论重大活动档案收集存在问题与对策

王莹

摘 要：档案收集活动始终是我国档案管理工作中的重点环节，重大活动的档案收集工作始终困扰着工作人员。在针对重大活动进行档案收集时，由于活动具有重要性且规模较大，常常给收集工作带来较大难度，影响档案收集效率与收集质量。因此要对其中存在的问题进行详细分析，寻求有效措施以提高重大活动中档案收集工作效果，为档案管理工作水平的提升提供条件。

关键词：重大活动；档案收集；对策

在针对重大活动进行档案收集时，许多工作人员会感到无从下手，收集工作效率迟迟无法得到提升，且收集质量较低。经实践调查发现，影响重大活动中档案收集工作效果的主要因素是收集思路不够清晰。为提高收集效果，需要对分析产生收集问题的原因，并对收集工作进行完善，以提高工作水平。

1 影响档案收集在重大活动中应用的原因

1.1 概念理解问题

在各单位举行重大活动时，通常要对活动具体内容与活动情况进行书面填写，但大部分单位的文字资料中都缺少这一部分，主要原因就在于档案管理人员对重大活动的概念理解不清。概念理解模糊会对档案收集工作带来影响，所收集资料存在不完善，收集方式不合理等问题给档案收集工作带来极大阻碍。

1.2 收集要求缺乏明确性

在组织重大活动时，相关组织人员也会对档案收集工作提出要求，但其要求通常从自身角度出发，所收集资料只能满足组织方需求，缺乏一定的明确性。与档案管理需求存在差异，不利于档案收集的全面性，与档案管理工作不相符。例如，在声像资料的收集工作中，组织方不会对其收集方式或内容等进行明确要求，而档案管理部门也没有提出具体要求。

1.3 档案收集与活动时间不同步

许多单位的档案收集工作都在重大活动结束以后才开始进行，给收集工作带来较多困难。收集工作和重大活动之间时间不同步，且落后于重大活动。这时进行档案收集，已经有部分资料出现缺失，会对档案收集效果产生影响。

1.4 联系协调难

重大活动的开展通常涉及的部门多、人员多，形成的档案资料也比较分散，要收集齐全这些散乱的档案，需要同多个部门的多个人员联系、协调，期间必然会遇到许多难题。

1.5 声像档案收集难

这个长期困绕档案收集工作的难题在重大活动档案资料收集中也不例外，仍有个别同志把照片档案当作自己的私有财产，不愿意提供给档案部门。

1.6 档案整理复杂

重大活动档案资料整理的复杂性，主要体现在以下几点：一是类型众多，形式多样。其中有纸质档案，也有电子文件、声像档案；有标准规格的文件，也有形状不一的图形图纸；有纸质载体的文件材料，也有以光盘为载体的电子文档；有单份装订的，也有汇集成册的文件汇编，等等，这些不同类型、不同载体的档案要按照规范分别进行整理，程序繁杂。二是数量巨大的照片档案（同一事件就有成千上万张），需要一张张甄别。三是这些档案资料本应与各单位的文书档案一起立卷整理，如此才能保持文件材料之间的历史联系，现在单独收集到档案馆后，因无法与其它文书档案一起整理，需要单独确定档案类别和整理方法等等，这些问题导致整理工作异常复杂。

2 提高档案收集效果的措施

2.1 建立完善工作制度

完善的工作制度能够为档案收集工作提供基础与条件，工作制度的建立能够使收集工作更加规范化、系统化，使其中存在的问题得以暴露，并实现迅速的整顿与改革。在重大活动的档案收集工作中应用建章立制措施，有利于提高档案管理工作水平。重大活动档案资料在档案管理工作中极其重要，每当开展重大活动后，都要将其活动内容形成资料并进行分类归档，最后交由档案管理部门进行保存管理。为保证重大活动的档案资料收集工作的顺利进行，有必要对档案工作主要内容以及工作方式等进行明确，将责任落实到个人，严格依据制度规范进行收集工作。

2.2 前期筹划

上级领导的关注有利于提高重大活动档案收集效率，为此需要提前进行筹划工作。所筹划内容有以下两方面：（1）档案管理部门的筹划工作。管理部门要提前对工作内容进行筹划，积极促成上级领导和活动组织方的交流沟通，并向组织方提出明确档案收集要求，使资料收集的时限、方式以及主要内容更加清晰明了。（2）档案收集人员的筹划工作。相关工作人员需要提前对收集工作进行计划与筹备，使收集工作能够及时开展，确保所收集资料具有全面性，为后续归档和移交工作的顺利完成提供保障。提前筹划应大力提倡的一种做法是：档案工作主管机关及担负档案收集任务的部门人员，都应将重大活动档案资料收集列入年度工作计划，作为年度工作的一项内容，在实际工作中为档案收集预留出必要的时间、人力和物力做保障，只有这样，才能确保收集任务的顺利完成。

2.3 跟踪收集

因现实工作中没有明确要求、不可预知等因素而产生的影响档案收集的所有问题，都要在跟踪收集这个环节全部解决掉，因此跟踪收集这个环节对于重大活动档案收集来说，至关重要。所谓跟踪收集是指收集人员要密切跟踪收集进度，做到锲而不舍，一而再，再而三地催收档案，协调解决遇到的任何难题，直至收集任务最终完成，要有一种不达目的誓不休的态度，这也是解决重大活动档案收集工作现实问题所不可缺少的。

2.4 强化监督档案工作

主管机关要加强执法监督，在行政上确保重大活动档案收集白始至终都能得到认真执行。针对收集过程中遇到的难题，应及时协调加以解决，为收集任务的最终完成提供行政保障。实践表明，重大活动档案资料收集，仅通过制定计划、提出具体要求等措施，还不能确保工作的完满，要想达到时效最佳，还离不开上级领导的高度重视和有力推动，更离不开档案工作主管部门的依法监督。在当前档案收集机制尚不完善、顺畅的背景下，档案部门也要主动与开展重大活动的部门人员沟通联系，积极宣传档案工作，争取双方的通力合作，确保重要档案资料最终能够归档保存，避免出现重大活动已经结束很久才开始展开收集工作的现象。

3 结束语

档案资料就是歷史的重现，对重大活动进行档案收集，不仅是各单位档案管理部门的工作需求，同样也是单位发展的需求。我国相关规范标准中明确要求对重大活动进行档案收集。因此要重视档案收集工作，避免所收集资料存在缺失，为后人留下准确而清晰的历史。要求工作人员明确重大活动的概念，并建立完善收集制度，严格依据规范对收集工作进行落实，使重大活动档案收集工作质量提升，实现档案管理行业的进一步发展。

参考文献

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