实施事业单位档案信息化管理

张立娟

摘要：档案对于事业单位来说是工作和管理过程中必不可少的，使档案得到合理妥当的安排也是在用另一种方法推动事业单位的发展，因此档案管理也得到了事业单位的重视。现阶段的档案管理已经转变为信息化管理，相比于传统的档案管理有了一定程度上的进步，但如何让信息化与档案管理有效的结合仍是不小的问题。本文就目前事业单位档案信息化管理在实施阶段的问题进行讨论，并就这些问题提出了相应的几点对策。

关键词：事业单位;档案信息化管理;有效措施

档案的信息化管理具有一定的难度，实施事业单位档案信息化管理仍存在障碍，如软硬件设施不完善，无法满足需求，相关人员的知识缺失或落后，难以跟上档案的信息化管理的步调，相关制度也存在问题。本文特针对以上问题进行分析，并提出解决方案，如引进新的设备，对相关人员进行培训，建立完善的管理制度。

一、实施事业单位档案信息化管理的障碍

（一）信息化档案管理设备老旧

档案的信息化管理对设备有一定的要求，而部分事业单位的管理人员未对档案管理有较全面的认识，忽略了对设备的更新及维修，增加了档案管理工作在实施上的难度，使纸质版档案不能及时的生成，有时也存在漏印错印的现象，造成数据的丢失。档案管理的工作人员也会因不被重视而失去原有的工作积极性。与此同时，设备的多样性也会受到影响，有些事业单位的档案管理办公室仅配备了电脑及打印机，无法满足档案管理工作的有效进行，而要实现信息化更是难上加难。

（二）缺乏具有相关知识的人才

实现档案信息化管理的另一大障碍就是缺乏具备相关知识的人才。大多数情况下，人们均认为档案管理工作只需要细致、并没有什么技术上的要求，但事实上，档案管理工作对员工也有技术上的要求，他们需要掌握相关的管理知识及设备的使用方法。若未经过专业的培训，往往不能将档案规范的放置，不能一目了然，信息的安全性也很难得到保障，在调取档案信息时，也会出现检索不到或检索缺失、迟缓的现象，而未经过信息化指导的档案管理人员，意识不到信息化对档案管理工作的益处，无法将档案管理与信息化相融合，违背了将信息化引进的初始意愿。可见，相关人员的知识储备的缺失直接导致了档案不规范、不准确、不能方便获取。

（三）档案管理的相关管理制度不完善

档案的信息化管理工作之所以开展困难或存在问题，都与管理制度的不完善有关。有些管理层对档案管理工作了解不深，缺乏对档案管理工作重视，这就导致了档案信息化管理的工作人员失去了工作的积极性，做不到自主的学习与提高，就无法对档案的信息化管理工作有更透彻的安排。缺乏相关的奖惩制度也会造成员工抱有侥幸心理，从而对档案消极怠慢，对工作不认真负责，造成档案的缺失、遗漏等问题，影响档案管理工作的顺利进行。

二、实施事业单位档案信息化管理的有效措施

（一）引进新的设备

在采取档案信息的过程中，关键的是应用当前信息技术和电子计算机技术下最先进、最具开发潜力的前沿科学。如海量数据存储、图像分类、大量并发查询以及智能检索等技术。同时在事业单位里档案信息管理的设备也要不断进行更新，所增加的设备等必须要满足高质量、使用寿命长等基本特点。由于计算机是进行信息化管理的基础前提，所以事业单位一定要注重计算机设备等的性能，尽量减少丢失档案损失的发生情况。在购买设备的时候，单位要加大力度，精心挑选高质量的设备，因此要加大投资力度，用于选择大容量、高品质的计算机设备，有了高质量、 大容量的计算机设备才能进一步保证档案管理工作。除此之外，对于防毒软件的安装也要加大力度进行管理，用于保障档案工作的进行。总而言之，事业单位在档案的信息化管理过程中应结合实际，引进与单位相适应的硬件及软件设备，以满足信息化档案管理工作的需要。

（二）提高相关人员的知识储备

事业单位的档案信息化管理人员如果想让档案条理清晰、一目了然、不错不漏，让档案在存放时安全可靠，使用时快速检索并完全检索，实现档案的信息化管理，就需要学习管理、统计、大数据等方面的知识，并对所要使用的电子设备能熟练操作。而进行事业单位档案信息化管理工作，则需要建立以及使用搜索引擎，用于查找档案，十分便利。这种技术值得是通过对关键字或相关内容的搜索，找到文件库中与之相关的全部档案，与人工或纸质版的搜索相比极大地缩短了搜索的时间，提高了工作效率。对以上的实现均需要档案信息化管理的工作人员具备相关的知识储备，因此对档案管理工作人员的培训十分必要。對员工的培训治根治本，标指的是要鼓励工作人员积极参加档案的业务培训，并学习建立网络档案，熟悉先进的档案管理工作的设备，本指的是选拔合适的档案管理工作人员，他们要具备学习能力强，善于探索未知对基本的软件能熟练操作，热爱档案管理事业，无私奉献等特质。只有负责档案管理的员工真正具备相关的知识，才能做好事业单位的档案信息化管理工作，从而为事业单位的其他工作部门服务。所以增强相关人员的知识储备，提高他们对新知识的敏感度，可以直接优化档案管理工作。

（三）建立完善的管理制度

俗话说：“没有规矩，不成方圆。”对事业单位更是如此。而对档案的信息化管理工作则更应该建立完善的管理体系。对消极怠工、对待工作缺乏敏感度、缺乏积极性、没有自我提高意识的人员，应进行相应的处罚或培训，对员工态度的甄别应在挑选工作人员时有详细的辨别措施，保证进行档案信息化管理工作的人员都对这份工作有一定的热爱，并在其出现问题时给予一定的处罚确保档案管理工作的有序进行。与此同时，还应制定合理的奖励制度，对积极为档案信息化管理工作作出贡献的人员进行奖励，并应规范评优的条件，调动员工的积极性，使档案管理工作有序的进行。

三、结语

事业单位的档案信息化管理工作是其他工作的基础，解决档案信息化管理工作的相关问题十分必要。对于设备的老旧需要事业单位投入一定的人力及物力进行新设备的采买，和相关软件设施的更新。对员工知识的缺乏，应挑选具备相关知识储备的员工进行档案管理工作并定期进行培训。对于管理制度的不完善应建立全面的奖惩制度，确保事业单位档案管理工作的合理进行。

参考文献：

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