不再怕字多 玩转文字型PPT排版

平淡

就地美化——分清段落 色块修饰

在这个浮躁的时代，几乎没有人会静下心来看大段大段的文字，因此对于文字内容很多的PPT，我们可以首先对文字进行分段，减轻观众的阅读压力。比如下面一张介绍人工智能的PPT，原来是全部由文字堆砌而成的，这样看起来非常吃力（图1）。

因为PPT大多是在投影仪上放映，要让观众快速明白你要表达的主题，对于这类PPT就可以通过对文字进行分段落来进行优化。

如上例内容，可以根据实际文本将其分为多段独立的文本和标题。完成文章的分段后将每段中心思想提取出来作为小标题，同时对标题字体、字号进行设置，使得用户查看每个小段的标题就可以了解文章的意思（图2）。

通過上述修改现在可以让观众比较直观地看懂 PPT需要表达的内容。为了让PPT更美观，我们还可以通过添加色块来强化主题。比如可以为PPT添加一个文字标题，然后点击“插入→矩形”，在标题文字的下方（矩形设置为“置于底层→置于底层”），同时将矩形填充为红色底色、无轮廓。将标题文字设置为白色，这样使用色块会让整个页面很有冲击力，同时又可以起到视觉聚焦引导的作用（图3）。

色块还可以根据自己的实际需要进行添加。以上是突出标题内容，如果需要突出显示的是正文，则可以通过同样的方法为正文添加色块。如为正文添加色块，这样视觉可以快速导向到正文部分（图4）。

脱胎换骨 增加各种修饰

要想让幻灯片图文并茂，我们还可以对文字内容进行更有针对性的美化操作。

添加图标

在幻灯片中符合题意的图标可以起到画龙点睛的作用，而且很多时候可以使用图标来直接表达文字的含义。因此对于文本型的PPT，特别是标题的内容尽量使用直观的图标来进行修饰，这样加上图标之后整体更加视觉化。比如上述文章，我们可以自行到网上下载相应的图标（http：//www.iconfont.cn包含大量免费图标），然后将图标添加到每个小标题前面。为了标题风格的统一，可以一次选中图标，点击“图片工具→格式→颜色→重新着色”，将图标设置为同样的颜色和大小并且排列整齐（图5）。

添加图片

PPT的装饰离不开图片，图片的装饰可以根据文本的实际内容添加，比如上述文本排列已经非常紧凑，此时就可以为文本添加背景图片。比如可以下载一张和人工智能相关的图片，然后将其作为背景插入到正文中，如果图片颜色较为艳丽则添加一个矩形作为蒙版，同时调整文字的颜色显示，这样PPT的内容就会显得更为生动（图6）。

如果原来排版比较宽松，则可以插入表达每个标题内容的图片作为装饰。同时对原来的文字进行排版，使得插入图片能够和每部分的内容融合在一起（可以对原文内容进行适当的精简）。比如可以插入图片和色块，然后将正文内容和图片上下排列（注意色块风格和排列），这样图文并茂的效果是不是比纯文字的排版更好看（图7）？

用直观元素修饰

PPT内容原则上设计越简单、直观越好，这样观众可以一目了然地看清主要内容。因此对于可以用直观的图表、数字、图标来表达文字的内容，则可以直接使用这些元素进行替代修饰。比如上述文本中人工智能是科学分支的介绍，文本包含对多个学科的介绍，文字的描述非常枯燥，此时则可以使用图表的方式进行表述。点击“插入→SamrtArt”，插入一个包含关系的智能图形，然后直接将这些学科的内容填充到智能图形中并设置好颜色等内容，这样使用图表方式替代文字的效果是不是更好（图8）？

当然在日常的PPT设计中，我们还可以根据实际的文本内容使用诸如表格、数字等来替换文字。总之，对于文字多的PPT，大家可以综合使用上述的方法来进行文字替换，使得原本干巴巴的文字幻灯片看起来更为生动、直观！