事业单位档案管理创新与改革的分析

孙长荣

摘 要：档案管理工作是事业日常管理工作中的重要内容。在顺应信息时代发展要求的基础上，推动档案管理信息化改革，可以在缓解事业单位人力负担的同时，提升服务职能。本文主要从事业单位档案管理工作的现状入手，对事业单位档案管理创新改革問题进行了分析。

关键词：档案管理模式；档案管理队伍；档案管理监督机制；信息技术

前言

档案是事业单位的重要资产，它可以反映出我国事业单位的历史发展与现实情况。事业单位的档案管理工作与该单位的未来发展有着密切的联系，也关系到工作人员正常权益的维护。随着社会的发展，各个事业单位已经对自身的档案管理机制进行了优化。档案管理工作的优化，是社会发展的必然要求。对事业单位档案管理创新改革问题进行分析，可以有效促进事业单位服务模式的创新发展。

1 事业单位档案管理工作的现状

1.1 档案管理的体制缺陷

公证机关是国家重要的事业单位。公证档案是公证机关的实际活动内容和具体活动情况的反映。档案管理改革工作的开展，可以为我国公证行业的健康发展提供保障。但是从公证机关档案管理工作的现状来看。档案管理保障体系缺失所导致的公证档案材料不足的问题，已经给档案管理工作实效性带来了不利影响。公证档案管理体系缺乏保障的问题，也会让公证档案为他人随意领取、抄录和外传的风险有所增加。

1.2 档案管理设备的落后

信息技术的快速发展，已经让信息化管理技术在档案管理工作中得到了普及[1]。但是在公证部门，电子化管理技术并没有在档案收集、整理、编目和检索等过程中得到有效运用。

1.3 档案管理人才的缺失

档案管理人才不足的问题是事业单位档案管理工作中存在的突出问题。以公证单位的档案管理工作为例，公证档案管理人才的缺失，会让公证文书的立卷、归档和保管工作存在一定的漏洞，也会给档案管理工作的正常运行带来不利的影响。

2 事业单位档案管理改革的主要内容

2.1 数字化档案管理模式的建设

数字化加密技术、数据库技术、扫描技术和身份认证技术是档案管理工作中常用的技术[2]。在利用数字化技术将档案信息资料转化为数字化档案信息以后，人们可以借助互联网信息技术完成信息资料的更新、整合与补充。数字化档案管理模式的建构，可以让事业单位档案管理工作的工作效率得到有效提升。

2.2 自动化档案管理模式的建设

自动化档案管理模式的构建，是事业单位档案管理信息化改革中所采取的一项重要措施。能够应用于档案管理工作的管理技术主要包含了以下内容：一是数码扫描识别技术；二是电子标签技术；三是OCR识别技术。自动化档案管理模式中包含的信息数据自动收集、自动筛选和关键词的自动提取等多种功能，可以为档案信息资料的批量处理提供保障。

2.3 体系化档案管理模式的建设

事业单位档案管理创新改革工作是一个体系化的过程。档案文档一体化、部门衔接一体化和内部流程一体化等问题是事业单位在档案管理创新改革工作开展过程中不可忽视的问题。数据集成技术、数据库机械技术和数据融合技术的应用，是构建体系化档案管理工作的主要措施。这一档案管理模式的构建，可以让信息数据的通用性和兼容性得到强化。

2.4 互动化档案管理模式的建设

对传统档案管理模式下表现出来的档案信息互动性不足的问题进行改革，也是信息化时代事业单位档案管理改革措施中的重要内容。针对档案信息仅仅对应一份信息的问题，事业单位可以借助信息化档案管理体系的构建，增强信息的互动性。服务质量的提升，是互动化档案管理模式的主要作用。这种档案管理模式也可以在增强系统优化的过程中发挥一定的作用。

