关于提高二级学院研究生及科研成果管理效率的探讨

郭力娜 张淑卿 王晓红

摘要：针对目前高等学校二级学院在研究生及科研成果管理工作中普遍存在的手动统计汇总、纸质报送等低效率问题，从问题产生的原因、可行性对策建议等方面进行了探讨，建议通过有效数据管理在宏观上统筹学科发展方向，提高工作效率的同时，更精准地服务学科建设。

关键词：学科发展；研究生数据管理；科研成果管理

中图分类号：G643 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）14-0233-02

一、问题的提出

随着信息技术的不断发展，数字化校园或智慧校园建设成为未来发展趋势。目前，我国大多高校已完成校园网基础设施建设，并引进或开发了一批应用管理系统，这些系统大多集中在各个职能部门，如图书馆、人事处、教务处、财务处、学生处、研究生学院等，这些系统已经十分完备，并已开始发挥应有的作用，但多服务于校级管理，且校级各部门之间成果不能共享，数据填报、统计过程中存在比较严重的重复统计和报备工作。

另一方面，伴随着高校教育体制改革的不断深入，研究生教育规模的不断扩大、培养类别不断增多、培养模式逐步转变，与研究生培养各环节相关的院级管理工作面临着新的挑战，工作覆盖面和难度不断增加，同时各项学科建设和评估工作周期性开展，过去的纯手工操作模式己經不能很好地解决现在工作中面临的问题[1]，如何通过信息化建设和制度建设提高研究生和科研成果管理工作[2]的效率和准确性，降低重复性统计管理工作，并通过数据有效管理找准学科发展优势和弱势，更好服务学科发展越来越值得深入思考。

二、原因分析

1.面向院级的信息管理系统较少，院级管理信息化程度低。对于一所综合性院校来说，学科门类多，科研项目和成果所涉及科学领域较广，其数量亦比较大。目前几乎所有的高校职能部门都建立了针对日常管理工作的管理信息系统[3]，例如，综合教务系统、学生管理信息系统、财务管理系统、图书资料管理系统等，这些系统在很大程度上提高了部门工作效率和管理水平，但很多时候的具体工作是由院级单位统计汇总的，然而面向院级的信息管理系统很少。各学院的研究生和科研管理工作仍然是传统的手工式管理或单机式管理[4]，面对大量数据文件，在查找统计时费时费力；有些工作的通知和汇总凭借传统纸质的文件或Email进行，中间如遇到材料修改，重新报送等问题，往返过程既浪费时间和金钱，又在很大程度上影响了工作的进度，很不利于管理效率的提高。手工式管理或单机式管理面临新的挑战。

2.成果管理部门多而分散，成果共享难。目前的研究生和科研成果管理工作分属研究生招生、培养、教研、学位、学工部门以及科研处计划、成果、知识产权等相关科室部门，且各部门之间数据一般不共享，这在学校层面可以理解，但是在学院层面，一般是一个院级研究生/科研办公室针对上述多头部门组织工作，数据不共享，报备要求无统一标准，也造成了学院学科评估和学院管理工作的低效率。因为没有统一的标准和数字化管理平台，在学院需要汇总相关数据时，研究生/科研办公室的工作人员只能加班加点按照评估要求分别统计所需数据与资料，费时费力，重复性工作较多。

3.学校和学院管理制度和政策不够健全和完善。由于学校信息化管理平台的多部门“多源化”，使得信息交流上存在一定的共享屏障，师生在填报有关个人信息和科研成果信息时也经常出现校、院要求“两极化”的情况，重复填报，一个信息多次重复收集的情况时有发生，给师生造成了一定的困扰，在评估、评定等环节甚至“怨声载道”。出现这种情况的主要原因，是由于学校总体管理统筹性不够，部门之间协作性差。实际上，不管是学院还是学校的信息最终都来源于学校师生，师生是最根本的单位。学校或学院应该在明确师生信息关键内容的基础上，由相关信息化部门牵头，统一制定学校的信息大数据平台，由师生本人填报，院级部门初审，校级相关部门复审。这样不但能满足学校工作要求，院级招生教学单位还可以掌握最相信的信息，更加有助于各项评估调查工作的开组，提高效率。

三、对策与建议

1.通过建设信息化管理平台，逐步提高院级研究生及科研成果管理效率，服务学科建设。首先基于学院科研和教学经费实力，切实结合学院学科建设、研究生及科研管理工作实际，以学科评估涉及的量化指标为基本标准，构建服务于科学建设的院级研究生及科研成果管理系统，实现对研究生基本信息、研究生招生、培养、学位授予、研究生与导师科研成果等信息的管理和统计分析，并将分析结果以专题图或统计报表形式输出，为管理决策提供更有效的数据支持。其次，进一步结合学校工作，针对学校下属的二级学院研究生与科研管理工作遇到的具体问题，建立校内网络化的管理系统，使师生和管理者可以突破时间和空间的限制，及时了解相关动向，进度，保证数据的完整性、科学性和准确性性，提高管理的水平和效率。

2.完善并制定相关政策，鼓励并支持师生主动参与到信息化建设工作中来。理论上，师生的教学科研成果都归学校所有，但在一些情况下，需要师生辅助学科评估、评审工作提供一些作证材料。对于提供个人材料这种情况一般情况下师生都可以理解，但由于工作人员变更、评估要求的材料标准不一，会出现重复跟老师要材料的情况，这不仅浪费老师和工作人员的时间与精力，还浪费资源。如果有一个平台和配套的鼓励政策可以保证师生主动在系统里上传个人成果，就是一件很有意义的事。这样，师生不仅可以更加高效的管理自己的教学科研成果，还可以得到学校的政策支持，更进一步支持了学科建设与发展，何乐而不为。至于这种政策支持，可以通过调查了解师生的需求，如对于教师而言，主动提交成果可以计一定的工作量等。

参考文献：

[1]赵仁铃，余洋.Web2.0环境下的研究生管理信息平台建设[J].学位与研究生教育，2013，（5）.

[2]蓝振航，梁伟文，郑业鲁，等.基于Web2.0的科技项目管理 系统研究与设计[J].农业图书情报学刊，2012，（5）.

[3]周英，曾青青，赵泽慧.构建灵活的研究生教育一体化管理 信息系统——中山大学研究生教育管理信息系统的设计 与实现[J].学位与研究生教育，2011，（9）.

[4]张宁.高校研究生管理系统的设计与实现[D].辽宁：辽宁科技大学，2012.