浅谈档案数字化信息的收集与利用

谢薇薇

摘 要：为了保证档案信息资源能在数字化建设方面有良好发展，应认识到数字化类型的管理模式对档案信息管理的影响，并结合实际的管需要，做好档案信息的收集工作以及利用工作。本文就档案信息资源能在数字化发展方面的收集以及利用进行了分析。

关键词：档案；信息；数字化；收集；利用

在现代化档案管理发展当中，各种档案信息都逐渐由过去的纸质类型文件转变成了数字化类型的文件信息，这对档案管理工作的信息储存以及信息利用都提供了便利。但在实行信息化类型档案管理模式之后，也需要管理人员能做好信息的收集工作以及利用工作，从而实现良好的档案信息数字化发发展。

1 档案信息现阶段使用情况分析

档案信息是社会发展中积累下的宝贵财富，其中所记载的各种信息不仅为社会发展起到了促进作用，同时一些珍贵的档案信息本身就具有一定的收藏价值、历史价值，在现代社会各领域实现信息化之后，档案信息资源的关键性越发的凸显了出来。虽然档案信息具有较高的使用价值以及历史价值，但是目前各领域对档案信息的利用却存在一定的不足，甚至在一些领域中对于档案信息资源的利用出现了浪费的情况，影响了档案信息的利用以及发展。

在目前的档案信息资源利用方面，一些地区受到过去管理理念的影响，未做到对管理工作的充分重视。一些单位对档案信息资源的管理方式较为单一，没有科学化、规范化的管理模式，由于没有对档案信息进行归类划分，导致信息管理存在混乱的情况，直接影响了档案管理工作后续发展和资源的利用。另一方面，还有一些档案管理单位由于忽视了档案信息资源的重要性，进而没有及时的对档案信息资源进行管理收集，导致一些档案信息资源出现了浪费的情况。

2 在档案信息资源转向信息化发展方面的难点

2.1 档案信息资源的安全问题

在目前的档案信息管理中已经大量的纸质类型档案信息转变成了数字化信息，这样就能更加方便人们对信息资源的收集以及管理，但同时档案信息资源在安全方面的问题也日益凸显。在档案信息资源统一管理方面实行了数字化技术后，档案信息资源通常会以各种电子设备作为储存媒介，这在大幅减少了储存所需空间的同时也给档案资源信息的安全性带来了影响。和过去纸质类型的储存媒介相比，电子媒介在使用的时候一旦遭到了破坏或者是设备自身出现了问题，那么就直接会导致大量档案资源丢失，并且信息资源在恢复方面的难度极大。

2.2 文件双轨制管理的问题

把纸质文件与电子文件同时进行保存的文件管理方式就是文件双轨制管理。它要求把需要长久保存和维护的原始文件在纸质文件和电子文件之间转化，方便信息的利用，使文件里的信息得到更好地保存。但在实行文件双规管理的同时，也出现了文件并发并存的问题，浪费了大量的人力、物力和财力，是文件双规管理的制约因素。

3 强化档案信息数字化发展的措施

3.1 构建完善的档案信息管理体系

在档案信息资源管理实现数字化类型发展模式的阶段，构建科学化的、完善的、安全的管理体系是保证档案信息资源数字化的关键。首先，为了保证数字化类型的档案信息资源能得到全面的利用，那么在开展管理工作的时候要能做好档案信息的分类管理工作，让各种档案信息都能在合理的归类划分之后得到充分的利用。其次，档案信息资源的管理工作要能从实际出发，要能将档案信息管理工作和相应地区的实际情况结合在一起，这样就能在全面调取相应地区档案资源的基础上，更有效、更全面的档案信息数据库的建设。

最后，和过去档案信息资源相比，数字类型的档案资源一旦在使用中出现损坏那么其在修复方面的难度也就极大。一次在开展档案信息安全管理的时候，要能重点做好档案信息安全管理方面的工作。在实际的档案资源管理中要能及时的对档案信息进行备份，尤其是要做好关键信息的备份管理，避免出现档案信息的损失。同时在日常对档案信息资源进行管理的时候，最好能采用双主机的形式进行管理，这样主机设备在运行的时候出现了问题，那么就能立即启用另一台主机设备，这样就能避免主机停机给档案管理带来影响，同时双主机管理模式也能更好的保证档案信息安全性。

3.2 做好相应的管理创新工作

就本质方面来分析，档案管理主要是一项具有服务性质的工作，在针对这项工作进行检验的时候，需要以资源的收集状况作为参考依据，同时也要参照档案的利用率。在针对档案信息资源进行收集的过程中，需要针对档案管理人员进行系统化的培训，使得其能够清楚的认识到各种有价值的档案信息，并做好相关的归档工作，另外，也要对档案管理实施创新处理，实现档案工作的数字化和信息化，将其作为档案信息资源收集工作开展的内在动力。

3.3 建构功能完善的数字档案馆

对档案数据信息的收集，需要建立在数字档案馆的基础上，要想使得档案可以实现网络共享，并且能够实现数字化档案与档案信息资源的共同建设，就需要相关的部门能够加强与当地政府的沟通与交流，制定出具体的电子政务计划，针对当地可收集的档案数据信息，来进行数字档案馆的建设，以实现对当地档案信息资源的高效收集，并做好相应的管理工作，充分的发挥出数字档案馆的实际布控作用。

4 数字化档案信息资源的利用

数字化档案可以准确的定位用户所需的信息，利用网络技术使異地检索和获取的困难得到解决，向用户提供多种检索方式和获取方式。目录查询、缩略图查询、全文检索是数字化档案提供的三种检索方式，使用户方便快捷的检索到所需要的信息。档案馆满足利用者的一种经常性的重要的服务方式是参考咨询服务。档案数字化使这种参考查询的服务不再是传统的面对面的交谈或者通过信函、电话的方式，而是可以直接利用网络进行一对一的参考咨询，使咨询服务的对象更加广泛，增加了咨询的种类，方便又节省时间。编研服务是一项标志着档案部门对社会需求预测水平的主动提供的服务。数字化档案的编研让我们更多的去思考如何提供有用的档案信息，不受媒体出版发行的限制，快速的将信息传播到出去。

5 结束语

档案数字化信息的收集与利用主要是建构在档案工作未来发展的基础之上的，目前我国的档案数据信息收集和应用中还存在很多的问题，针对这些问题就需要合理的进行解决，建构数字化档案信息资源，明确如何针对数字化档案信息资源进行收集和利用，以更好的确保档案信息资源的利用率，对使得档案信息资源可以为更多的人服务，从而更为有效的推动我国社会的进一步发展。

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