办公室现代化科学管理浅谈

吴新军

摘 要：作为现代化企业组织协调的核心，办公室对于企业整体管理的意义可谓不言而喻。而办公室的管理是企业管理的重中之重，如果办公室的工作效率低下，甚至陷入混乱，势必会影响企业的正常运行。因此，我们要采用科学的方法对办公室进行管理，提高办公室管理水平。本文阐述了办公室科学管理的重要意义，并分析了办公室科学管理的关键因素及主要措施。

关键词：办公室；现代化；科学管理

1 办公室现代化科学管理的重要意义

1.1办公室关系到管理系统的协调运转

企业管理是一项复杂的工作，尤其是规模较大、部门较多的企业，企业领导不可能直接对所有部门进行管理，而是要通过办公室来向各部门下达任务；反之，基层各部门要反映情况，也要通过办公室与领导进行沟通。这样以来，办公室实际上就是一个信息收集、汇总和传达的部门，保证了办公室管理的科学性，也就在领导和基层部门之间架起了沟通的桥梁，同时办公室还可以通过对信息的分析，为领导提供决策参考，提高决策的合理性。

1.2 办公室影响着组织的办事效率和服务质量

办公室所负责的工作内容较为繁琐，包括企业的公文撰写和下达，企业会议的记录，信息的收集和传递，企业公章使用与管理，来访人员的接待，企业资料的保密管理，以及其他日常工作等等。如此庞杂的工作，如果在管理方面没有科学有效的方法，必然会乱作一团，从而影响整个企业的运转。因此，只有实现了现代化科学管理，办公室的工作才能井然有序，确保企业的日常事务得到及时处理，提高企业的运行效率，及时发现企业在管理中存在的问题，并采取有效措施予以解决。此外，实现办公室的科学管理也有利于加强各部门之间的协调与合作，避免各部门相互推卸责任，导致服务质量下降。

2 办公室现代化科学管理的主要内容

2.1制度化

制度是管理工作的可靠依据和有力保障。办公室管理要有相应的制度和章程，对于办公室工作的基本原则和工作流程进行详细的规定，以此来对办公室人员的行为进行约束，确保办公室工作的规范性。大体而言，制度化的重点可以概括为以下几个方面：（1）会议制度。会议的主要意义在于：一，领导可以通过会议来传达重要精神，安排下一阶段的工作；二，对于工作中存在的问题进行集体讨论，找到解决方案；三，在进行重要决策时，通过会议来征求和协调各部门的意见，提高决策合理性；四，对于上一个阶段的工作进行总结等等。办公室要实现科学管理，首先就要严抓会议管理。在对会议进行管理时，首先要注意的就是数量和规模问题。很多企业的会议存在着严重的形式主义弊端，事无巨细，都要召集全体或是大部分员工来开会讨论，导致会议占用了大量的工作时间，反而降低了工作效率，也容易使企业员工产生反感心理。所以，对于会议一定要严格把关，对于非必要的会议要尽量避免，只需少数人参与即可的会议不要随意扩大参与范围。此外，开会时间不宜过长，要充分利用有限的会议时间来解决问题，可以在会后个别解决的问题不宜占用会议时间，会议结论要清晰明确，并确保落实。（2）公文处理制度。处理公文是办公室工作的重点和难点所在。由于公文的要求通常比较严格，因此在工作的时候要严格按照有关制度进行，并借助信息化手段来提高处理速度和效率，避免公文在办公室发生积压。对于公文要进行系统的分类，格式和上行、下行关系也要统一，确保公文处理的规范性。此外，公文处理要及时，尤其是紧急公文，一定要在规定的时间内处理并送达。（3）接待制度。办公室接待工作是企业形象的体现，如果接待不到位，势必会给来访者留下不好的印象，从而使企业形象受损。因此，对于办公室的接待工作要有严格的规定，确保接待过程中礼数周到、态度得体，既表达出对来访者的尊重，又要维护好企业的形象和利益。（4）安全管理制度。办公室的安全管理主要体现在印章管理和文件保密两个方面。要通过制度来对印章的使用和文件的调阅进行规范，重要印章采取专人专管的方式，避免因乱用印章和文件泄密而造成企业的损失。

