财务档案管理过程中存在的问题和对策探究

张志萍

摘 要：财务档案管理是企业财务管理过程中一个最为重要的基础组成部分，财务信息的安全性和完整性直接影响着企业所作出的财务决策的正确性和科学性。随着企业业务往来数量的增多，所需进行归档管理的数据资料也大幅增加，这对于纸质人工管理而言，不仅管理难度增加，对于财务信息的安全性也有所损害，这对于企业所可能造成的潜在损失是不可估量的，因此必须加强对于财务档案管理的认识和提升。本文主要分析了企业财务档案管理过程当中存在的问题和应当采取的解决措施。

关键词：财务档案管理；问题现状；改进措施

随着经济体系制度的发展和完善，企业现代化变革的进程也不断推进，在这个变革的过程当中，财务管理工作对于整个企业的运营发展而言起到的作用愈加重要，也获得越来越多的关注和重视。在财务管理工作流程体系当中，财务档案管理起到了至关重要的辅助作用，财务档案当中所记载的财务信息是企业进行未来预期的财务决策的基础，如果财务信息遭遇损毁、遗失或是窃取，对于企业可能造成的经济损失是难以估量的，而从现阶段企业的财务档案管理现状来看，仍然存在各方面的弊端和缺陷，严重影响企业的财务档案管理质量和管理水平，因此必须正视并重视财务档案管理中存在的问题并采取合理的措施加以改进，并以此更好的辅助企业财务工作完善和发展。

1 财务档案管理过程中存在的主要问题

1.财务档案管理制度不健全

管理制度不健全是当前财务档案管理过程存在的最重要的问题之一，具体表现在从国家宏观的角度来看，没有一整套统一而完善的财务档案管理制度，对于企业群体没有形成同一标准下的管理，制度方面缺乏保障。因此企业往往根据自身情况和喜好进行财务档案管理工作，无论在管理软硬件配备或是管理人员配备等方面，都很难达到国家所期望的发展水平和档案管理工作的需求目标。

2.财务档案管理安全风险较大

当前财务档案管理模式主要有两种，一种是传统的以纸质为媒介的财务档案管理，另一种是以信息化技术为载体的财务档案管理，就两种管理模式而言都具有一定的管理安全风险。传统纸质档案管理风险主要体现在财务信息数据过于庞大，所需要管理的文件数量增加，从数量级方面看就增加了管理工作的难度，同时纸质存放要求较高，潮湿会影响字迹清晰性，过度干燥又会引发火灾使财务信息付之一炬等，都会影响信息安全性。信息化的财务管理模式由于依托互联网技术，又本质的存在互联网安全隐患。

3.财务档案管理工作重视程度较低

从现状分析，仍有部分企业对于财务档案管理工作的重要意义没有一个清晰的认识，只是将财务档案管理工作等同于简单的仓库存储。但实际上，企业的财务档案是企业过去财务活动发生情况的主要证明凭证，无论是企业对自身财务情况发展趋势进行分析，还是外部出现业务纠纷时，财务档案中所承载的财务信息都是最直接最有利的证据。但是有些企业没有很好提升对该工作的重视程度，对财务档案管理仍然停留在打包封存的初级阶段，而没有合理的归类建档，对于日后的信息调取都会造成极大的障碍。

4.财务档案管理模式较为落后

随着经济市场的高速发展，企业之间的经济交流越来越紧密，经济业务活动的频繁导致企业需要归档保存的财务数据信息也随之增多，这种情况下企业较好的选择应该是借助信息化技术对财务信息进行数字化处理并进行更加节约空间、更加高效、更加安全的计算机存储。但是很多企业并没有紧跟技术发展潮流对财务档案管理工作进行更新换代，而是仍然沿用传统的纸质人工管理，对于部分企业而言，这种传统的管理模式已然脱离了实际工作需求，管理模式的落后导致财务档案管理工作质量和水平也无法有效提升。

5.财务档案管理工作者综合素质有待提升

财务档案管理的直接操作者就是相关的工作者，档案管理工作的质量直接由工作者的综合素质所决定。如果工作者对该项工作具有相应的重视程度和责任心，管理过程中也细致负责，以专业的胜任能力完成工作，不出纰漏，那么企业的财务档案管理必然是能够满足企业发展需求，促进企业竞争力提升的。而如果工作者缺乏应有的综合素质，必然会导致财务档案管理工作成果无法达到满意水准，影响企业的财务效率。

2 财务档案管理完善的相应措施

1.完善管理制度，更新管理理念

制度是一切管理工作实践过程中的导向和基准，因此必须加快对于财务档案管理制度的完善和更新，制定企业统一的管理体系，并以此为标准对企业的财务档案管理工作进行约束和规范。在管理制度完善过程中应当着重注意对企业根据不同的依据进行种类划分，并针对不同类型企业制定相应的管理目标，防止企业实际情况脱离管理目标。同时还要注重权责划分，并制定激励机制和惩罚机制，促进企业不断根据统一的管理制度完善自身管理工作。

2.规范管理程序，强化保密体系

无论是传统管理模式或是信息化的管理模式，都应当注重管理模式的规范，对于不同级别或是不同部门的人，予以不同程度的权利授权，防止更多的无关人员接触到企业的财务信息，做好保密工作。如果是依据互联网技术进行档案管理，还要注重提升企业互联网防火墙的防御能力，按时对数据进行备份，防止网络数据丢失，给企业造成难以挽回的损失。

3.加强重视程度，转变管理意识

提升企业财务档案管理工作的质量和水平首先要提升管理者的重视程度，转变期管理观念和管理意识，只有提升了对于工作的重视程度，后续的相关工作才能够有效开展，否则缺乏上层领导的支持，即使一线的财务档案管理工作者对于工作足够认真对待，也无法高效的进行工作的改进和完善。

4.改革管理模式，变更管理观念

企业应当根据自身的发展水平和工作需求，如果当前的財务档案管理模式已经无法满足企业进一步成长的需求，就应当积极进行管理模式变更，紧跟信息化技术的发展成果，进行信息化档案管理的改革。信息化的档案管理存储更加节约空间，在信息调取分析等方面也更加方便，在大幅节约人力物力的同时，还有利于财务信息的远程高效传输，可以促进财务共享的实现，对企业财务管理工作和整体运营发展都大有裨益。

5.提升综合素质，重视业务培训

要想切实提升企业的财务档案管理水平，还要加强提升档案管理人员的综合素质水平，提升工作人员的执业能力和全方位素养。如果企业进行了信息化的档案管理模式改革，还要注重对工作人员计算机知识能力的培训，提升其应对和解决问题的能力。在日常工作中，要注意根据工作的需要，设计科学合理的培训方案，逐步加强档案管理人员的综合能力，使其满足企业越来越高的需求目标，为企业提升财务档案管理水平提供人力基础。

3 结语

虽然企业管理者和相关的工作人员对于企业财务档案管理问题的态度都有了一定的改观，但是在实际管理操作过程当中还是存在着一系列的问题，例如管理制度不健全、安全风险较大、重视程度不足、管理模式落后以及工作者综合素质不匹配工作需求等等，这些问题的存在会直接影响财务档案管理工作进行的科学性和有效性，从而影响企业财务信息安全性和完整性，不利于整个企业财务活动高效运行，因此必须因地制宜的施行相关的措施对存在的问题加以改进，使企业的财务档案管理工作真正为其财务决策和财务管理提供基础的辅助作用。

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