管理部门审查、管理评审整合实施思考与实践

赵方

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 基于核安全法规要求建立的质量保证管理体系每年度需要开展管理部门审查；基于GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001的要求建立的質量环境职业健康体系（下称：三体系）需要每年开展管理评审活动，管理评审包含的基本环节与管理部门审查类似，在中核核电运行管理有限公司管理部门审查、管理评审活动分别由两个处室负责组织实施。本文对管理部门审查、管理评审活动各环节进行分析，探寻将两项活动有机结合、整合实施的方法，并按照方法进行了实践，为公司内部不同部门组织的管理部门审查、管理评审整合实施提供参考。

关键词 管理部门审查 管理评审 整合 实施

中核核电运行管理有限公司（下称中核运行）作为核设施营运单位自成立时贯彻执行基于核安全法规的质量保证体系，按要求每年度开展管理部门审查。管理部门审查工作由中核运行安全质量处负责实施。同时中核运行为持续提升公司质量、环境、职业健康管理水平近年来贯标质量、环境、职业健康管理体系（下称三体系），按照体系要求每年度开展管理评审。管理评审工作由中核运行企业管理处负责实施。

管理部门审查、管理评审分别属于质保管理体系、三体系运转过程中发现问题的重要方式，它是体系持续改进、不断提升的重要基础，是高层管理者审视、检查体系运转情况，识别改进机会，提升体系有效性的重要手段。管理部门审查、管理评审的实施会涉及公司所有处室及高层管理者，整个活动的开展需要安全质量处、企业管理处组织，各部门花费大量的时间和精力来完成。

一、整合实施前的思考

（一）管理部门审查、三体系管理评审整合实施必要性

管理部门审查、管理评审按照管理程序要求每年均要开展一次，他们在不同时间开展，且均是对体系内的所有要素进行审查。两体系要素系间有要素重合，如安全管理、培训、文件记录管理，每年对重合的管理要素会进行重复审查，存在以下问题：（1）不利于被重复审查的领域内问题的跟踪解决。（2）不利于管理流程的优化、管理体系的完善和持续改进。（3）不利于公司多体系的有机融合。（4）给组织者、参与者以及公司高级管理层带来一系列重复劳动、导致人力资源浪费。

因此如何将管理部门审查、管理评审工作有机的整合实施成为中核运行管理体系提升、持续改进当前面临的迫切问题。

（二）管理部门审查、三体系管理评审整合实施目标

管理部门审查三体系管理评审整合实施应实现以下目标：（1）活动组织单位密切联系形成1加1大于2的组织合力。（2）活动开展时间协调一致。（3）公司各部门仅需要开展一次自评。（4）在满足质保管理体系、三体系要求的情况下对重合的管理要素只进行一次审查，形成一份综合报告。（5）发现问题统一跟踪，关闭。

（三）预期的效果

管理部门审查三体系管理评审整合实施，可以为领导层从总体宏观把握公司管理多体系实施运转情况提供有利条件；可以更好的促进组织处室做好工作策划、协调和实施；可以大量节约了各部门自查的时间、精力；可以节约与会公司中高层领导时间，提高了会议效率；最重要的是可以优化管理流程，为公司其他管理体系评审活动联合实施提供借鉴。

二、整合实施过程

管理部门审查、管理评审联合实施从策划到具体实施遇到了一系列问题，安全质量处、企业管理处针对问题详细分析，制定一系列措施，促进活动最终有序开展。在几年的实施过程中逐渐形成了下列良好实践。

（一）活动组织单位密切联系形成1加1大于2的组织合力

两个组织处室同为中核运行重要业务处室，紧密联系、密切协调是管理部门审查、管理评审联合实施的基础，为此组织处室采取以下方法进行沟通协调。

设立项目接口联络专员。为促进管理部门审查、管理评审联合实施，组织处室分别设立项目接口联络专员。联络专员负责管理部门审查、管理评审联合实施策划、实施等各阶段联络协调。

不定期召开协调会。为进一步提高两个组织处室之间的沟通协调效率，组织处室在管理部门审查、管理评审联合实施策划阶段不定期召开协调会。协调会由两个处室负责人、活动负责科室负责人以及联络专员参加。会议主要讨论管理部门审查、管理评审联合实施过程中需要决策事项。

（二）活动开展时间协调一致

管理部门审查、管理评审联合实施在实际操作过程中面临的首要问题即为将两项活动开展的时间调整一致。在管理部门审查、管理评审联合实施之前，管理部门审查一般在年度12月份启动，次年1月份实施；管理评审一般在年度10月份开展。经过两个组织部门协商，调整管理部门审查活动时间，与管理部门审查时间一致。

