我们身边的档案

杨芳 刘司瀛 陈琳洁

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）12-000-02

摘 要 档案，不仅仅是国家、政府、企事业单位设置档案部门，从事档案管理工作。档案它也存在于我们千家万户之中，不要认为，你不从事档案工作，你就接触不到档案，你身边就没有档案，其实不然，档案它以各种形式存在于我们身边，只要你细心观察，仔细留意，你就会发现，档案无处不在，我们通过对档案的认识和了解，在档案的形成过程中就要做好档案的收集、整理、保管工作，充分发挥档案作用，是我们一笔无形的财富。

关键词 档案 档案管理

一、档案的基本概念

档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录，是有史以来最早产生的文献之一，也是现在社会的核心信息资源的重要门类。即：档案是原始的数据、信息和知识的记录。

档案，不仅仅是国家、政府、企事业单位设置的档案部门，所从事的档案管理工作。档案它也存在于我们千家万户之中，不要认为，你不从事档案专业工作，你就接触不到档案，你身边就没有档案了，其实不然，档案它是以各种形式存在于我们身边，只要你细心观察，仔细留意，你就会发现，档案无处不在，充分地认识到档案是普遍存在的，那么。在档案的形成过程中，我们要做好档案的收集、整理、保管工作，充分发挥档案作用，是我们一笔无形的财富。

二、档案管理的重要意义

什么是档案，怎样发现档案，如何做好档案的收集、整理、保管、提供利用及档案的意义。说起档案，有人会说，那是专业人员从事的工作，他的专业性很强，不是我们普通人能够从事的工作。其实不然，就档案的特性来说，档案是一项专业较强的工作，但它也是具有通用性很强的一项工作。档案是一个时期一定事物发生、发展过程的记录，它具有一定的利用价值。国家、政府、企事业单位都设有专门从事档案工作的部门，他们是以专业角度，专业的工作管理方法，从事档案工作，因此，档案是一项性专业性较强的工作。但如果是只要你细心观察，仔细留意，你就会发现，档案无处不在，档案就在你身边。

档案因为记录历史发生、发展过程，以多种形式，出现在我们身边，做好档案的收集、整理、保存工作，发挥其参考、利用價值。如果你是企业中一名普通的岗位工人，你可能会说，我不从事档案工作，我身边没有档案，那么，请你仔细的想一想，在你每天工作的八小时之内，你是否需要写工作日志，是否要对设备运行情况做记录，是否要到现场巡视检查并做好记录，你对当班时间内发生的突发事件是否进行详细的记录，例如：几点几分发生了什么事故，几点几分向哪一级领导汇报了，几点几分通知维修人员赶到现场，几点几分事故处理完毕，处理结果如何，是处于正常状态，还是因为特殊原因没有彻底解决，请下一班接班人员加以注意。那么，这个工作日志就是档案的形成过程。将这个工作日志按照时间顺序集中保管起来，就是档案的收集，整理，保管工作。这个工作日志为今后处理类似事故提供参考作用，就是档案的提供利用工作。

如果你是个体经营者，你可能会说，我不从事档案工作，我身边没有档案，那么，请你仔细的想一想，在你所经营的生意过程中，你是否要对进货厂家的联系，货物的进价，货物的售价，资金流动台帐，货物售后服务，客户信息等等有一个记录，将这些记录的载体，系统、完整、规范的装订好、保管好，就是档案的形成，你会将这些资料按照一定的规律分门别类的保存起来，那么，这就是档案的收集、整理、保管工作，将会成为你的财务档案、客户信息档案，产品质量档案，售后服务档案等，在你今后的生意往来过程中，需要查看这些档案，就是档案的提供利用工作。

如果你是一个年轻的妈妈，你可能会说，我每天除了上下班，就是带孩子的吃喝拉撒，我不从事档案工作，哪有什么档案，那么，请你仔细的想一想，如果从孩子降生的那一刻开始，你是否会把孩子身上发生的趣事记录下来；孩子生病了，你是否会把什么原因引起发病，发病时的症状是怎样的，用了什么药的情况等记录下来，为以后孩子再生病时有一个参考，不至于手忙脚乱的。你是否会把孩子每一个第一次记录下来，例如，在什么情况下，什么环境下孩子发出的第一声笑声；孩子什么时候长出的第一颗牙，孩子什么时候叫的第一声妈妈等等等等，这些就是档案的形成，就是你孩子的趣事档案，大事记档案，病历档案，也可统称为成长档案，这就是档案的形成、收集、保管、利用等项工作。

