公共服务体系下的高校档案管理研究

（国防大学政治学院西安校区，陕西 西安 710016）

2008年我国颁布的《高等学校档案管理办法》明确提出加强档案工作的规范化、制度化建设，是办好高等院校的基础性工程，档案建设要纳入高校发展建设规划之中，在实践中不断完善。高校档案管理工作内容多样，包括档案收集、鉴定、分类、整理、保管以及转递和利用等，具有较高的专业性和复杂性，与高校管理人才资源、教学资源等的配置具有密切的联系，其重要性不言而喻。公共服务理论强调公众事业面向公众服务的属性，可以指导未来高校档案管理工作的发展方向。

一、新公共服务理论

新公共服务理论强调公共服务模式，包括以下几个方面的内容：

一是近代西方公民权理论。近代西方公民权理论产生于启蒙运动时期，强调人民主权和人人平等，认为国家由全体公民所有，而非封建独裁统治者的“私产”，因此国家应当提供公共服务，且公共服务的目标是让全体公民都能平等、有机会享有，即非排他性和非竞争性。基于公民权理论，西方国家强调政府提供公共服务，每个公民都有机会和权利享受，除非因被法律制裁而失去公民权。

二是社区和公民理论。现代社会的一个特点是社区治理，于个人和家庭而言，社区是集体，于国家而言，社区是微观个体，因此社区实际上是国家和个人家庭之间的联接纽带，社区面向公民提供的服务具有一定的排他性，即优先或全部只向社区内的居民提供。但同时，社区给公民充分的机会参与到社区公共服务事业中，从而实现自我管理、自我服务。

三是组织人本主义。组织人本主义强调政府要将对公共服务的管理权下放到公民团体，尽可能减少行政力量对公共管理的干预。组织人本主义的出现，是管理学的里程碑，标志着管理学理论开始试图改变传统社会组织严格的等级界限，认识到政府要为公民提供服务，特别是不断支持公民组织的发展壮大，更好地为公民提供公共服务。

二、新公共服务理论下高校档案管理工作存在的问题

（一）材料不齐备

2009年，中央组织部下发《干部人事档案材料收集归档规定》，明确要求高校应当做好档案建立、归置以及整理等工作，在充实档案内容，优化档案形式方面功夫下足，落实到位。高校的档案材料一般包括教职员工的简历、学生的求学经历、政审材料、党团材料、奖惩记录以及职位、工薪待遇的变动和其他有必要纳入档案的材料。特别是对进入组织部管理的领导干部，教授和博士等高水平人才等，这些人员的档案材料是档案管理的重点。

但在实践中，高校的档案管理普遍存在问题是档案不齐备，特别是一些历史比较久的资料档案，由于各种原因，有的遗失，有的不完备，有的真实性尚待考察，而且档案的负责部门也比较散乱，有的教职员工是从本校毕业后直接任教的，有的是外聘的，有的是纳入事业编制的，有的是合同聘任的，档案分散在不同部门管理，整合起来难度大，档案资料不齐备的问题比较突出。

（二）内容不准确

高校教职员工的档案强调“三龄两历”，即年龄、工龄、党龄和学历、经历等，这是高校档案最基本的内容，也是人事档案中最基本的信息，是人事组织部门调阅档案时比较看重的方面，因此档案的内容准确性是最基本的前提。而根据近年来中央巡视组对高校的巡视反馈来看，高校档案管理对档案真实性的把关存在较为严重的漏洞。例如2012年厦门大学教授傅瑾被曝出其哥伦比亚大学博士档案造假，2016年上海大学李祖齐伪造学历档案，实施诈骗案等。档案内容不准确，甚至造假导致信息失真，不仅不利于高校的日常管理，还会误导高校管理部门和组织部门正常的人才选拔培养工作，造成巨大的负面影响。

