大数据时代档案信息化管理

周银生

摘要：大数据时代的到来和信息技术的发展革新将档案管理的信息化推上了日程。如今，信息化档案管理工作迎来了良好的发展机遇，但我国的信息化档案管理仍旧存在一定的问题。本文分析了我国当前信息化档案管理工作的主要问题，并深入探究了大数据时代背景下我国档案管理走向信息化的有效策略，为提高各单位档案管理工作的质量提供了参考。

关键词：大数据时代；档案信息化；管理策略

企业加强档案管理的重要方式就是提高档案管理的信息化程度。如今，大数据的快速发展和广泛应用为企业的信息化管理提供了许多技术支持，很多企业也正在积极探索自身的信息化档案管理发展策略。但是，我国大部分企业在推进信息化档案管理的过程中仍旧存在许多突出问题，这就需要企业结合自身经营现状和管理模式，不断探索档案的信息化创新管理方式。

一、我国当前信息化档案管理工作的主要问题

（一）档案的信息化管理缺少规范和制度

近年来，我国政府已经意识到对档案进行信息化管理的重要意义，并通过颁布了《档案法》等相关的法律法规加强了档案的信息化管理与建设。但是，很多规章制度的細化与落实仍旧没有到位。很多企业制定的档案管理制度没有符合国家的统一标准，各企业与单位之间缺少沟通交流，也没有进行有效的信息共享和资源互补，这就导致档案的信息化建设仍旧处于混乱无序的状态，很难保证管理质量与效率。

（二）档案的信息化管理效率不高

企业进行档案管理的主要目的是探索和挖掘企业自身的资源价值、社会效益和管理经验，这将会是一个漫长而又曲折的过程，并且可能在短时间内无法促进企业经济利益的提高。因此，很多企业会将大量的时间和资金投入到回报率高、经济效益显著的项目中，这就导致企业的信息化档案管理质量不高，效率低下[1]。此外，当前我国的档案信息化管理的关键是收集整理和系统保存档案信息，对资源的有效利用程度不高，这就在一定程度上阻碍了档案管理信息化进程的加快推进。

（三）档案信息化管理的技术水平不高

在档案管理工作中引入和推广信息化管理技术是一项需要耗费大量资金、人力资源和时间的工作。信息化技术是在日新月异、飞速发展的，而我国很多的企业虽然运用了信息化技术进行档案管理与保存，但没有做到及时革新技术，提高技术的有效应用范围。企业的管理部门和技术开发部门没有重视信息化管理技术的更新换代，这就导致我国企业的信息化档案管理总体处于一个相对落后的状态。此外，大部分企业的负责人与核心领导者没有加大对信息化管理技术的资金投入、人员培训和技术探索，很多档案的管理工作只是停留在收集信息、保存资料等基础方面，没有做到与时俱进，不断进取。

二、大数据时代背景下我国档案管理走向信息化的有效策略

（一）健全科学管理系统与平台

要充分发挥档案管理的核心价值，企业就需要加强对档案科学管理的平台建设，不断提高管理内容的针对性和实效性，优化管理方法与体制，提高企业的档案管理质量，充分利用互联网的各种优势资源，提高信息化档案管理的利用率与合理性。企业要根据自身的管理水平和经营策略，创建并健全科学合理的档案管理平台，切实规范档案收集、校对、整理和分析应用等各项工作，大数据时代各种信息技术的革新发展，使档案管理平台可以借助于云计算相关技术和不断完善的IT基础设施建设，革新企业的档案管理工作，解决企业实际存在的档案管理问题，建立并逐步完善档案的信息管理系统、分类和存储系统、信息保密系统[2]。创新档案管理的科学系统与完善的平台可以为企业管理档案提供便利，保证档案可以真实、完整、无损的存储于管理系统中，设置相应的档案管理权限，保护档案不受网络黑客的恶意侵害，并提高防火墙和杀毒软件的实际功效，确保档案管理系统和平台的稳定运行，提高共享应用中档案信息的安全性、防御性和保密性。

（二）完善档案的大数据管理和应用

数字化的档案馆是面向大数据时代建立的一种全新的档案信息组织和发布形式，其可以为企业管理档案信息和利用大数据提供集成化服务。数字化的档案馆一般由集成化系统、信息管理系统和数字信息的保持集合系统组成。数字化档案馆主要可以管理档案文件、电子文件和其它的信息资源等各种非结构化的信息数据。数字化档案馆作为数据整理和应用中心，其既具备了一定的信息发布和反馈能力，也能起到整合档案信息、处理信息数据的关键作用。此外，数字化档案馆并不是一个单纯应用了数字化技术的档案馆，而是是具备了开放共享、互动创新发展观念的，能够借助信息化技术实现数据共享、交换、合并与整合全方面功能的新型组织形式[3]。未来，在大数据时代的持续推进和革新下，现代化档案馆的主要发展目标会逐渐转向数字化档案馆，这就需要相关部门坚持成本与效益相结合的发展原则，不断推进信息档案的大数据资源建设工作，构建符合档案信息化管理的大数据发展平台。

（三）在云计算的基础上评价档案的信息化基础建设

目前，我国常用的传统数据仓库架构在大数据时代的感召下已经逐渐无法适应时代的发展需求和科技的进步要求。仅从信息的存储方面来看，我国当前的档案信息管理主要存在两方面的困难。一方面，现在使用的共享磁盘已经逐渐无法满足持续增加的数据规模的客观要求，共享磁盘在容量存储上的劣势也已经充分体现了出来。另一方面，我国现在使用的存储方式主要是以结构化的数据为主，这种方式融合容量较大、结构较复杂的信息数据。因此，要解决这些实际问题，就需要充分利用云计算技术和其它信息化技术等新兴的档案信息管理技术。要减少信息档案系统的成本投入，提高管理效益，就需要把云计算的相关核心技术充分融入到档案的信息化管理工作中，采集并处理档案系统中所有服务器的数据信息，并借助这些数据信息加强对档案管理部门的基础设施建设和管理系统完善，解决与处理档案管理部门日常工作中的困难与问题[4]。

结束语：

企业在强化档案的信息化管理质量与效益时，要紧跟大数据时代发展背景，充分利用云计算技术、智能化服务、科学管理平台等提高档案信息管理的针对性、个性化、创新化和多样化，积极开拓信息档案管理的新模式、新方法，为提高我国档案管理的整体水平的增添动力。

参考文献：

[1]孙雪芳.档案信息化建设与档案管理探讨[J].长江丛刊，2018（5）

[2]邓滨华.档案信息化建设与档案管理的探讨[J].管理观察，2018（12）

[3]冯秀娟.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策分析[J].办公室业务，2018（6）

[4]栗业.档案信息化管理的优势及安全问题探究[J].山东工业技术，2018（1）：217-217