（三）明确联合审查具体范围

管理部门审查活动需要对质保管理体系中所有的管理要素进行审查，涉及18个管理要素；管理评审则审查三体系中的所有管理要素，涉及17个管理要素；文件管理、应急管理、采购管理等管理要素在两个体系中都有。为了避免联合审查实施过程中对部分要素重复审查，组织处室对分析两个体系中的要素并形成以下原则；（1）重复的管理要素只审查一遍。（2）质保管理体系中拥有的要素在管理部门审查时审查。（3）三体系特有管理要素在管理评审时审查。按照以上原则组织部门制定了管理部门审查、管理评审联合实施的基本框架。

（四）多管齐下提高各部门自评效率

组织部门确定管理部门审查、管理评审联合实施后审查框架，但是框架内的管理要素需要公司各部门首先自评。组织部门采取以下方法有效的提升了50余部门的自评效率。

组织处室根据运行质保大纲、三体系管理手册中职责分工及各处室业务特点为每个处室制定个性化自评模板。各部门在模板中填写的信息均为部门核心业务相关信息，极大地简化了各部门自查的工作量以及后续材料汇总工作量。

在管理部门审查、管理评审联合实施策划阶段为了保证各部门自评任务及时接受与处理，组织单位以各处室三体联络员为依托，由三体系联络员负责组织处室内部相关材料的编制、汇总和最终提交，明确了接口联络人。

管理部门审查、管理评审联合实施使用DTS软件进行自评任务的跟踪，便于掌握各部门自评任务进展，促使各部门按期完成自评任务。同时通过DTS软件还可以实现对各部门自查材料的审阅，发现问题可及时回退，提高自查材料的审查效率。

为提高汇报材料整理效率，经过精心分析，组织处室决定形成一份报告，其中包含质保体系管理部门审查、三体系管理评审两大章节。报告包含质保体系、三体系所有要素，重复的要素在质保体系管理部门审查部分体现，三体系管理评审引用相关内容。报告由两个组织处室联合编制。

管理部门审查、管理评审活动带来的管理改进最终落实在审查发现问题，因此对审查发现问题的整改跟踪是审查活动关键环节。为保证管理部门审查、管理评审联合审查会召开后审查发现问题的到有效跟踪，组织处室通过统一渠道对问题进行跟踪、管理，且在下一年度审查活动中要汇报相关问题进展。

三、整合实施成果

管理部门审查、管理评审联合实施不但提高了工作效率、有效的节约了相关资源，优化了管理流程，提升了公司的质量管理水平，同时为后续公司其他体系之间的有机整合提供了良好的示范。

（一）优化了审查活动实施流程

管理部门审查、管理评审分别属于公司质保体系、三体系的重要审查活动，其活动流程分别由《管理部门审查》、《管理体系管理评审》规定。两项活动联合实施，活动流程在满足程序要求的前提下完成了有机整合，简化了实施过程，优化了实施流程。

（二）有效的减少重复工作，节约了公司人力资源

管理部门审查、管理评审由之前分别实施到联合实施，提高了工作效率，节约了人力资源成本，初步估算每年节约人力资源成本270人/日。具体来看，每年度为公司各部门自查报告编制由之前编制两份到现在编制一份，节约编写时间225个人/日=每个部门5工作日*45个合并实施处室；参加审查会的中高层公司领导之前参加两个審查会，现参加一个审查会，节约会议30个人/工作日=每人0.5工作日*60人；组织处室通过紧密配合，由组织两次审查活动到组织一次审查活动，节约15个人/日；共计270人日。

（三）为公司其他体系之间的整合提供了示范

公司当前存在质量保证体系、质量/环境和职业健康安全管理体系、信息化与工业化融合管理体系、内部控制体系、全面风险管理体系，这些管理体系侧重于不同的业务领域的管理，但其架构均基于策划、实施、检查、改进的PDCA循环。当前公司各管理体系构建过程中均以质量保证体系为基础，同时基于体系上游文件要求增加个性需求，但是各体系运转过程的有机融合尚存在改进空间。管理部门审查、管理评审联合实施为各体系运转过程中的自查、审查等活动的有机整合提供了较好的示范，后续各体系审查、自查类似活动均可参照进行联合实施，促进公司范围内各管理体系运转相关活动联合实施，增加公司不同管理体系在计划、实施等阶段的融合程度。