信息失真主要体现在以下方面，一是经历造假，特别是一些年代久远，受当时技术条件限制，没有电子存档，只有纸质资料，就会给一些别有用心的人以可乘之机，利用纸质资料造假。例如有意将工作时间填早，甚至伪造工作经历资料，在党龄计算方面，由于前些年各地的计算方式和标准不同，就导致部分人为了追求一己私利，进行违规调整；二是学历造假，例如将夜校、函授、研修班等形式的进修学习变成全日制教育经历，或伪造国外求学经历，甚至凭空编造国外学校名称，妄图以假乱真。

（三）管理不到位

随着社会经济的发展，人才流动越来越频繁。根据高校档案管理制度的相关规定，要遵循“档随人走”的原则，即教职员工或学生离开高校后，档案应当及时由其就职的新的单位接收，属于灵活就业的，应当存放在当地的人才市场或基层社区，不得自行保存，也不得由原单位代管。但这一规定在现实工作中很难真正落到实处。

造成这一问题的原因主要包括两个方面，一是高校对档案管理工作不重视，很多高校未设置专门部门或人员岗位，档案管理工作缺乏足够的人手和资源，因此工作流于形式，也无法及时跟进人员调动后的档案转出工作，而且和人事部门之间的沟通有限，档案部门往往不了解教职员工的人事变动情况；二是教职员工自己也缺乏对自己档案的管理的重视，认为这只是单位的事情，与自己无关，这也是错误的认识。总之，高校和教职员工个人对档案管理工作不重视，是导致档案管理不及时、不到位的原因之一。

三、公共服务体系下高校档案管理工作的措施建议

首先，档案管理部门要优化管理和服务理念，由传统的封闭式管理，向主动服务转变。例如2017年福建省颁布了《数字档案共享办法（草案）》，要求建立“以人为本，适度公开”的档案管理制度，允许公民按规章制度适度查阅自己的档案，了解自己的档案信息。同时加强档案管理的衔接工作，公民职位发生变动，所在单位发生变更时，档案管理部门要及时移交档案，避免“人档分离”的问题。

其次，要树立动态的服务和管理理念。现阶段高校档案内容和形式大同小异，主要以教职员工的学历、经历为主要内容，但随着社会经济发展和高校对人才选拔、培养工作要求的不断提高，档案的内容和形式都需要顺应时代的发展而不断创新。档案的内容应当包括基础信息、教学科研信息以及能力评价信息三个内容，其中，基础信息可以概括为“三龄两历两职两表一协议”。对年龄材料、工龄材料和党龄材料，这些材料必须经过真实性检验，例如到公安户政部门查询，发函到原单位或证明人函证工龄信息；教学科研类信息应当包括工作业绩的证明文件，以及进修的证明，必须要有翔实的数据和确凿的证明，否则不得记入档案；能力评价信息可以因人而异，个性化制定标准，根据实际情况查证后记入档案。

再有，要树立公共服务理念，一是为教职员工服务。档案管理部门应当了解教职员工对档案管理工作的普遍诉求与个别需求，以人为本，以发展的观点根据实际情况，及时对相关工作做出必要调整。对教职员工提出的临时性需求，例如计划生育调函、出国签证的收入证明文件、人事组织关系证明等，要建立科学、完善的工作流程，提高档案管理服务工作的实效性，满足广大教职员工的需求。二是为学校发展服务，利用计算机技术和大数据理念，对档案信息主动管理，结合学校各院系的需求，结合现有的人才架构和学校未来的发展方向，对现有的教师资源进行梳理、整合，找到教师队伍人才建设的薄弱环节，制定人才队伍建设的可行性方案，进一步提高教职员工队伍素质和水平，补足学科短板，促进学校办学水平的进一步提升。

总之，高校档案管理工作是高校人事管理工作的重要组成部分。公共服务理论视角下，现阶段，我国高校档案管理工作存在诸如内容不齐备、信息失真以及管理不到位等现实，对高校人才管理和选拔培养造成了一定的负面影响。基于公共服务理论，本文提出了对策建议，包括优化管理和服务理念、树立动态的服务和管理理念以及树立公共服务理念等。相信在公共服务理论的指导下，我国高校档案管理工作一定会日臻完善，为高校档案管理工作和人才培养发挥更大的价值和作用。