电子档案和纸质档案利用的需求共性与差异

梁霞

摘 要：在当前社会中，档案的重要性已经越来越高，其主要就是因为档案的记录功能。但是到底什么样的档案才是最为保险的，这在当前来看，还难以有一个具体的定论。有的人认为电子档案更加的快捷方便，但是有的人却认为纸质档案更加的保险。其实二者之间是有着许多的相同之处的，当然，也存在着本质的不同。到底哪种方法更加的好，就要仁者见仁智者见智了。本文就从电子档案和纸质档案的特点进行探究，来得出二者的共性和差异，从而得出各自的优缺点。

关键词：电子档案；纸质档案；利用需求；差异

在当前来看，档案应该算作是文件的一种。只不过不同于文件需要及时发挥效果的用途，它是起到了一个储存和备份的作用的。这样的作用就让档案有着自己独特的作用。因为在很多的时候，人们都需要寻找档案来还原当时的事情，这样可以分清很多的事情，原本这种档案都是以纸质文件为主，但是随着科技的发展，就出现了电子档案。相对于传统的纸质档案而言，电子档案是有着许多特别的地方。但是它却也是档案的一种，依旧无法逃脱档案的一系列特点。这就让纸质档案和电子档案之间有着很大的共性。因此，到底是电子档案更好，还是纸质档案更安全，是需要看其使用的环境，接下来笔者就为大家分析这两种档案的不同和相同。

1 纸质档案和电子档案

这两种档案出现的时间是完全不同的，基本上可以说，电子档案是纸质档案在时代下的产物。因此二者有着很多各自的特色，这就需要笔者为大家来解答一下什么是纸质档案什么是电子档案，以及现在的档案储存模式。纸质档案，顾名思义就是以纸质为载体的一种档案。这种档案是我国最古老的档案。有许多人也称之为备份文件，是我们最为熟悉的一种。但是纸质档案的管理是需要大量人力的，而且存在着很多的不方便，甚至会因为时间的流逝，而造成载体的损坏。这些都是不可改变的，也是纸质档案自身的缺陷。基于这些缺陷，就出现了电子档案。电子档案其实就是将纸质档案利用计算机进行录入，然后形成的一种科技形式的档案。这种档案的特点是便于管理，而且搜索简单。但是在安全性上，是存在着很大的问题。因为一些储存的设备为公司电脑，因此很容易遭到黑客的攻击，会导致整个电脑中的数据泄露出去，甚至毁坏。这两种方法的优缺点都很明显，因此，任何一方都没有将对方淘汰的实力。所以，当前的公司和单位中，作为常见的档案储存方式就是纸质档案和电子档案并存的形式。而且采用多种备份的方式，这样才能够保证档案的不丢失。谈完了这些，接下来，笔者就为大家分析二者的共性和不同。

2 电子档案和纸质档案的利用需求共性

在当前来看，无论是电子档案还是纸质档案在人们的生活中都是非常常见的。这主要是因为上述的一系列的特点。但是因为电子档案是纸质档案的一个科技化改变，所以就让二者之间是存在着很多的相同之处的。这些相同之处体现在许多的方面，其中就包括了利用需求共性。这也是在档案中最为重要的一个部分，因为没有利用需求，这两种方式就都没有存在的意义。其主要体现的方面应该分为如下两个部分：

2.1 档案利用需求具有多样性和动态性

2.1.1 多样性。多样性在当前来看，指的就是权限等级。这是因为档案是非常重要的东西，因此其对使用者是有着一定的要求的。这些要求在当前来看是有着很多的特殊性。因此，无论是纸质档案还是电子档案，所需要做的都是能够分出一定的等级，根据不同的人，发放不同的权限，这样才能保证档案不被错误的利用。而在当前来看，这种划分一直没有太具体的分类，有的公司喜欢分成个人和团队几个部分，这样可以便于管理个人的工作。而有的公司喜欢分成员工，领导的形式，不同的等级，接触的权限不同。而一些特别的公司，更是多种形式复合应用。其实这些方式都是没问题的，只要复合公司的体系就能够发挥足够的作用。