2.2 程序化

要实现程序化管理，就要不断地对程序进行改进和优化，确保程序合理有序，简洁实用。所谓合理，即程序的设置要有条理，有预见性，尽可能地考虑各方面因素，避免疏漏；所谓有序，即程序的执行流程要有条不紊，符合事物发展规律，避免发生混乱；所谓简洁，即程序的制定要避免冗杂，删除重复和多余的环节，以提高程序的执行效率；所谓实用，即程序一定要切实可行，符合实际工作情况。

2.3 信息化

在信息科技高度发达的今天，办公自动化已经在我国普及开来。在计算机的帮助下，办公室传递和收集信息的速度大大加快，一些工作只需坐在办公室里通过网络即可完成，使得办公室的工作效率相比以往有了很大的提高。所以，企业要加大对办公自动化的投入，不断完善和优化企业办公OA系统，让信息化技术能够更好地为办公室工作服务。

3 办公室现代化科学管理的关键因素

从上文的分析我们可以看出，办公室的科学管理涉及到的内容较多，且较为复杂，只有把握了以下关键因素，才能确保办公室的科学管理得以顺利实施。

3.1 合理配置办公室内部机构

合理配置办公室内部机构是实现办公室管理科学化的重要前提和基础。办公室的工作内容较为繁杂，无论是处理上行、下行公文，还是传达领导指令、反馈基层信息，或者是接待来访人员等，都要确保有人负责。如果办公室人手不足、分工不明、责权落实不到位，或者人员没有得到合理使用，办公室的管理也就无从谈起。所以，对于办公室的人员一定要进行优化配置，确保办公室有充足的人员来应对纷繁复杂的工作，每一项工作都有人去管，每一名員工的能力都能得到充分发挥，这样才能实现办公室内部机构的合理配置，保证办公室的工作得以正常开展。

3.2 增强办公室工作人员的职业责任感

办公室工作繁杂琐碎，而且往往涉及到企业的机密，因此办公室工作人员要注意培养自己的职业责任感，提高自身的职业道德水平。此外，由于办公室具有接待来访人员的职责，因此办公室人员要注意自己的穿着打扮和言行举止，自觉承担起维护企业良好形象的责任。

3.3 注重业务素质的提高

办公室工作对于人员有着很高的要求：首先，办公室人员必须具备一定的统筹能力，能够将纷繁复杂的工作理清头绪，做到忙而不乱；其次，要善于对问题进行分析，并采取妥善方式加以处理；再次，要具备管理和组织能力，能够有效地协调各部门关系；第三，要具备良好的写作和表达能力；最后，要善于沟通和交流，具备较强的社交能力。此外，办公自动化的推广，使得计算机技能也成为了办公室人员不可或缺的重要能力之一。所以，办公室人员要通过培训等方式不断给自己“充电”，并在实际工作中积累和总结经验，持续提高自身的业务素质。

3.4 领导的支持和指导

办公室与企业的其他部门不同，由于其直接与领导的工作对接，对领导负责，因此办公室的管理质量与领导的工作效率也是息息相关的。作为企业的领导，要重视办公室，加强对办公室的管理，对于办公室管理的制度化、程序化、自动化，以及办公室人员的培养，要大力支持，并给出指导意见。一方面，对于办公室人员的要求要严，以督促办公室人员认真按照规定和章程工作；另一方面，要敢于放手，让办公室真正起到为领导者分忧的作用，从而促进企业的良性发展。

结束语

办公室管理对于企业的整体管理而言有着重要的意义，要实现办公室管理的科学化和现代化，就要建立完善的管理制度，规范和优化管理程序，利用现代化信息技术来提高办公室管理工作的效率和质量，为企业提供更加优质的办公室服务。

参考文献

[1]李珂珂.浅谈如何提高办公室管理的科学化[J].价值工程，2013（21）.

[2]陈少军.实现办公室工作科学化，不断提高综合管理水平[J].人才资源开发，2016（10）.