要合理制定工作计划，面对多重任务或临时增加任务时，要分清主次，灵活组织协调，一一踏实完成；遇到问题，行政秘书应及时梳理，沉着冷静，有条不紊地、高效高质量地完成各项任务。

2.4 提升现代化办公设备的运用能力

行政秘书应学习并熟练使用计算机及办公软件、多功能一体机，进行文字处理、数据统计、PPT制作、网页制作、文件扫描、传真等，通过提升现代化办公设备的运用能力来提高工作效率。同时，行政秘书还需要学习档案学专业知识，将各文件分类别存档以便更好地查找。

3 校方对策

提升高职院校行政秘书的职业幸福感，除了自我提升之外，还需要学校提供较好的外部条件。学校应该为教职工创造良好的工作环境，营造和谐融洽的工作氛围，努力提升行政秘书的职业幸福感。

3.1 制定以人为本的工作制度，科学划分岗位职责

行政秘书所负责的工作范围广，职责划分不清晰。有时行政秘书手头上的事情已经很多，还要接受岗位职责外的的工作任务。为了大局、为了和谐的工作氛围，行政秘书通常会接受任务安排，但是由于工作任务多有时会影响工作质量。如果不接受岗位职责外的工作任务，会产生矛盾，影响人际关系。偶尔还会出现一种情况，并不是因为自己不愿意接受工作任务，而是因为领导的分工影响人际关系。因此，学校非常有必要对行政秘书的岗位工作职责有科学的划分，帮助行政秘书处理好各种人际关系，营造和谐融洽的工作氛围。此外，学校应建立公平公正的评价制度，完善绩效考核制度，肯定行政秘书在二级学院的重要作用，多赞扬、多引导，少责备，激发行政秘书的工作热情，让行政秘书产生职业认同感、成就感，从而增加职业幸福感。

3.2 重视对行政秘书的培养

目前行政秘书参加培训的机会很少，学校应经常组织行政秘书参加校内外行政管理培训会和经验交流会，学习系统性专业性的行政管理知识、先进的管理经验， 夯实文字功底，增强办事能力，拓宽职业视野，更新工作思路，改进工作方法，从而提高工作效率和服务水平。同时，引导行政秘书开展科研工作，激励行政秘书发表论文、做课题，提高科研水平，一方面为评定高级职称奠定基础，另一方面以理论促进实践，为提高工作质量、提高满意度奠定基础。高级职称是行政秘书的奋斗目标，是个人价值的体现，通过提升职称可以提升行政秘书的职业幸福感。

3.3 帮助行政秘书缓解工作压力

学校应切实关心行政秘书的工作现状以及遇到的困难，想办法帮助解决，让行政秘书感受到学校给予的人文关怀；定期组织有意义的活动，让参加人员感受活动的乐趣，帮助行政秘书缓解工作压力、促进同事间的交流、营造和谐融洽的氛围、增强团队凝聚力。

参考文献

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[3] 许建功.浅析高职院校行政秘书工作现状和存在的问题[J].科技视界，2012（21）：92-93.