如果你是一个工薪阶层的普通人，你可能会说，我不从事档案工作，我身边没有档案，那么，请你仔细的想一想，在你的家庭中，你是否将每月的水、电、煤气费的小票收集起来，放在固定的地方，如果你认为收费有问题时，是否会找出小票去找人家问问清楚。你的家用电器购买发票是否会收好，当电器发生故障时，找出发票作为维修时的凭证。你是否会把家庭正常开销之外节余的金钱进行炒股，理财等投资活动，将这些记录下来，那么，这就是档案的形成、收集、保管、利用等项工作。

如果你是一个旅游爱好者，你是一个摄影爱好者，你是否会把去旅游景点的车票、门票收集起来，你是否会给拍摄的每张照片写个说明，那么车票、门票、照片及照片说明就形成了档案，这将反映出你的兴趣爱好，记录着美好的回忆，这就是档案的形成、收集、保管、利用等项工作。

因此说，档案就在你身边，档案无处不在，只要你有心，仔细观察，你就会发现，档案把我们平淡的生活变得多姿多彩。

档案不仅记录着我们惬意的生活，同时它为避免损失起到凭证作用。就拿我的亲身经历来说吧，有一次我要外出几天，正逢母亲在我家小住，在我出门之前，主动到物业处缴纳了水费，并将水费收据放入我的家庭档案水费一项。事隔几天，我回到家后，母亲告诉我，收水费的来过了，她已经交了水费，并把水费收据交给我保存，因为事隔时间很短，清楚地记得已经交过了水费，怎么又收了一次呢，于是，我把母亲交给我的水费小票和我交水费小票找出来进行了对比，结果是，两张小票上的用水吨数，金额是一样的，我拿着两张小票到物业处说明情况，结果是工作人员的疏忽重复收费了，当时将多收的水费退还给我，并向我道歉，虽然当时的水费金额不是很多，但也是避免了我的经济损失，这正是因为我平时建立有较好的家庭档案发挥了作用。

三、如何运用好档案的功能，做好档案管理工作

档案的利用价值。档案不仅具有凭证作用，它的利用价值不可忽视，它记载着我们身边的人和事，我们可以建立家庭照片档案，它记载着我们每一个美好的瞬间，记载着我们年轻的容貌，记载着亲人欢聚一堂的情景。

我们可以建立家庭大事记档案，记录家庭每个成员发生的重大事件，如工作的调动，孩子的升学等等。我们可以建立家庭荣誉档案，记录家庭成员获得的各种奖励，从而体现出我们在工作、学习中付出的努力，激励我们向更好的方向发展。我们可以建立家庭成员，亲戚朋友生日档案，在他们生日的那天送去祝福，不仅体现了亲人之间的关爱，也增进了朋友之间的友情。我们可以建立家庭旅游档案，它不仅仅是记录着我们在每个景点的“到此一游”，它还记载着我们走进大自然，领略美丽的山川河流，感受着美好幸福的生活。

建立档案检索目录，便于档案的查找。检索目录是个专业术语，顾名思义就是像一本书的目录的一样作用，在使用中便于查找。检索目錄包括有：序号、档案名称、存放位置、档案种类。

我们是一名档案工作者，在做好我们自己身边的档案的同时，还要加强宣传，发动身边的亲戚、朋友一起做好身边的档案，将档案管理方法引进家庭之中，即建立家庭档案。以每一个家庭成员为单位，建立个人档案，如荣誉档案包括有：何时、何单位发放的荣誉证书、资格证书、毕业证书等。照片档案，每张照片注明拍摄时间、拍摄地点。病历档案包括有发病时间、发病症状、治疗过程、用药说明等等。家庭公共档案，包括有水、电、煤气费档案，用于记录家庭经济支出，收费出现问题时的凭证总用。家用电器产品发票档案，用于维修时的凭证作用。电子档案即将重要的证件拍成照片，存于电脑中，便于查找利用，例如我爱人在外地工作，有关他的一些证件拍成照片，存于他的工作电脑中，有什么需要可以及时调出利用，避免需要回家拿纸质证件而耽误事。

在物质生活不断得到满足的同时，我们也要注重精神文明的建设，加强档案意识，建立各具特色的档案，也是精神文明建设的一种体现，它不需要特别的专业知识，只要你有心，只要你仔细观察生活，档案无处不在，档案就在你身边，通过档案建立，充分发挥其作用，使我们的工作、学习、生活井然有序，丰富多彩，它是我们一笔无形的财富。

参考文献：

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