3 事业单位档案管理改革创新措施

3.1 构建科学化的档案管理体系

加强对档案管理工作的重视，是提升档案管理效率的重要措施。档案管理工作是事业单位健康稳定发展的推动因素。合理化的档案管理制度的构建，是帮助档案管理人员提升对档案管理工作的认识的有效方式。在档案管理体系的构建过程中，事业单位需要从档案管理工作的特点入手，对档案管理机制的科学性、灵活性和高效性进行强化。例如在公证档案管理工作中，公证部门需要从档案的整理、装订和移交等多个方面入手，构建基于集中统一管理的档案管理措施。在对公证档案管理人员进行考核的过程中，公证机关也可以采用不定期抽查测试与常态化的绩效考核机制相结合的考核措施。

除此以外，流动人员档案管理工作也是事业单位档案管理工作中不可忽视的内容。在流动人员档案管理工作开展过程中，事业单位可以针对指定信息统计进行适应性创新。在加大优秀流动性人才信息档案保留工作的同时，对事业单位流动人员管理模式进行优化，可以让流动人员档案管理质量得到与提升，与单位相适应的流动人员档案管理方案的应用，也可以让流动人员档案管理效率有所提升。

3.2 对档案管理队伍进行优化

人力资源因素在事业单位档案管理工作中发挥着重要的作用。信息时代档案管理工作的改革创新，对档案管理人员的自身专业技能有着严格的要求。为提升档案管理人员的工作能力，事业单位需要对档案管理工作的人才培训力度进行强化，并要通过拓展优秀人才招收范围的方式吸引人才。档案管理人才队伍招聘工作需要具有针对性强和目的性强的特点，对此工作人员需要在不断学习、吸收优秀工作经验的基础上，提升自主工作效率和综合素质，以促进档案管理业务水平的提升[3]。例如在公证档案管理人员考核工作的开展过程中，公证机关需要对管理人员对公证档案管理工作的胜任性进行了解，并要在对档案管理人员进行严格培训。

3.3 构建合理的监督机制

监督机制的构建，也可以让事业单位档案管理工作效率得到提升。现阶段我国事业单位正处于改革创新的关键时期。遵循正确的改革发展思路，可以让改革创新工作的实效性得到有效提升。在档案管理创新改革工作的开展过程中，事业单位也需要通过构建监督机制的方式，提升档案管理工作的工作效率。

3.4 对信息技术进行有效运用

根据前文论述，信息技术在档案管理工作中的有效运用，是提升事业单位档案管理效率的有效措施。对现有的计算机管理系统进行有效运用，可以让档案信息的管理工作呈现出清晰化和条理化的特点。利用计算机管理模式对档案信息进行合理归类（登记），可以让事业单位在提升档案管理效率的同时，优化档案管理人才队伍。为保障计算机管理系统的实用性，事业单位需要对计算机管理系统进行定期更新。光盘要素、缩微要素和声像要素的合理应用，也是档案管理模式创新改革过程中的重要措施。在顺应时代发展的前提下，推进事业单位档案管理模式的创新，是对档案管理模式进行优化的有效措施。

4 结论

档案管理机制的改革创新是事业单位在新时期所面对的重要问题。数字化档案管理模式、自动化档案管理模式、体系化档案管理模式和互动化档案管理模式的建构，可以让事业单位档案管理工作的工作效率得到有效提升。在重视档案管理工作的重要性的基础上，从现有的信息技术和管理技术入手，对档案管理机制进行创新，可以在提升档案管理效率的基础上，提高事业单位的发展效率。人力资源因素在事业单位档案管理工作中发挥着重要的作用。工作人员需要在不断学习、吸收优秀工作经验的基础上，提升自主工作效率和综合素质，以促进档案管理业务水平的提升。与单位相适应的流动人员档案管理方案的应用，也可以让流动人员档案管理效率有所提升。

参考文献

[1]王建春.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].人力资源管理，2017，（09）：316-317.

[2]张程，杜鹏菲.试论事业单位档案管理创新与改革[J].办公室业务，2016，（03）：121.

[3]朱大志.关于事业单位档案管理创新与改革分析[J].黑龙江史志，2015，（13）：125.