档案数字化的前提是做好档案基础工作

摘 要：档案管理的数字化是新时期档案管理的必然要求，要实现档案管理的标准化、规范化、现代化，首先要做好档案的前期基础工作。档案基础工作是档案管理的重要组成内容，不仅关系到档案的利用效果，还直接影响着档案数字化质量的好坏。

关键词：档案数字化 前提 档案基础工作

计算机作为一种高效能处理庞大复杂信息与数据的现代化的先进工具，已被广泛利用，而在档案管理中有效利用计算机的前提是在计算机内输入的数据必须准确，否则会导致档案管理工作陷入混乱之中。档案的基础工作是档案是档案管理的重要组成内容，直接关系到档案的利用和档案的信息化建设。加强前期档案基础工作，是实行档案数字化的前提条件。

一、档案基础工作中存在的问题

（一）是档号不规范，没有目录号，存在一卷多册等现象；（二）是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少，不能满足检索需要；（三）是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；（四）是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；（五）是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。总之档案时间跨度越长、数量越大的，存在的类似问题就越严重。从以上情况来看目前要实现档案数字化，需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、档案基础工作中问题解决方法

从科学与经验中都可以获知要想提高档案基础就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

（一）全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的档案由于多年来未做全面的清查，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷，实现案卷规范化

将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。

（三）结合实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。应该从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合本单位著录工作的著录细则。

（四）统一分类号，保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识、统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。

（五）规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率，因此著录时要规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是，在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种（必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要補齐；如果题名冗长，则删除多余的赘词。还要统一文种。题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，很影响检索的准确率，所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备，推进档案数字化

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些档案时间跨度越长、数量越大的单位来讲。由于案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

（二）分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。

（三）分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以大大地提高著录速度。

（四）用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇“关键词”进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如，拟写关于厂房基础建设一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”有人写“厂房建设”，在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题分属关系。

近年来我们在推进档案管理数字化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。

参考文献

[1]董桂英.计算机档案管理前期基础工作的重要性.兰台世界

[2]吴薇.浅谈企业档案基础工作的重要性.甘肃科技

作者简介

邢金娣（1983年-），女，汉族，山东省威海市文登区，档案助理馆员，大学本科，山东省威海市文登区广播电视台。研究方向：档案数字化。