2.1.2 动态性。人们利用档案还会受到时间地点以及利用条件变化的影响，档案利用需求的方式会随着各项条件的变化去决定，也会随着科学的发展进步而变化，档案的服務工作和利用需求都会表现出相应的动态性，这也是档案利用需求的变化所致。

2.2 档案利用需求具有重复性和诱导性

2.2.1 重复性。人们在利用档案的时候一般都不会只利用一次，当档案的利用者在满足了当前的利用需求之后，一般都会有新的需求，在一些特定的条件下，对于档案的利用需求就会呈现出重复性。

2.2.2 诱导性。这个需求主要体现在对档案使用者的需求做出调节和引导。如果将档案利用的环境和相关政策做出改变，这也会影响到利用者需求的转移或者变化。比较明显的就是，将一些不可利用的档案转变为能够利用，这样就会对利用者带来一定的诱导。这种可诱导性的需求，能充分发挥出档案资源的利用潜力，也更能表现出利用需求的共性特点。

3 电子档案和纸质档案利用需求的差异

这两种载体档案的存在目的就是为人们所用，从而发挥其自身的利用价值，它们都是对社会和人们所服务的，尽管两种档案有诸多利用需求的共性，但也有一定的差异在其中。

3.1 档案利用需求的载体差异

从档案的载体上来看，这两种档案的利用需求载体有很大的差异，从传统的甲骨文、石刻、竹筒到现在的文字、声像和图片，都能运用不同的技术方法将其有价值的信息长期保存下来，在形成档案之后就独立存在。在不借助任何技术的情况下人们就能识别档案的载体和内容，当档案内容与其形成了关系之后就不能再分离，这足以说明，档案和其载体是不能分开的，其载体也是档案的重要组成。只要档案的载体没受到灾害，并且合理保存，就能够长期存在，这就是纸质档案的利用载体。而电子档案在保存那些有价值的信息时，都是将其储存在一定的设备中，而一旦生成了电子档案，信息将不能离开这种设备和技术，也不能脱离这种载体而单独存在。电子档案的利用需求，主要就是通过计算机系统对信息资源进行识别和处理，并将其储存在光盘和磁盘等介质上，然后将数字代码上传至网络，这是数字化记录的方式，档案的利用者要想利用档案就要借助计算机设备来读取使用。

3.2 档案管理方法的差异

由于纸质档案主要是通过专业人员收集整理来的资料，将其处理成完整的文件，然后再根据有利用价值的文件进行分类，按照文件的内容、来源、形式以及时间等各种联系分别存放，最后再将这些分类整理好的文件材料移交到档案部门管理。而电子档案主要是通过计算机设备对文件进行整理而形成的档案，这样的档案不用分类，也不同组卷，工作人员可以通过计算机的检索功能从任何角度都能对档案进行组合、检索和分类，并能清楚地体现出各个文件之间的相互联系，比如文件的来源、时间、内容等；所以也就不用对其进行专门的分类和组卷等工作，这些档案部门也就精简了很多职位。但是，电子档案接收工作要比纸质档案接收工作要复杂很多，一般都是向档案部门提交光盘和磁盘等介质，或者直接进入档案部门的网址，从网络上进行文件的移交和归档工作，在档案接收的时候，还要准备相应的设备，具有一定的网络操作技术和熟料的业务经验。同时，档案部门还要配备相对应文件格式的转换设备，以方便档案文件的统一转换，避免有格式不识别的电子档案出现。

4 结束语

在现代化的社会中，人们都对档案资源有利用需求，档案资源的共享也成为热门的话题，在档案信息网络化的建设上也要以档案管理的信息化为基础。同时，电子档案和纸质档案在利用需求上，也要各取所长，补己之短，以实现档案资源的整合，满足人们的利用需求。

参考文献

[1]宋亚娟.电子档案和纸质档案利用的需求共性与差异.兰台内外，2011（10）

[2]李孟女.电子档案与纸质档案的比较研究.辽宁科技学院学报，2013（3）