做好监理文件资料管理需掌握“三控制”

高 华

(太原理工大成工程有限公司，山西 太原 030001)

监理文件资料是实施监理过程全面真实的反映，监理文件资料管理的好与坏，对工程进度、投资、质量及安全职责的履行具有一定检查和促进作用。笔者结合工作实践，提出监理文件资料管理实施“三控制”即事前控制、事中控制和事后控制的方法，达到精准、有效、规范化地资料管理目标。

1 监理文件资料管理的事前控制

1)明确项目监理机构人员的管理职责。

在工作中，项目监理机构的资料管理实行总监理工程师负责制；由总监指定专人专职(或兼职)负责建设单位、上级主管部门、施工单位等收文登记，负责项目监理机构对外发文登记，负责项目监理机构归档资料的分类整理；各专业监理工程师分别负责整理本专业的文件资料，并及时移交给资料专员归档保管。总监需要定期或不定期对监理文件资料收集、分类情况进行督查指导。

2)建立顺畅的监理文件资料管理流程。

各专业监理人员收到施工单位的工程报验资料后，应进行资料表格格式、份数、填写规范性等方面的审核评价；对审核合格的工程报验资料予以签字认可，并负责将资料整理后递交资料专职人员，由资料人员二次审核该文件资料的规范性和完整性。

3)注重监理人员业务交底与学习。

项目监理机构组建后、监理工作正式运行前，总监利用内部交底会，对所有监理人员进行资料业务交底，明确监理人员的管理职责，理顺监理资料管理流程，组织学习资料管理的要求，使所有监理人员做到心中有数，保证监理资料工作的顺利开展。

4)优先任用经验丰富、责任心强的监理人员作为资料人员。

项目监理机构组建之初，总监应慎重选择资料员，委派责任心强、工作细致和文案经验丰富的人员来担任，保证日常监理资料的收集、整理工作顺利实施。

5)向各参建单位提出监理文件资料的质量要求，向施工单位提出资料人员的业务能力要求。

项目总监应在第一次工地会议上，与建设单位、施工单位共同确定本工程应采用的资料表格类型和资料份数。如施工合同已有约定即按合同执行。总监还应要求施工单位配备有工作经验的资料员，这样监理单位与施工单位对接更加流畅，工作效率会显著提高。

6)有条件地项目，可提前与当地城建档案馆接洽，取得建设工程文件归档要求，使工作达到事半功倍的效果。

在实际工作中，经常会遇到：项目归属地不同，档案归档范围及要求也会有所差别。为提高资料整理、归档效率，确保工程验收，项目监理机构可以在正式开工前、第一次工地会议上，由总监提出建设性的意见，建议建设单位或施工单位在有条件地情况下，提前与当地城建档案馆联系，事先了解建设工程文件归档内容，做好资料管理工作的事前控制，为工程验收提前做充分准备。

7)提前了解监理企业内部档案室移交资料的要求。

监理企业都有一套完整、规范的内部档案管理制度。为达到企业内部档案归档要求，项目监理机构还应提前联系企业档案室，知晓资料归档范围要求，待项目施工结束、监理人员撤场后，就能够及时办理资料移交，满足监理企业对资料移交时限的要求。

2 监理文件资料管理的事中控制

在施工过程中，项目监理机构如何能够做到及时收集资料，保证与工程进度同步，达到资料真实、齐全、完整、规范的目的，需要采取以下措施：

1)项目总监定期抽查监理人员履行各自资料管理职责情况。

项目总监应定期(按周、月或分部工程验收节点)对各专业监理工程师整理本专业的文件资料情况、移交资料员归档情况进行检查评价；对资料员收发文登记、归档资料的分类整理情况进行检查评价；并根据检查结果，按照监理企业管理制度对监理人员履职情况进行奖评。

2)在施工过程中，项目监理机构实施书面报验措施，保证资料与工程进度同步，做到资料真实、齐全、完整、规范。

在实际工作中，项目监理机构应在第一次工地会议或监理例会上要求施工单位对本项目各单位、分部、分项、检验批、隐蔽工程及工程材料设备报验时，实行书面报验的工作方式。即施工单位在自检合格后，先将书面自检结果上报监理检查，监理人员审核资料真实、齐全、完整、规范后，再到现场进行实体检查。监理人员验收合格、签署验收意见后，交由资料员办理盖章、归档手续，保证工程资料与施工同步。

3)资料员应定期向总监汇报监理文件管理工作情况。

依据项目总监在第一次工地会议上确定的参建各方收发文的接收人，资料员应将文件及时接收或发出，准确记载收文和发文记录；需要项目监理机构内部传阅的文件应为复印件，同时将原件归档保存；还应将收发文情况向项目总监汇报，由项目总监记录到当日项目监理日志中，完成文件的收集、传递、整理和归档。

4)重视工程声像文件的收集、整理、归档。

项目总监督促检查监理人员日常工程照片、视频资料的记录工作。包括开工前(原址原貌)、基础工程、主体工程(主要隐蔽工程、管道走向、四新的)、装饰装修等分部，竣工后有面貌(正面、侧立面、背立面)。资料员应建立声像专用文件夹，及时将现场监理人员拍摄的照片按施工顺序、重要工序及验收节点分类，做好必要的电子文档备份。

5)公司职能管理部门不定期的进行监理资料管理工作的检查与评价。

监理企业工程质量职能管理部门应不定期巡视检查项目监理机构日常监理资料文件的管理工作，主要检查监理资料是否与工程同步，监理文件质量是否符合标准，监理文件的分类与归档是否合理、清楚，并对项目监理机构的工作进行指导评价，推进监理文件管理始终处于正常状态。

3 监理文件资料管理的事后控制

在工程结束后，项目监理机构应及时整理、分类汇总监理文件资料，并应按规定组卷，形成监理档案，并在规定的时间内向档案馆、建设单位、监理企业移交需要存档的监理文件资料。

3.1 项目总监安排专人取得归属地城建档案馆的归档内容要求

项目总监应安排专人联系档案馆，按照档案馆归档要求，对监理文件进行整理、分类、组卷、成册。具体基本要求如下：

1)监理文件可按管理资料、质量控制、进度控制、造价控制、分包资质等立卷；

2)监理资料文件的分类按时间顺序整理，分类立卷成册；资料每页要编页号，每卷要有目录；

3)档案封面应注明工程名称、合同号、建设单位、施工项目部、建设日期、完成日期，并有项目总监理工程师审核签字等。

3.2 项目监理机构应办好工程档案的移交手续

项目监理机构应当将工程档案按合同或协议约定的载体、质量、套数、时间报送给建设单位。向建设单位报送档案，应当编制移交清单，双方签字盖章后方可交接。监理企业自行保存的监理档案经企业有关部门负责人审核同意后，向本单位档案室报送，办理移交手续后归档保存。

4 结语

规范化的监理资料管理离不开有效的工作手段，资料管理的“事前、事中、事后”控制都是在工程监理过程中逐步形成的，而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论是总监、专业监理工程师还是资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。为此，项目监理机构掌握运用“三控”法，可使监理资料管理做到“工作有人做，资料有人管”，工程竣工后才能留下一份连续、完整的监理资料。