高校人事档案管理的价值、问题与改进

宋晓丽

摘要：所谓的人事档案就是在人事管理的活动中不断产生的，其中包括了每个人的自传、个人经历、家庭背景、奖励处罚等一系列人事情况的总和，每个人的档案可以最直接的反应当事人的各项活动的，也是工作单位、企业公司和组织考察人和用人单位考核的重要指标。人事档案管理是组织工作中很重要的环节，属于人事管理的管辖范围，尤其是针对现在个人能力越来越受到用人单位以及社会的广泛关注。但是现阶段的人事档案管理存在一些管理上的瑕疵，比方说对于管理部门来说，在提供人事信息方面往往受到各方面的阻碍，存在一定的局限性，这就影响了人事信息的收集和使用。本文讲诉的是对于高校人事档案的管理的一些价值和存在的问题以及提出简单的改进措施。

关键词：高校人事档案管理;价值;问题与改进

高校是我们人生走向社会的最后一步，所以对于高校的人事档案管理尤其重要，这不仅关系到高校本身对于自己学校人才的信息储备，还包含了我们自身档案以后的迁移和调动。高校由于人口众多，信息复杂，而基础的管理工作也单一简单，导致了档案管理工作有时候会存在不少的漏洞。对于关系着今后自己的前途的方向，高校的人事档案管理工作必须要更加标准化、统一化、专业化。

一、高校档案管理的重要价值

（一）人事信息保存和提供

对于高校人事档案管理来说最基本的价值就是个人的人事信息的保存，可以给日后提供和索取信息带来极大的便利。第一人事档案是高校的学生的基本资料的全部信息，非常详细具体的记载了人员各方面的信息，出生年月日、家庭信息背景、在校读书情况、奖励惩罚、身体体检报告等，这些信息为专业技术职称的考试和录取提供很大的帮助，不论是人事部、教导处、国企私企都需要这些具体的信息来获取高校的人才状况，对于信息的提供可以掌握高校的人力资源储备以及学生的整体综合素质。所以，高校人事档案为学生提供了人力资源开发的依据。

（二）教职员工的信息生成

对于高校教职员工来说，人事档案管理工作对其也是意义重大。比方说：对于教职工来说，工资福利、各项福利待遇是教职工都比较关心的问题。每年的工资级别、晋升工资、福利奖金的更改，包括科研专利成果的计算，都是搞笑必须要统计的成果。这些大大小小的信息收集和计算工作非常的繁琐和复杂，同样又与在职的教职工的切身利益挂钩。所以，人事档案的收集和统计管理工作实际上是教职工在长年累月的积攒下来的信息储备过程。没有档案的收集工作，我们不可能随时随地的了解和查阅他们的信息资料，这是关系着教职工的最根本的利益，所以人事档案至关重要。

（三）人员关系变动的凭证

高校人員流动性非常大。比如说：高校毕业之后，学生要去公司企业上班，这些人事关系就会转到另外一个地方，这个人的信息都会随之而过去。这些信息的落实和确定都要通过人事档案信息来具体反映。如果没有人事档案，很多用人单位压根就不会提供工作报酬。所以，高校人事档案也是对于未来学生走向社会的一个重要的凭证。

二、高校档案管理存在的问题

（一）管理工作单调，工作量大

对于高校的人事档案管理工作者来说，这是一项非常单调乏味的工作，平常的时候只是对于档案的及时整理归档，以及查取信息和人事变动的登记入册等工作。对于这些档案来说，有在职的教职工和学生，还有附属学校的人员，还有离职退休和新进、待毕业的人员，人员流动性非常大，对于每个人的工资、职务调动、借调、五险一金等这些工作都需要进行第一时间的跟进和记录在册，所以高校档案的管理工作量非常大。

（二）档案管理基础建设落后

很多高校的档案室都是后来修改的，面积小，档案存放问题大，设备落后。对于高校的档案管理工作人员来说，大部分都是临时聘请的，而且工资福利发放不到位，导致他们的工作积极性不高，对于档案信息的查阅和借去存在拖延的现状。高校的管理工作是非常严谨的一项工作，要做到信息提取方便。应该做到专人专项负责，而且要长期稳定工作，对每一年的基本情况都了如指掌。基础设施落后导致了人事档案管理不科学，影响了高校的人事资料提取和使用。

三、人事管理工作改进措施

管理走向规范化、信息化。人事档案管理工作的更加标准化就是对管理工作实行统一管理的控制，已达到最优的管理模式，建立一个人事管理的平台，应该包括专业的术语、标记、日常收集归档等。其实就是按照固定的套路管理的整理档案，能保证第一时间服务与他人，保证管理工作的高效、便捷。更加的专业化。2000年以来，高校的人事管理工作在专业技术方面得到了很大的提高。很多高校的档案管理者都是具有多年的档案管理收集经验的从事者，在管理方面与时俱进。现阶段的管理工作更多的是网络信息化发展，这里的关键就是信息量完整、存储量大，可以更加快捷的服务于人们。

四、结语

高校人事管理工作复杂而且艰巨，关系到每个人的切身利益。所以对于高效管理来说，要利用现代化的电子科技、多媒体手段辅助我们管理高校的人事管理工作，发挥人事档案工作所负担的人才工作参谋和助手的作用。