办公自动化环境下医院档案管理研究

闫丽娜

摘要：依据国家相关的法律法规和行业规范做好档案管理工作，可以为医院的日常管理和决策带来有价值的数据信息参考、为医学领域的科研活动和教学工作提供高效的医疗实践信息共享，也能够给医院的行政管理和一线医务工作者创造更加高效的工作环境。在计算机及网络通讯技术高度发达和普及的环境下，医院各部门、各科室的日常工作都具备了办公自动化的基本条件，信息沟通方式和工作中产生的根据相关法规应予以归档保存的文件形式都出现了多样化的发展趋势。因此档案管理工作中的信息资源收集、分析和处理、分档归类方法以及档案管理安全防护等都出现了新的问题。建立基于办公自动化环境下科学规范的档案管理体系，针对数字化的档案管理制定详细的信息管理流程和安全防护措施，利用大数据分析技术深化信息资源的采集和处理，能够进一步优化档案管理和信息服务的质量，满足现代化医院管理工作的要求。

关键词：医院档案管理；办公自动化；大数据分析；信息安全；资源共享

引言：

档案资料是最古老的信息资源形式。在各企事业单位的档案管理部门工作中，根据国家和行业法规以及本部门的工作制度，把生产经营和日常管理工作中产生的具有保存价值的资料归档保存，可以在必要时通过调取和阅读这些资料再现其产生过程中的真实历史。这既是企事业单位管理工作进行战略决策和各部门做好本职工作的重要信息参考，也是宝贵的社会共享信息资源。

一、医院档案管理工作及其特殊意义

由于行业的特殊性，医院的档案管理工作不仅事关医院的管理工作效率和社会经济效益，还关系到医疗技术领域优质信息资源的利用率。首先按照国家的法规医院每一年产生的需要长期保存的档案规模都十分可观。尤其是在人們对自身的健康日益重视和医疗保障服务高度普及的背景下，人均接受医疗服务的次数、时间以及服务的种类都越来越多，产生的医疗档案信息也与日俱增。因此医院的病例档案管理工作面临很大的压力。加上医学相关领域科研和生产技术的迅速发展，让医院在日常经营和管理方面的档案管理工作也日益复杂[1]。例如与相关科研机构、高校和医药生产企业的合作协议、合同文书以及医院自身的人事档案等都需要付出更多的人力物力资源进行管理。所以目前医院的档案管理工作在医院的正常运营和管理工作中占据了非常重要的地位。其次医院的病例档案是针对患者一系列医疗行为的详细记录，不仅具有相关的法律方面的价值，还具有重要的科研价值。尤其是一些罕见的病例或者采取了创新的医疗手段进行诊治的病例。因此做好医院的病例档案管理工作可以促进优质医疗实践信息资源的共享，为医药领域的科学研究和专业教学工作提供服务。

二、基于办公自动化的医院档案管理工作的策略研究

（一）充分利用现代科技手段优化档案管理工作质量。

在办公自动化环境下的医院档案管理工作不仅可以实现档案信息资源的数字化，还能够通过构建医院内部的网络管理平台，建立与医院各部门、各科室之间的双向互动联络，并在此基础上利用公共通讯网络实现远程登录。因此首先医院的档案管理工作中大量需归档保存的资料可以实现数字化管理，档案管理人员或各岗位工作人员运用先进的信息资源处理技术，对日常行政管理和医疗服务产生的纸质文件进行数字化处理可以解决纸质档案资料储存和传递过程的不便，减少中间环节发生重要信息资料出错、受损或缺失的风险。其次档案管理人员要充分利用大数据时代的网络信息资源，在档案管理系统的软件开发和使用方面运用先进的数据挖掘和使用技术，拓展档案信息的采集渠道和进行信息资源的深度加工[2]。运用大数据挖掘和分析技术对医院相关重点学科领域的国内外科研动态、医药生产市场信息以及患者的医疗需求进行深度分析，用于医院运营管理决策，给一线医务工作者提供有针对性的档案信息服务。

（二）建立科学规范的档案管理工作制度。

医院的日常管理中涉及到非常多责任重大的细节，由于关系到患者的生命安全和医患双方的经济利益，因此传统医院档案资料中的很多文件、病案材料的产生和传递过程中需要相关责任人、患者或其家属签字确认。但是由于办公自动化带来的医院各部门、各科室工作方式和联络机制的变化，有关档案文件的载体从纸质变成了数字媒体，传递过程由人工交接变成了通过网络传送。这就要求针对档案资料产生和传递的工作流程中涉及的重要工作环节、责任人、责任部门之间的工作关系和文件传递交接方式，建立基于自动化办公环境下的档案管理工作制度，以免出现由于信息化管理造成的责任不明现象[3]。对关键文档要同时保留纸质原始资料和数字化的版本，其中数字化版本用于提供查阅以减少原始资料丢失或损坏的风险。

（三）运用多重防护措施确保档案信息的安全。

基于办公自动化环境的档案管理工作虽然免去了纸质文件载体易损坏和丢失的风险，但是由于网络环境的复杂性和档案资料信息的敏感性，需要在档案的管理工作中加强网络安全防护措施，确保患者的个人信息安全和医院机密文件的安全。因此在搭建档案管理网络系统时，首先应考虑网络安全专业服务机构或企业的建议，采用具有强大网络安全防护屏障的系统设计。通过专业的防火墙防范网络攻击和非法入侵[4]。其次建立科学规范的档案资料安全分级管理体系，按照相关级别岗位工作人员的工作性质和工作需求赋予其特定范围的访问权限。最后针对网络平台上面向医院以外人员的共享服务，要建立完善的身份认证和权限管理系统，做好优质信息资源共享的同时确保系统的安全。

三、结束语

在办公自动化环境下医院的档案管理工作有了更加开放和丰富的档案资源，也能够更便捷的对医院日常运营管理产生的档案资料进行收集和处理。但是同时医院的档案管理工作也有了更高的技术含量，不仅需要利用现代科学技术带来的信息资源加工和管理技术提供更高的档案工作质量和效率，还要处理好新的工作方式带来的信息安全问题。

参考文献：

[1]甄玲， 雷蕾， 李璐，等. 办公自动化环境下医院档案管理研究[J]. 中国管理信息化， 2016， 19（2）.

[2]刘红梅. 办公自动化环境下医院档案管理研究[J]. 办公室业务， 2017（7）：150-150.

[3]李雪. 办公自动化环境下的医院档案管理研究[J]. 办公室业务， 2018（6）.

[4]徐铭伟. 办公自动化环境下医院档案管理的研究[J]. 卷宗， 2017（23）.